Ինչպես մաքրել Google Փաստաթղթերը

2024 Հեղինակ: Malcolm Clapton | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 03:59

Մենք հավաքում ենք անվերջ «Նոր թղթապանակներ» և ազատվում անհասկանալի անուններով փաստաթղթերից։

Եթե շատ եք աշխատում Google Docs-ի կամ Google Docs-ի հետ, ապա, հավանաբար, բախվել եք այն խնդրին, որ ֆայլերը չափազանց շատ են, և ծառայության գլխավոր էջը վերածվում է խառնաշփոթ ձեղնահարկի: Lifehacker-ը պատմում է, թե ինչպես կարող եք կարգուկանոն ստեղծել քաոսից:

Օգտագործեք ներկառուցված տեսակավորման գործիքներ

Google Docs-ն ունի մի քանի ներկառուցված տեսակավորման գործիքներ, որոնք կօգնեն ձեզ արագ գտնել ձեր ուզած ֆայլերը: Դա անելու համար պարզապես ընտրեք համապատասխան տարբերակը՝ սեղմելով հիմնական էկրանի վերին աջ մասի նշաններից մեկի վրա:

1. Ցուցադրման ձևաչափով

Ծառայությունը թույլ է տալիս հարմարեցնել ֆայլերի ցուցադրման նախընտրելի եղանակը՝ ցուցակ կամ ցանց: Դա անելու համար պարզապես սեղմեք համապատասխան պատկերակի վրա:

2. Ըստ ամսաթվի կամ վերնագրի

Դուք կարող եք հարմար կերպով դասավորել փաստաթղթերը ըստ դրանց դիտման ամսաթվի, ձեր կամ բոլոր օգտատերերի կողմից կատարված փոփոխությունների ամսաթվին, ինչպես նաև ըստ վերնագրի:

3. Սեփականատիրոջ կողմից

Google Docs-ը թույլ է տալիս միաժամանակ մի քանի օգտատերերի աշխատել փաստաթղթերի վրա, այդ իսկ պատճառով այս ծառայությունն այդքան հարմար է: Եթե դուք ոչ միայն փաստաթղթեր եք ստեղծում, այլև աշխատում եք անծանոթների հետ կամ աշխատում եք կոլեկտիվ, ապա ձեզ կօգնի դասավորել փաստաթղթի սեփականատիրոջ (ստեղծողի) կողմից: Այն օգտագործելու համար պարզապես սեղմեք հիմնական էկրանի համապատասխան կետի վրա և ընտրեք համապատասխան տարբերակը:

4. Հնարավորության դեպքում հասանելիություն

Այլ օգտվողների կողմից ստեղծված և ձեզ հասանելի բոլոր ֆայլերը դիտելու համար կտտացրեք հիմնական էկրանի վերին աջ անկյունում գտնվող թղթապանակի պատկերակին և ընտրեք «Հասանելի»:

Կազմակերպվեք Google Drive-ում

Բոլոր ֆայլերը Google Փաստաթղթերից (ինչպես նաև Աղյուսակներ և Սլայդներ) հասանելի են Google Drive-ում: Հետևաբար, Disk-ում կարգը մեծ մասամբ փաստաթղթերում կարգի պայման է: Ահա թե ինչ կարող եք անել քաոսի դեմ պայքարելու համար:

1. Փաստաթղթերը դասավորել թղթապանակների մեջ

Դուք կարող եք հեշտությամբ թղթապանակներ ստեղծել Google Drive-ում: Դա անելու համար հարկավոր է սեղմել «Ստեղծել» մեծ կոճակը և ընտրել «Թղթապանակ» կետը:

Տվեք ձեր ֆայլերին և թղթապանակներին հստակ և կոնկրետ անուններ: «Նոր թղթապանակ», «Անվերնագիր», «1» կամ «lvpdlvarp» անուններից պարզ չէ, թե ինչ կա ներսում։ Բացի այդ, նման ֆայլեր և թղթապանակներ գտնելն ավելի դժվար կլինի շատերի թվում: «Սեպտեմբերի հաշվետվություններ», «Հաճախորդների հետ կապերի ցուցակ 15.10» կամ «Կենսատեխնոլոգիայի հոդված» վերնագրերը կօգնեն ձեզ ավելի արդյունավետ պահել ձեր գրառումները:

Դուք կարող եք ֆայլեր փոխանցել թղթապանակ՝ աջ սեղմելով դրանց վրա և ընտրելով համապատասխան տարրը:

Թղթապանակի ընտրացանկը կարող է բացվել Google Փաստաթղթերի հիմնական էկրանից:

2. Օգտագործեք տարբեր թղթապանակների գույներ և պիտակներ կարևոր ֆայլերի համար

Լռելյայնորեն, Google Drive-ի բոլոր թղթապանակները մոխրագույն են, բայց դուք կարող եք աջ սեղմել դրանց վրա և բացվող ընտրացանկից ընտրել 24 գույներից մեկը:

Կարող եք նաև նշել անհրաժեշտ ֆայլերը Disk-ում: Դա արվում է աջ սեղմելով և ընտրելով «Ավելացնել նշվածին»:

Նշված ֆայլերը կարող եք դիտել անմիջապես «Փաստաթղթերում»:

3. Ջնջել ավելորդը

Google-ի ծառայությունների ինտենսիվ օգտագործման դեպքում նրանք կուտակում են հսկայական քանակությամբ անհարկի և հնացած փաստաթղթեր: Դուք կարող եք դրանք ջնջել ինչպես «Փաստաթղթերում», այնպես էլ «Սկավառակում»՝ աջ սեղմելով պահանջվող փաստաթղթի վրա և ընտրելով «Ջնջել»:

Եթե դուք պատահաբար ջնջել եք փաստաթուղթ (Google Փաստաթղթերը ջնջելիս որևէ գործողության հաստատում չի պահանջում), կարող եք սեղմել «Չեղարկել» բացվող կոճակը:

Իսկ եթե ջնջել եք, բայց մի երկու օր հետո մտափոխվել եք, գնացեք «Աղբարկղ», աջ սեղմեք ցանկալի ֆայլի վրա և ընտրեք «Վերականգնել»։

Աղբարկղում գտնվող ֆայլերը պահվում են 30 օր, որից հետո դրանք ավտոմատ կերպով ջնջվում են:

4. Օգտագործեք Filewatch-ը՝ ավելորդ բաներից ազատվելու համար

Filewatch-ը կարող է օգնել ձեզ գտնել ֆայլեր, որոնք դեռևս հասանելի են, օրինակ, ձեր աշխատավայրից. այն ցույց է տալիս, թե որ մարդկանց հետ եք կիսում փաստաթղթերը և թույլ է տալիս անջատել նրանցից:Ծառայությունը կարող է նաև գտնել ֆայլեր, որոնք հասանելի են դարձել չափազանց շատ օգտատերերի համար (օրինակ՝ արտահոսել են Ցանց), որպեսզի կարողանաք փոխել դրանց մուտքի կարգավորումները:

Filewatch-ը ներառված է Google Workspace Marketplace-ի գրադարանում, ինչը նշանակում է, որ այն վավերացված է Google-ի կողմից, այնպես որ ձեր զգայուն տվյալները սխալ ձեռքերում չեն ընկնում: Ծառայությունն անվճար է։

• Ներբեռնեք Google Գրադարանից →
• Ներբեռնեք Filewatch կայքից →