6 խորհուրդ էլփոստի արդյունավետ կառավարման համար

2024 Հեղինակ: Malcolm Clapton | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 03:59

Էլեկտրոնային փոստը հաղորդակցման լավագույն միջոցներից է և, թերևս, միակն է, որն օգտագործվում է բոլոր օգտատերերի կողմից առանց բացառության: Ձեզ կարող են դուր գալ կամ չհավանել ակնթարթային մեսենջերները, օգտվեք Skype-ից կամ Facebook-ից, բայց հավանաբար էլփոստի հասցե ունեք:

Ամեն օր մեր փոստարկղում ստանում ենք ոչ միայն ընկերների և գործընկերների հաղորդագրություններ, այլև տասնյակ գովազդային նամակներ, ծանուցումներ, պարզապես սպամ։ Մուտքային հաղորդագրությունների հսկայական ծավալի մեջ չխեղդվելու համար շատ կարևոր է զարգացնել և կիրառել էլեկտրոնային փոստի արդյունավետ հմտություններ:

Հեղինակային իրավունք

Պլանավորեք էլփոստի ստուգման ժամանակը

Եթե կարծում եք, որ չափազանց շատ ժամանակ եք ծախսում փոստի մշակման վրա, և ձեր մուտքի արկղում տառերի թիվը դեռ չի նվազում, ապա փորձեք ավելի կոշտ պլանավորել ձեր փոստարկղը ստուգելու ժամանակը: Սովորաբար մենք սկսում ենք փոստը ստուգել, նամակում գտնել հետաքրքիր հղում, գնում ենք կայք, այնտեղից մյուսը… և կես ժամ հետո հիշում և վերադառնում ենք տառերի վերլուծությանը։ Արդյունքում ժամանակ է անցել, բայց գործը տեղից չի շարժվել։

Հետևաբար, փորձեք որոշակի սահմանափակ ժամանակ հատկացնել ձեզ փոստով աշխատելու համար: Յուրաքանչյուր ոք կարող է ինքնուրույն սահմանել այդ ինտերվալների հաճախականությունը և տևողությունը՝ կախված իր նամակագրության ծավալից։ Հավանաբար, դա կլինի մեկ ժամ առավոտյան և մեկ ժամ աշխատանքային օրվա ավարտին, կամ կարող է ավելի հարմար լինել ձեզ համար ամեն ժամ հինգ րոպեով մուտք գործել ձեր փոստի հաշիվ: Ամենակարևորը՝ աշխատեք խստորեն պահպանել ինքներդ ձեզ համար սահմանված ժամանակացույցը և չշեղվեք որևէ այլ բանից: Գիտակցությունը, որ ձեր ժամանակը սահմանափակ է, անխուսափելիորեն կհանգեցնի փոստային անդորրագրերի մշակման արդյունավետության բարձրացմանը։

Յուրաքանչյուր տառ նշանակում է գործողություն

Հիմնական կանոնը, որը դուք պետք է կիրառեք փոստը վերլուծելիս, այն է, որ յուրաքանչյուր բաց նամակ ձեզանից պահանջում է ինչ-որ բան անել: Եթե նամակ եք բացել, ապա ոչ մի դեպքում այն նորից թողեք Inbox-ում։ Դուք պետք է կա՛մ անմիջապես պատասխանեք նամակին, կա՛մ փոխանցեք այն մեկին, ով ավելի լավ է զբաղվում այս հարցով, կա՛մ ձեզ համար առաջադրանք ծրագրեք Google Task-ում կամ օրացույցում. ամեն դեպքում, ձեր գործողությունների արդյունքում նամակը պետք է ջնջվել կամ տեղափոխվել արխիվ, այսինքն թողնել փոստարկղը … Եթե հետևեք այս պարզ կանոնին, ձեր մուտքի արկղը վաղ թե ուշ կմաքրվի:

Հեղինակային իրավունք

Զտիչներ և դյուրանցումներ

Եթե ամեն օր մեծ քանակությամբ նամակներ եք ստանում, ապա դրանց վերլուծությունը ձեր կողմից շատ ժամանակ և ջանք է պահանջում: Ինչու՞ դրա համար չեք օգտագործում փոստային ծառայության ռեսուրսները, մանավանդ որ ծառայությունների մեծ մասն ունի այս հատկությունը և կատարյալ ներդրված։

Խոսքը փոստի ավտոմատ մշակման համար զտիչների տեղադրման մասին է: Յուրաքանչյուր գրառման վրա ձեռքով սեղմելու փոխարեն, և ձեր յուրաքանչյուր կտտոցը նույն ժամանակն ու ջանքերն է, պարզապես մեկ անգամ սահմանեք ձեր ուզած զտիչները: Օրինակ, ձեր հարազատների հասցեներից ստացված բոլոր հաղորդագրությունները ավտոմատ կերպով կգնան «Ընտանիք» թղթապանակ և նշիչով կնշվեն որպես կարևոր: Բոլոր մամուլի հաղորդագրությունները գնում են առանձին թղթապանակ՝ շրջանցելով Inbox պանակը, և սոցիալական ցանցերից ծանուցումները անմիջապես ուղարկվում են աղբարկղ:

Այսպիսով, դուք կարող եք դասակարգել հաղորդագրությունները ըստ հիմնական թեմաների և համապատասխանաբար պատրաստվել դրանց մշակմանը: Դուք այլևս չեք ունենա այնպիսի իրավիճակ, երբ ձեր ուղեղը, երբ վերլուծում է փոստը, կենցաղային գործերից անցում կատարի բիզնեսի, այնուհետև անմիջապես ժամանցային նամակագրություններին, այնուհետև վերադառնա:

Տարբեր ֆիլտրեր ստեղծելու համար կան հսկայական թվով տարբերակներ, և ես վստահ եմ, որ երբ ստեղծեք ավտոմատ զտման համակարգ, դուք կխնայեք ձեր ժամանակի օրերն ու ամիսները: Բացի այդ, օգտագործելով նշանակված պիտակները կամ բաշխումն ըստ թղթապանակների, դուք կարող եք հեշտությամբ գտնել արխիվում ձեզ անհրաժեշտ տառերը (հիշո՞ւմ եք, որ մեր Inbox թղթապանակը ամբողջովին դատարկ է):

Օգտագործեք որոնումը

Շատ օգտատերեր, հատկապես սկսնակները, իրենց բոլոր էլ. նամակները պահում են իրենց մուտքի արկղում, քանի որ արխիվացնելիս զգում են, որ այլևս չեն գտնի դրանք: Եթե դուք ստեղծեք զտիչների և դյուրանցումների համակարգ, ինչպես նկարագրված է նախորդ պարբերությունում, ապա ձեր արխիվն արդեն կազմակերպված է և շատ ավելի հեշտ է նավարկել դրանում: Բայց մի մոռացեք նաև որոնման տողի մասին: Օրինակ, Gmail-ում տառերի որոնման համակարգն այնքան կատարյալ է (ով կկասկածեր դրանում), որ որևէ տառ գտնելը դժվար չի լինի։

Օգտագործեք նշաններ

Շատ էլփոստի ծառայություններ ունեն հաղորդագրությունները հատուկ նշիչներով նշելու հատկություն (Gmail-ում դրանք աստղեր են): Նրանց օգնությամբ հեշտ է ընդգծել ձեր ուշադրությունը պահանջող անհրաժեշտ հաղորդագրությունները և տեղադրել դրանք առանձին թղթապանակում: Gmail-ում դուք կարող եք ընտրել ձեր դրոշների հավաքածուն և օգտագործել դրանք բավականին ճկուն: Այսպիսով, ձեր մուտքի արկղի բովանդակությանը մեկ հայացք գցելը բավական կլինի՝ տարբերելու նամակներն ըստ դրանց կարևորության:

Օգտագործեք ստեղնաշարի դյուրանցումներ

Թեժ ստեղների օգտագործումը կարող է այնքան արագացնել նամակագրության մշակումը, որ արժե մի քանի ժամ ծախսել դրանց ուսումնասիրության վրա: Բայց մինչ այդ նայեք կարգավորումները (Gmail-ում դա Settings - General - Shortcuts է) և համոզվեք, որ դրանք միացված են: Դրանից հետո պարզապես սեղմեք ստեղնաշարի հարցական նշանը և կտեսնեք հուշում Gmail-ի բոլոր տաք ստեղներով:

Էլեկտրոնային փոստը հիանալի հաղորդակցման գործիք է, բայց դա չի նշանակում, որ դուք պետք է ձեր կյանքի կեսը նվիրեք այս գործընթացին: Բոլոր գործընթացների առավելագույն ավտոմատացումը, արագ պատասխանները կամ հաղորդագրությունների վերահասցեավորումը, ձեր ժամանակի պլանավորումը, ինչպես նաև այս հոդվածի այլ խորհուրդները, թույլ կտան ձեզ բավականին արագ վարվել ցանկացած թվով տառերի հետ և ավելի շատ ժամանակ խնայել ավելի հաճելի գործունեության համար: