Բովանդակություն:

Ինչպես պլանավորել ձեր ժամանակը Notion-ում՝ օգտագործելով GTD
Ինչպես պլանավորել ձեր ժամանակը Notion-ում՝ օգտագործելով GTD
Anonim

Հավաքեք ձեր բոլոր գործերը մեկ հարմար սեղանում՝ հեշտ կառավարելու համար:

Ինչպես պլանավորել ձեր ժամանակը Notion-ում՝ օգտագործելով GTD
Ինչպես պլանավորել ձեր ժամանակը Notion-ում՝ օգտագործելով GTD

Ինչ է GTD-ն

Կյանքի հաքերը բազմիցս հրապարակել է հոդվածներ GTD - Getting Things Done տեխնիկայի վերաբերյալ: Այն հորինել և մանրամասն նկարագրել է իր գրքում բիզնես մարզիչ Դեյվիդ Ալենը։ Համառոտ, այս համակարգի հիմնական կանոնները կարելի է նկարագրել հետևյալ կերպ.

  1. Վերցրեք բոլոր տեղեկությունները … Գրեք բոլոր գաղափարները, առաջադրանքները և գործերը: Եթե կա ինչ-որ բան, որը դուք չեք կարող անել հենց հիմա, նշեք առանց հիշողության վրա հենվելու: Այն ամենը, ինչ դուք ձայնագրում եք, պահվում է, այսպես կոչված, Inbox-ում:
  2. Պահպանեք կարգը. Երբ «Մուտքային առաջադրանքներով» թղթապանակը լցվում է, դուք պետք է կազմակերպեք դրա բովանդակությունը, դասավորեք առաջադրանքները կատեգորիաների և ստեղծեք բացատրություններ և նշումներ, որպեսզի ոչինչ չմոռանաք:
  3. Առաջնահերթություն տալ … Յուրաքանչյուր առաջադրանք պետք է ունենա վերջնաժամկետ և կարևորության աստիճան, որպեսզի դուք իմանաք, թե ինչ անել առաջինը և ինչ սպասել:
  4. Ամեն ինչ ձեռքի տակ պահեք … GTD-ն տեղ չունի «գրիր ավելի ուշ» սկզբունքի համար։ Ձեր անելիքների ցուցակներն ու նշումները միշտ պետք է լինեն ձեր տեսադաշտում՝ ձեր համակարգչում, սմարթֆոնում, պլանշետում և այլ սարքերում: Այս կերպ, եթե ձեր մտքում հետաքրքիր միտք է ծագում կամ ինչ-որ չգրանցված դեպք եք մտածում, կարող եք անմիջապես գրել այն։ Երբ առաջադրանքի վերջնաժամկետը մոտենում է, դուք կստանաք հիշեցում, փառք ամենուրեք ծանուցումներին:

Դուք կարող եք ավելին կարդալ GDT-ի մասին մեր ուղեցույցում:

Տեխնիկան լավ է իր բազմակողմանիությամբ: Դրա ստեղծողը` Դեյվիդ Ալենը, ինչ-որ չափով հնաոճ է. «Inbox» ասելով նա նկատի ունի իսկական թղթե թղթապանակ: Նա նույնիսկ նամակներ էր տպում և տեղադրում ֆայլերի վրա:

Բայց նույն հաջողությամբ GTD-ն կարող է կիրառվել համակարգչային ֆայլերի և թղթապանակների վրա՝ օգտագործելով այս համակարգը որոշ ծառայության հետ համատեղ: Օրինակ, դուք կարող եք օգտագործել այս տեխնիկան՝ տեսակավորելու ձեր Gmail նամակները, գրել առաջադրանքներ «»-ով կամ ամբողջությամբ վերահսկել ձեր կյանքը: Վերջապես, նույն Wunderlist-ի նման շատ առաջադրանքների կառավարիչներ սրված են GTD փիլիսոփայության ներքո:

Եվ իհարկե, դուք կարող եք օգտագործել տեխնիկան այնպիսի հիանալի և բազմակողմանի ծրագրում, ինչպիսին է Notion-ը:

Այն Google Docs-ի, Evernote-ի, Trello-ի և մեկ տասնյակ այլ հավելվածների հիբրիդ է։ «Notion»-ը կարող է անել գրեթե այն ամենը, ինչ անհրաժեշտ է աշխատելու համար: Նշումներ, աղյուսակներ, գիտելիքների բազաներ, անելիքների ցուցակներ, kanban տախտակներ, փաստաթղթեր. ծրագիրն ունի ամեն ինչ: Մեղք է դա չօգտագործել ձեր գործերը GTD ոճով կազմակերպելու համար։

Եվ Մարիա Օլդրեյը, բիզնես խորհրդատու, ով օգնում է բիզնեսի առաջնորդներին կազմակերպել իրենց աշխատանքը, ստեղծել է իր սեփական GTD-ի վրա հիմնված համակարգը Notion-ի համար: Նա կիսվել է այս զարգացումներով իր բլոգում:

Ինչպես օգտագործել GTD-ն Notion-ում

Ես այնքան էլ լավ կազմակերպված չեմ: Այսպիսով, երբ ես իմացա Դեյվիդ Ալենի GTD-ի մասին, իմ կյանքը բառացիորեն փոխվեց: Հիմա սա մի տեսակ կրոն է ինձ համար։ Աստիճանաբար ես կառուցեցի իմ սեփական համակարգը, որն ինձ թույլ է տալիս քայլել ամեն ինչից՝ աշխատելով իմ սովորական տեմպերով։

Ես օգտագործում եմ մի պրակտիկա, որը ես անվանում եմ Շաբաթական պլանավորում: Ես ամեն կիրակի (կամ երկուշաբթի) մեկ ժամ եմ հատկացնում՝ պլանավորելու գալիք շաբաթը: Այս սովորությունն օգնում է ինձ լուծել բարդ խնդիրները՝ դրանք բաժանելով ավելի փոքր և կառավարելի խնդիրների: Այսպիսով, ես ավելի շատ բան եմ անում, ավելի քիչ եմ հոգնում և ավելի հեշտությամբ կենտրոնանում աշխատանքի վրա:

Ինձ համար «Notion»-ը նման է խաղի: Համակարգը կարգավորելու համար ժամանակ է պահանջվում: Բայց երբ նա պատրաստ է, առաջադրանքների կատարումը դառնում է զվարճալի, պարզ և արագ:

Շաբաթի պլանավորում Notion-ում
Շաբաթի պլանավորում Notion-ում

Ամեն շաբաթ ես սեղմում եմ «Notion» կոճակի վրա, և իմ առջև հայտնվում է դատարկ աղյուսակ: Այստեղ դատարկ մեկը կա, որը կարող եք վերցնել և օգտագործել։

Ահա քայլ առ քայլ գործընթացը, որը ես օգտագործում եմ՝ Notion-ով իմ առաջադրանքները պլանավորելու համար:

1. Հավաքեք ձեր գաղափարները

10 րոպե հատկացրեք այս սյունակում ցուցակագրելու և ձեր բոլոր գաղափարները գրելու համար: Դրանք կվերածվեն առաջադրանքների, որոնք պետք է ավարտեք առաջիկա շաբաթվա ընթացքում։

  1. Թվարկեք ձեր բոլոր նախագծերը, որոնք դեռ ավարտված չեն:
  2. Ստուգեք ձեր առաջադրանքները նախորդ երեք ամիսների համար՝ չմարվածները գտնելու համար:
  3. Նայեք ձեր օրացույցին. միգուցե այնտեղ էլ ինչ-որ բան է նախատեսվում:
  4. Ստուգեք ձեր թղթե նոթատետրը, եթե առկա է: Թերեւս կան նաեւ որոշ գաղափարներ, որոնք պետք է տեղափոխել «Notion»:
  5. Մտածեք, արդյոք կան այլ առաջադրանքներ, որոնք դուք պետք է անեք կամ մարդիկ, որոնց հետ պետք է աշխատեք:

Հավաքեք այս բոլոր գաղափարները միասին և թվարկեք դրանք առաջին սյունակում: Սա ձեր պլանն է առաջիկա յոթ օրվա համար:

2. Նշանակե՛ք համապատասխան գործողություններ

Գաղափարը վատ չէ, բայց առանց ակտիվ գործողության այն կմնա գաղափար։ Հարցրեք ինքներդ ձեզ. «Ի՞նչ պետք է անեմ այս առաջադրանքը մինչև վերջ տեղափոխելու համար»:

Օրինակ:

  • Շարունակեք լրացնել կայքը բովանդակությամբ → Գրեք «Իմ մասին» բաժնի նախագիծը:
  • Ստեղծեք բովանդակության հրապարակման օրացույց → Նկարեք հիշողության քարտեզ գրառումների համար և նշանակեք ամսաթվեր:
  • Ստեղծեք տեսանյութ բլոգի համար → Գրեք տեսանյութի սցենար:
  • Հանդիպեք Քրիսին → Ուղարկեք նրան նամակ՝ նշելով հանդիպման ամսաթիվը և վայրը:

Հիշեք, եթե առաջադրանքն ավարտելու համար պահանջվում է մեկից ավելի գործողություն, դուք պետք է նախ որոշեք, թե ինչ անել:

3. Սահմանել հրատապությունը

Հաջորդը, դուք պետք է սահմանեք յուրաքանչյուր առաջադրանքի հրատապությունը: Սա անհրաժեշտ է, որպեսզի կենտրոնանաք իսկապես կարևոր բաների վրա, այլ ոչ թե պարզապես մի խումբ աշխատանք կատարեք։

Հասկանալու համար, թե ինչ բաներ պետք է անել առաջինը, ես դասավորում եմ իմ գաղափարները չորս կատեգորիաների.

  • Կարևոր առաջադրանքներ - բաներ, որոնք մեզ ավելի են մոտեցնում նպատակներին հասնելուն:
  • Հրատապ առաջադրանքներ - գործողություններ, որոնք պահանջում են անհապաղ ուշադրություն:
  • Դա չէր խանգարի - այս կատեգորիան ներառում է այնպիսի հարցեր, որոնք կարող են հրատապ և ոչ կարևոր լինել, բայց դրանց իրականացումը կհեշտացնի ձեր կյանքը հաջորդ յոթ օրվա ընթացքում:
  • Կարող է սպասել - սրանք առաջադրանքներ են, որոնք կարող են հետաձգվել ևս մեկ շաբաթով:

4. Որոշեք համակենտրոնացման մակարդակը

Ցավոք, մենք բոլորս ունենք սահմանափակ քանակությամբ ուշադրություն, ժամանակ և էներգիա: Յուրաքանչյուր առաջադրանք սպառում է այս կարևոր ռեսուրսների որոշակի տոկոսը: Ուստի գնահատեք նախատեսված առաջադրանքը և չորրորդ սյունակում նշանակեք դրան համապատասխան թիվը։

Օրինակ, բլոգի գրառման համար նախագիծ գրելը գրավեց իմ ուշադրության մոտ 20%-ը: Իսկ Քրիսի նամակը երեք տող է՝ ընդամենը 2%։

5. Առաջնահերթություն նշանակել

Այս վանդակը նշում է առաջադրանքները, որոնք ունեն «Կարևոր» և «Շտապ» պիտակները: Այսինքն՝ դրանք պետք է արվեն՝ անկախ ամեն ինչից։ Սա ձեր առաջնահերթությունների ցանկն է:

Երբ ավարտեք այս առաջադրանքների ընտրությունը, ավելացրեք նախորդ սյունակի տոկոսները՝ տեսնելու, թե որքան ռեսուրսներ եք ծախսելու դրանց վրա: Եթե պարզվել է ավելի քան 90%, ապա դուք գերագնահատել եք ձեր ուժը և կծել եք ավելին, քան կարող եք ծամել: Վերափոխեք դրա մի մասը հաջորդ շաբաթվա համար, այլապես ծանրաբեռնված կլինեք և ժամանակ չեք ունենա որևէ բանի համար:

Շաբաթվա պլանավորում (առաջնահերթություններ)
Շաբաթվա պլանավորում (առաջնահերթություններ)

Ի դեպ, օգտակար խորհուրդ. Notion-ը թույլ է տալիս զտել աղյուսակի տողերի բովանդակությունը. այսպես կարող եք ընտրել առաջնահերթ առաջադրանքները:

6. Պլանավորեք առաջադրանքը

Հաջորդ սյունակում նշագիծը ցույց է տալիս, արդյոք առաջադրանքը պլանավորված է ձեր օրացույցում: Որոշեք, թե երբ եք այն գործարկելու և ստեղծեք համապատասխան իրադարձություն:

Ի դեպ, եթե չեք օգտվում Google Calendar-ից կամ որևէ այլ բանից, ստացեք ինքներդ հասկացություն: Այնտեղ կարող եք ավելացնել շաբաթվա համար նախատեսված առաջադրանքները:

7. Պատվիրակել առաջադրանքը

Այո, դուք օրական նույնքան ժամ ունեք, որքան Բեյոնսեն, բայց նա ունի օգնականների հսկայական թիմ, որոնք նրա փոխարեն անում են կեղտոտ աշխատանքը, ուստի նա ավելին է անում: Այնուամենայնիվ, եթե դուք նույնպես ունեք մեկին, ում ուսերին կարող եք տեղափոխել որոշ առաջադրանքներ, դա արեք և համապատասխան սյունակում նշեք հանձնարարված առաջադրանքը:

8. Ավարտիր առաջադրանքը

Դե, ամեն ինչ պարզ է. Երբ ավարտեք ձեր նախագիծը կամ ավարտեք առաջադրանքը, նշեք վերջին սյունակի վանդակը:

Բոնուս

Ահա մի քանի քայլ, որոնք կօգնեն ձեզ ավելի կազմակերպված լինել.

  1. Վերանայեք ձեր ծախսերը անցած շաբաթվա ընթացքում և պլանավորեք ձեր բյուջեն հաջորդ շաբաթվա համար:
  2. Մտածեք ձեր շաբաթվա մենյուի մասին, ապրանքներ ավելացրեք գնումների ցուցակում:
  3. Ժամանակին մշակեք ձեր մուտքի արկղը վերջին յոթ օրվա ընթացքում և տեսակավորեք այն ամենը, ինչ կուտակվել է այնտեղ:
  4. Պլանավորեք շաբաթական առնվազն մեկ օր մարզվելու համար:

Հիշեք, որ GTD-ն բավականին ճկուն է և կարող է հարմարեցվել ձեր կարիքներին համապատասխան: Ազատորեն հարմարեցնել հասկացությունների ձևանմուշները: Օրինակ, Մարիայի ուշադրություն սյունակն ինձ ավելորդ է թվում: Ինձ համար մի նշումը բավական է՝ անհետաձգելի է առաջադրանքը, թե ոչ։ Դուք կարող եք հեշտությամբ ջնջել դրա սյունակները և ավելացնել ձերը: Այսպիսով, ես ստեղծեցի «Աշխատանք», «Տուն», «Ստեղծագործություն» և այլ պիտակներով սյունակ՝ առաջադրանքները դասակարգելու համար: Դուք կարող եք դա անել ձեր ձևով:

Խորհուրդ ենք տալիս: