Բովանդակություն:
2024 Հեղինակ: Malcolm Clapton | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 04:00
Կարդալով այս հոդվածը՝ դուք կդառնաք էլփոստի արքան։ Անկեղծ ասած.
Շատերի համար էլ. փոստը դեռևս անվիճելի աշխատանքային գործիք և ամենօրյա տառապանք է: Ինչ-որ մեկը յոթ մուտքային նամակ ունի, և նա հիմա արագ կկարգավորի դրանք: Ինչ-որ մեկը 46 մուտք ունի, բայց մեկ օրում դրանք էլ կխփի, քանի որ սովոր է։ Յուրաքանչյուր անձի համար կա օրական մուտքային նամակների քանակի որոշակի շեմ, որը նա կարող է հաղթահարել առանց հաջորդ օրը հետաձգելու մշակումը և, համապատասխանաբար, առանց էլփոստի արկղում խցանումներ ստեղծելու: Դուք կարող եք այս շեմը անվանել «բնական»:
Եթե ավելի շատ նամակներ կան, քան մարդը կարող է մշակել, ապա դուք պետք է փոխեք ձեր մոտեցումը էլփոստի կառավարման հարցում: Սա կբարձրացնի շեմը մինչև որոշակի դեպքում պահանջվող արժեքին: Պե՞տք է կառավարել օրական 100 էլ. Սա նշանակում է, որ դուք կարող եք անել 100, պարզապես փոստի հետ աշխատելիս օգտագործեք ճիշտ մեթոդաբանություն: Որ մեկը? Հիմա ասենք.
Միակ ցուցանիշը, որ մարդը կարող է կառավարել փոստը, զրոյական մուտքային փոստն է աշխատանքային օրվա վերջում: Մուտքային հաղորդագրությունների գրագետ մշակման հիմնական սկզբունքը հասկանալն է, թե ինչպիսի նամակ է ձեր առջև: Նախ պետք է սովորել, թե ինչպես հստակ դասակարգել տառերը և իմանալ, թե ինչ անել յուրաքանչյուր տեսակի հետ:
Բոլոր մուտքային նամակները կարելի է բաժանել յոթ կատեգորիաների.
- Պետք չէ պատասխանել, պետք չէ կարդալ։ Նման նամակների երկու տարբերակ կա՝ արխիվացնել կամ ջնջել։ Եթե դուք ստանում եք մեկ այլ տեղեկագիր, որը երբեք չեք կարդացել, ապա ինքներդ ձեզ լավություն արեք՝ չեղարկել բաժանորդագրությունը: Մեկ գործողություն՝ ապագայում տասնյակ նման նամակներից ազատվելու դիմաց։ Մենք ուզում ենք սովորել, թե ինչպես հաղթահարել տառերի հոսքը մեկ օրվա ընթացքում: Ավելի քիչ հոսքը ավելի հեշտ է կարգավորել: Մի վախեցեք բաց թողնել որևէ կարևոր բան: Իսկապես անհրաժեշտ տեղեկատվությունը ձեզ այլ կերպ կհասնի և առնվազն ևս մեկ անգամ կհայտնվի ձեր առջև:
- Կից ֆայլերով։ Դրանք կարող են լինել ընթացիկ կամ ապագա աշխատանքի համար ինչ-որ բանի կամ տեղեկատվության համար վճարելու անհրաժեշտության մասին ծանուցումներ: Նման տառերի համար օգտակար է առանձին թղթապանակներ ստեղծել, բայց առանց ֆանատիզմի։ Չափից շատ պանակներ: Պարզեցնել. Հետագայում ձեզ անհրաժեշտ մի բան գտնելու համար ձեզ հարկավոր է ոչ թե հազար թղթապանակ, այլ փոստարկղի որոնման գործառույթներից օգտվելու հնարավորություն:
- Պատասխանիր ըստ ցանկության։ Պատասխանը, կարծես, ընտրովի է, բայց երբեմն քաղաքավարությունը օգտակար է: Այստեղ գործեք բացառապես ըստ իրավիճակի։
- Ծանոթանալու ժամանակի սահմանով: Հետաքրքիր է կարդալ, բայց ոչ անհրաժեշտ: Փորձեք հնարավորինս շատ նամակներ դասակարգել այս և նախորդ կատեգորիաներում: Սա փոստի արդյունավետ մշակման բանալին է:
- Այսօր պետք է պատասխանեմ. Այստեղ ամեն ինչ պարզ է՝ վերցրեք և պատասխանեք կամ հիմա, եթե ինչ-որ բան շատ հրատապ է, կամ աշխատանքային օրվա վերջում։
- Պետք է պատասխանեմ, բայց ոչ այսօր։ Էլփոստի գեղեցկությունն այն է, որ այն զրույց կամ հեռախոս չէ: Ոչ ոք չի սպասում և չպետք է ակնկալի արագ պատասխան էլեկտրոնային փոստով, եթե դա նշված չէ նամակի վերնագրում: Եթե որոշակի օր նշված է որպես պատասխանի վերջնաժամկետ, կամ դուք ինքներդ գիտեք և հասկանում եք, թե որքան ժամանակ է անհրաժեշտ պատասխան տալու համար, ապա տեղադրեք այդպիսի տառերը համապատասխան թղթապանակում: Օրինակ՝ «Պատասխանել երկուշաբթի օրը», «Պատասխանել երեքշաբթի» և այլն։ Այժմ ինքներդ ստեղծեք ստուգաթերթ, որը պարունակում է «Առավոտյան, վերամշակեք փոստը հետաձգված այսօրվա համար» կետը: Նման նպատակների համար կան նաև մասնագիտացված ավտոմատացման գործիքներ՝ Gmail-ի և.
- Անհասկանալի նամակ. Կան տառեր, որոնք դժվար է դասակարգել: Մի տանջեք ինքներդ ձեզ մտորումներով և համաձայնեք ինքներդ ձեզ հետ դասակարգել նման տառերը վերը թվարկված կատեգորիաներից մեկում:
Այս դասակարգման հիման վրա մեզ անհրաժեշտ են թղթապանակներ 2, 3, 4 և 6 կատեգորիաների համար:
Էլփոստի արդյունավետ մշակման կանոններ
- Աշխատանքային օրվա վերջում հատկացրեք 30 րոպե՝ մուտքի արկղը զրոյի հասցնելու համար: Սա ավելի արդյունավետ է, քան ամեն նամակին ակնթարթորեն արձագանքելու փորձը: Մարդիկ բազմաբնույթ առաջադրանքներ չեն կատարում: Ավելի քիչ շեղումներ և փոխարկումներ, ավելի շատ արդյունավետություն:
- Ի՞նչ անել հրատապ նամակների հետ: Սահմանեք ինքներդ ձեզ մի ընդմիջում, որով դուք ստուգում եք ձեր մուտքի արկղը ողջ օրվա ընթացքում: Օրինակ՝ ժամը մեկ անգամ։ Ստուգեք ձեր մուտքի արկղը հրատապ կարևոր նամակների համար և, եթե չկան, վերադարձեք աշխատանքի: Հիշեք փոստի առավելությունը՝ այն ակնթարթային հաղորդակցության միջոց չէ։ Հնարավոր է, որ ոչ հրատապ նամակներից մեկում նշված խնդիրը լուծվի առանց ձեր մասնակցության մինչև օրվա վերջ, կամ մինչև օրվա վերջ ստանաք լրացուցիչ տեղեկատվություն, որը թույլ կտա ավելի արագ լուծել խնդիրը։ և ավելի արդյունավետ:
- Ամեն անգամ, երբ դուք չեք ստուգում ձեր փոստը, փակեք փոստարկղը: Անջատեք ծանուցումները: Խնայեք ինքներդ ձեզ մուտքային տառերի քանակի շեղող մտորումներից: Այժմ դուք այլ աշխատանք ունեք, և փոստի ժամանակը դեռ չի եկել: Այս մոտեցման ճշտության վերաբերյալ կասկածի պահերին հիշեք՝ դուք ատոմակայանում չեք, բայց եթե նույնիսկ այնտեղ լինեք, միևնույն է, էլեկտրոնային փոստով չէիք տեղեկացվի ռեակտորի գերտաքացման մասին։
- Օգտագործեք ձեր աշխատանքային օրը ժամանակին ավարտելու ձեր ցանկությունը՝ նամակների մշակումն արագացնելու համար: Այդ իսկ պատճառով խորհուրդ է տրվում օրվա վերջում ներարկղը զրոյի հասցնել։ Դուք ունեք 30 րոպե և ցանկանում եք արագ ավարտել այն: Հիմնականում ստացվում է, որ դա մի տեսակ խաղ է, բայց դուք կարող եք նաև նպատակաուղղված կերպով խաղացնել էլփոստի մշակումը:
- Եղեք կարճ և կարևոր:
- Եղեք դրական և ընկերասեր: Նամակները կարող են կառուցել և ոչնչացնել հարաբերությունները: Իրոք կարևոր հարցեր լուծելու փոխարեն մարդիկ երբեմն սայթաքում են հակառակորդին հնարավորինս նուրբ և քողարկված ապուշ անվանելու փորձերի մեջ, և ամբողջ տեքստը հիմնված է դրա վրա: Ոչ մի տարօրինակ բան չկա հասցեատիրոջ հանդեպ ձեր դրական վերաբերմունքն արտահայտելու մեջ նամակի բովանդակության մեջ փոքրիկ հաճելի արտահայտությամբ։ Ձեր ընկերասիրությունը կվերադառնա ձեզ, և ձեր նամակագրությունը կդառնա շատ ավելի բովանդակալից և արդյունավետ:
- Դուք պետք է տառերը գրեք հակառակ հերթականությամբ: Եվ միայն այդպես։ Թվում է, թե ավելի տրամաբանական է սկսել ավելի հին տառերով, բայց մեր նպատակը զրոյական փոստարկղ է, ինչը նշանակում է, որ աշխատանքային օրվա ավարտին մենք նույնիսկ կհասնենք ստացված առաջին նամակին։ Եթե դուք ինքներդ ձեզ տրամադրեք և սկսեք այսօրվա ստացած վերջին նամակները թողնել վաղվա համար, ապա ամբողջ տեխնիկան դադարում է աշխատել: Ինչո՞ւ ընդհանրապես կցանկանայիք լավ նամակագրություն սովորել, եթե չեք հետևում հիմնարար կանոնին: Շարունակեք աշխատել նախկինի պես և տառապեք:
- Բացեք միայն ձեզ անհրաժեշտ տառերը՝ մնացածն ուղարկելով արխիվ կամ ջնջելու համար։ Մենք չարաշահում ենք ավելորդ բաների բաժանորդագրությունները (Lifehacker-ի բաժանորդագրությունը, ընդհակառակը, շատ անհրաժեշտ է) և արդյունքում ավելի շատ տեղեկատվություն ենք ստանում, քան կարող ենք կարդալ։ Ինչպե՞ս տարբերել ձեր ուզած տառերը: Կա մեկ պարզ, բայց շատ արդյունավետ կանոն՝ բացեք միայն այն նամակները, որոնք ուղղված են անձամբ կոնկրետ անձին։ Մնացածը՝ ըստ իրավիճակի, հոդվածի սկզբում նկարագրված կատեգորիաներից մեկում։
- Ստեղծեք կաղապարներ: Հաճախ նամակների պատասխանները բավականին ստանդարտ են, այսինքն՝ դուք նույն բանն եք գրում: Նկատե՞լ եք, որ հաճախ եք գրում այս արտահայտությունը։ Կաղապար պատրաստեք արագ պատճենահանման համար կամ ստեղծեք այն հենց փոստային ծառայության մեջ:
- Եթե փոստը մշակվել է, և դեռ ժամանակ կա, ապա պետք է այն ռացիոնալ օգտագործել: Մենք գնում ենք 3, 4 և 6 տառերի կատեգորիա և դասավորում ենք այնտեղ իրերը։
Այս ձեռնարկը, որը հիմնված է ճիշտ տեսակավորման վրա, ինչպես տեսնում եք, հիանալի լրացում է LinkedIn-ի գլխավոր տնօրեն Ջեֆ Վեյների կողմից էլփոստի ավելի ընդհանուր խորհուրդներին: Բացի այդ, մի կարոտեք Լեո Բաբաուտայի 10 էլփոստի խորհուրդները: Փաստորեն, ձեր էլ.փոստից առավելագույն օգուտ քաղելու բազմաթիվ լրացուցիչ եղանակներ կան:Փորձեք ձեզ կիրառելի տեխնիկան, վերլուծեք արդյունքները և մի մոռացեք մեկնաբանություններում թողնել ձեր սեփական խորհուրդները էլ. փոստի հետ աշխատելու արդյունավետությունը բարելավելու համար:
Խորհուրդ ենք տալիս:
Դիսնեյի 10 հեռուստաշոուներ, որոնք զրոյական նոստալգիկ կդարձնեն
Hannah Montana, The Wizards of Waverly Place, All Tip-Top, or the Life of Zach and Cody և Disney-ի այլ սերիաներ, որոնց մասին բոլորը խենթանում էին 2000-ականներին:
Ինչպես ավտոմատացնել աշխատանքը փոստով և չտուժել հարյուրավոր մուտքային հաղորդագրություններից
InboxZero-ն, Mailstrom-ը, Mailbird-ը, ինչպես նաև հատուկ ընդլայնումները և զտիչները կօգնեն ձեզ հնարավորինս հարմարեցնել ձեր փոստային հաճախորդը:
«Ուշադրություն, սև արկղ». 15 զվարճալի հարց «Ի՞նչ. Որտեղ? Երբ?"
Փոշի, դատարկություն և նույնիսկ կենդանի նապաստակ. ինչ չի եղել սև արկղի ներսում այս տարիների ընթացքում «Ի՞նչ. Որտեղ? Երբ?". Գուշակիր, թե ինչ է թաքնված դրա մեջ այս անգամ
Google-ի մուտքի արկղ. էլփոստի հաճախորդների ապագան այստեղ է
Google-ը ներկայացրել է Inbox ծառայությունը, որը նախատեսված է տառերի կազմակերպման և աշխատանքի փորձը հեղափոխելու համար
ԿԱՐԾԻՔ. «Թարմացրո՛ւ քեզ. Լավ սովորություններ ձեռք բերելու և պահպանելու գիտականորեն ապացուցված համակարգ»
Քայլ առ քայլ ուղեցույց՝ ձեր սովորությունները փոխելու համար, որը հիմնված է տարիների հետազոտությունների վրա Մեզանից յուրաքանչյուրն ունի բաներ, որոնք կցանկանայինք փոխել մեր կյանքում: Ճիշտ սնվեք, թողեք ծխելը, սովորեք կառավարել փողը, ավելի շուտ պառկեք քնելու և շուտ արթնացեք, սկսեք լուրջ հարաբերություններ կամ ավելացրեք ձեր եկամուտը: