Վերահսկեք «հիդրանտը», կամ ինչպես չխեղդվել տեղեկատվության և առաջադրանքների հոսքում

2024 Հեղինակ: Malcolm Clapton | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 03:59

Lotus Corporation-ի հիմնադիր Միտչ Կապորը մի անգամ ասել է, որ ինտերնետից տեղեկատվություն ստանալը նման է հրշեջ հիդրանտից խմելուն: Առցանց հաղորդակցության փորձագետ Մեթյու Լոուրին այս թեման ավելի հեռուն տարավ և անվանեց տեղեկատվության շարունակական հոսքը, որը գնում է դեպի համակարգիչ և հեռախոս օրական 24 ժամ, շաբաթը 7 օր և երբեք չի ավարտվում, «firehose»: Ինչպես չխեղդվել հոսքի մեջ և ռացիոնալ օգտագործել ժամանակը. կարդացեք Lifehacker-ի պատրաստած ադապտացված թարգմանության մեջ։

Հիդրանտով ձեր անելիքների ցանկը երբեք դատարկ չի մնում: Որովհետև «հիդրանտը» միայն տեղեկատվություն չէ, այն նոր առաջադրանքների գործարան է։ Անելիքների ցանկի որոշ կետեր հստակ են, օրինակ՝ ձեր ղեկավարի կամ հաճախորդների նամակները, որոնք ուշադրություն են պահանջում: Բայց շատերը հստակ արտահայտված չեն։

Սա հոդված է, որի մասին արժե կարդալ և մտածել։ Գրառում մեկնաբանելու համար: Կիսվեք այն, ինչ ձեզ դուր է գալիս ընկերների և գործընկերների հետ:

Կարևոր չէ, թե օրական քանի ժամ ես զբաղվում փոքր բիզնեսով: Գլխավորն այն է, որ նրանք չեն տեսնում վերջն ու ծայրը։ Սա «հիդրանտ» է։

Եվ այս հայեցակարգը շատ ավելի լայն է, քան պարզապես առաջադրանքների ցանկը: Եվ, ցավոք, օրվա մեջ դեռ 24 ժամ կա։

Արտույտ

Եթե դուք ինձ նման եք, բոլոր ստեղծագործական և դժվարին աշխատանքն առաջ է ընթանում վաղ առավոտյան: Կան բազմաթիվ պատճառներ՝ հոգեբանական և ֆիզիոլոգիական, ինչու է դա այդպես: Բայց «հիդրանտը» խորապես անտարբեր է ձեր ներքին ռիթմերի նկատմամբ։ Քանի որ մինչ դուք քնում եք, տեղեկատվության քանակը շարունակում է աճել:

Նախաճաշից հետո բացում եք ձեր մուտքի արկղը, և «հիդրանտից» հոսքը կոտրում է էկրանը, որը գտնվում էր նամակների ճնշման տակ՝ փոստով, Bitrix, Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello և այլն: Ձեր օրացույցը պարունակում է հանդիպումներ, հարցումներ և հրահանգներ ձեր ղեկավարից, գործընկերներից, հաճախորդներից, ենթակապալառուներից, գործընկերներից: Իսկ այն, ինչ երեկ չկար առաջադրանքների ցանկում, այսօր այրվում է և պահանջում է անհապաղ կատարում։

Hydrant-ը ձեզ չի սպասի: Այն բարձրաձայն պահանջում է ձեր ժամանակն ու ուշադրությունը:

Հանկարծ առավոտյան ժամը 11-ն է, և դուք արդեն կորցրել եք ձեր օրվա լավագույն մասը:

Ինչպե՞ս արձագանքել այս իրավիճակին: Սովորաբար երկու տարբերակ է առաջարկվում՝ կամ փոխել վարքագիծը, կամ օգտագործել տեխնոլոգիա: Բայց ինչո՞ւ չօգտագործել տեխնոլոգիան վարքագծի փոփոխության հիմքը ստեղծելու համար:

Ինչպե՞ս եք արդյունավետ կերպով կառավարում տեղեկատվությունը, առաջադրանքները և գաղափարները: Պետք է հասկանալ, որ տեղեկատվության հոսքը շարունակական է, և ընդհանրապես՝ մի քանի հոսքեր. տեղեկատվությունը գալիս է էլեկտրոնային փոստից, սոցիալական ցանցերից և լրատվամիջոցներից, կայքերից, թերթերից, հանդիպումների ժամանակ, ընկերներից և նույնիսկ ձեր գլխից։ Անհնար է ամեն ինչ ծածկել։

Պե՞տք է մշակել հաղորդագրությունները, որոշել, թե ինչ անել դրանց հետ՝ արձագանքել, օգտագործել, կիսվել, պահպանել հետագա օգտագործման համար, թե ջնջել: Ե՞րբ անել դա: Իսկ ինչպե՞ս եք ժամանակ գտնում այս ամենի հետ առնչվելու համար։

Ցավոք, բազմաֆունկցիոնալ ռեժիմը, երբ փորձում եք ամեն ինչ անել միանգամից, չի աշխատում: Դուք չեք վերահսկում ձեր գրաֆիկը, ձեզ համար դժվար է ազատ ժամանակ գտնել, շեղել փոստից և կենտրոնանալ ինչ-որ բանի վրա 5 րոպեից ավելի։ Եթե այո, ապա ստուգեք իմ մեթոդը՝ ժամանակ կազմակերպելու համար, որպեսզի լինեք ամենաարդյունավետ ողջ օրվա ընթացքում. սա կարող է լինել ճանապարհը:

Երեք տեխնիկա և լրացուցիչ գործիքներ

Ամենօրյա ծես. Այս պահին մենք կազմակերպում և պլանավորում ենք՝ կենտրոնանալով կարևոր և փոքր խնդիրների վրա:

Ուսուցում - Հերթագրում - Պահեստային տեղեկատվություն - Բաշխում: Մենք հոսքը փոխանցում ենք «հիդրանտից» այն նյութին, որի հետ դուք կարող եք աշխատել: Մենք ձևավորում ենք առաջադրանքների ցանկ, օգտակար ռեսուրսների անձնական գրադարան, սոցիալական ցանցերից և լրատվամիջոցներից ստացվող տեղեկատվության կայուն հոսք:

Գործերը մինչև վերջ հասցնելը: Մենք ղեկավարում ենք առաջադրանքների ցանկը և մեր սեփական ժամանակը:

Աշխատեք ըստ ձեր ներքին ռիթմերի

Միայն դուք կարող եք պարզել արտադրողականության բարելավման ձեր սեփական շարքը. այն ամենը, ինչ ես կարող եմ անել, իմ սեփականով կիսվելն է:

Լավագույն ժամանակը տրամադրում եմ ամենակարևոր խնդիրները լուծելու համար

Առավոտյան, երբ ուղեղս իր լավագույն վիճակում է, ես 2-3 ժամ եմ հատկացնում Ամենակարևոր առաջադրանքի վրա աշխատելու համար, և ես չեմ շեղվում որևէ այլ բանով: Հետազոտությունները ցույց են տալիս, որ այն աշխատողները, ովքեր շեղված են կամ շեղվում են իրենց կողմից, առնվազն 3 րոպեն մեկ անգամ, նվազագույնը 20 րոպե հատկացնում են իրենց առաջադրանքին վերադառնալու համար:

Արժե օրը սկսել բարդ գործով, թեև մարդկային բնավորությունն է ավելի հեշտ բանից սկսելը։ Օրվա ընթացքում անպայման կծագեն չնախատեսված հանգամանքներ, հավելյալ հանդիպումներ, իսկ առաջնահերթ խնդիրները չեն ավարտվի։

Նշում եմ դադարները

Ինչ էլ որ լինի, սովորաբար 60-90 րոպե հետո կենտրոնացումը նվազում է, ուստի առավոտյան աշխատանքային շրջանը բաժանում եմ երկու մասի՝ մի փոքր ընդմիջում անելով, որի ընթացքում պետք է հեռանամ աշխատավայրից։

Գիտնականները պնդում են, որ նստակյաց ապրելակերպը հանգեցնում է սրտի խնդիրների, վատ կեցվածքի և քաղցկեղի որոշ տեսակների։

Եթե նույնիսկ մեկ տեղում նստեք ընդամենը 30 րոպե, ձեր նյութափոխանակությունը կդանդաղի 90%-ով։

Երեկոյան

Ճաշից հետո էներգիայի մակարդակը կտրուկ նվազում է, այդ իսկ պատճառով շատ մարդիկ նախընտրում են այս ընթացքում մի քիչ քնել: Ճաշից հետո ես փորձում եմ.

• Հանդիպում մարդկանց. Վստահ եմ, որ դժվար թե կարողանամ լավ անել իմ աշխատանքը նման պահին, և շփումը լրացուցիչ էներգիա է հաղորդում.
• լուծել փոքր, պարզ և կազմակերպչական խնդիրներ:

Առավոտյան և երեկոյան ծես

Դուք պետք է որոշեք, թե կոնկրետ ինչ անել այս ժամերին: Սա նշանակում է, որ դուք պետք է բացեք փոստը, որոշ հաղորդագրություններ թարգմանեք առաջադրանքների ցանկի մեջ և ժամանակ գտնեք դրանց համար այլ նախագծերի շարքում:

Խնդիրն այն է, որ հաղորդագրությունները, որոնք հեղեղում են ձեր փոստը, իրական արնախումներ են, որոնք սնվում են ձեր ժամանակով: Նրանց բաժանելը ավելի շատ ժամանակ և ջանք է պահանջում, քան կարծում եք: Եվ ամենավատն այն է, որ, անկախ նրանից, թե որքան տհաճ է, ձեր մի մասը միշտ ցանկանում է ստուգել ձեր մուտքի արկղը:

Լուծումը կայանում է նրանում, որ ներս մտնողներին պետք է վերաբերվել որպես վտանգավոր կենդանիների, որոնց մեծամասամբ պետք է պահել վանդակում, բայց այնուամենայնիվ, ժամանակ առ ժամանակ, որպեսզի նրանք ինքնուրույն չփախչեն։

Ներգնա աշխատանքով զբաղվում եմ օրը երկու անգամ՝ առավոտյան և երեկոյան ծեսերի ժամանակ։ Ես այնքան ընտելացա այնպիսի կարգի, որ մուտքի հետ աշխատելը մտքի համար դարձավ նույն ավտոմատ առաջադրանքը, ինչ մարմնի համար՝ ուտել-խմելու անհրաժեշտությունը։

Այս երկու ժամանակաշրջանների միջև ես չեմ անհանգստանում, թե արդյոք ինչ-որ բան է հասել փոստով և արդյոք մոռացել եմ ինչ-որ կարևոր բան, ես վստահում եմ իմ համակարգին: Ուստի, փակելով փոստարկղը, թարմ գլխով գնում եմ աշխատանքի։

Եվ քանի որ առավոտյան ծեսը սովորաբար կարճ է տևում (կազմակերպչական հարցերի մեծ մասը մնացել է երեկոյան ծեսին), ես ավելի շատ ուշադրություն եմ դարձնում Ամենակարևոր Առաջադրանքին։

Առաջադրանքների ցանկ

Ձեր օրը կազմակերպելու և մուտքի արկղերի հոսքը դադարեցնելու համար, որը ծծում է ձեր կյանքի բոլոր հյութերը, դուք պետք է օգտագործեք տեխնիկա և գործիքներ:

Այս արդյունավետ մեթոդներից մեկը «Ուսուցում - հերթագրում - տեղեկատվության պաշար - բաշխում», որը պատահական հոսքը թարգմանում է հետևյալի.

• առաջադրանքների հեշտ օգտագործման ցուցակ,
• օգտակար նյութերի անձնական գրադարան, որոնք պահվում են դրանց հետ հետագա աշխատանքի համար,
• նյութերի հավաքածու՝ գործընկերների հետ կիսվելու համար:

Իդեալում, դա պետք է արվի առավոտյան և երեկոյան ծեսերի ժամանակ: Եկեք ավելի սերտ նայենք այս գործընթացին:

Մուտքի ուսումնասիրություն

Ձեր մուտքի արկղը ամեն ինչ է՝ էլեկտրոնային նամակներից և Twitter-ի հաղորդագրություններից մինչև ձեր ձայնագրությունները:

Նախ, հիշեք, որ ոչ մի մուտքային զանգ չի պահանջում անհապաղ արձագանք: Մենք բոլորս սովորել ենք արագ պատասխաններ ուղարկել և ստանալ էլ.

Երկրորդ, բացարձակապես անարդյունավետ է ամեն նամակ բացելն ու դրան պատասխանելը։Դուք ավելի արդյունավետ կլինեք, եթե մի բան անեք։ Օրինակ, պարզապես դիտեք ձեր մուտքի արկղը: Մեր ուղեղն այնքան էլ լավ չէ մի քանի առաջադրանք իրար հետ կապելու մեջ: Երբ մարդիկ կարծում են, որ կարող են հեշտությամբ կատարել բազմաբնույթ առաջադրանքներ, նրանք իսկապես արագ անցնում են մի առաջադրանքից մյուսին: Բայց դա բացասաբար է անդրադառնում ընկալման և կենտրոնացման վրա:

Այսպիսով, երբ բացում եք ձեր մուտքի արկղը, պարզապես նայեք դրան: Սա «Get it done» դասական մեկ առաջադրանքի մոդելն է.

• եթե կարող եք դիտել ձեր մուտքի արկղը երկու րոպեից պակաս ժամանակում, արեք դա;
• եթե չեք կարող, ավելացրեք այն առաջադրանքների ցանկին, որոնց պետք է ավելի ուշ վերադառնաք.
• դուք կարող եք պարզապես անտեսել ֆայլը:

Նույնիսկ եթե դուք բացում եք ձեր հերթագրված մուտքի արկղը ձեր հաղորդագրությունները դիտելուց անմիջապես հետո, դուք դեռ ժամանակ ունեք վերակառուցելու համար:

Դիտեք ձեր մուտքի արկղը առավոտյան միայն խիստ անհրաժեշտության դեպքում:

Առավոտյան հաղորդագրություններին նայելիս ինքներդ ձեզ հարց տվեք՝ արդյոք դրանք հրատապ են: Իրական հրատապ հաղորդագրությունները ձեր թիվ մեկ թշնամին են, քանի որ դրանք խլում են թանկարժեք ժամանակը, որը դուք կցանկանայիք ծախսել Ամենակարևոր առաջադրանքի վրա:

Հակառակ դեպքում, պարզապես անհրաժեշտ է առաջադրանքների ցանկում ներառել «Ստուգեք հաղորդագրությունները երեկոյան» կետը։

Հերթում

Տեղադրեք ոչ հրատապ առաջադրանքները, որոնց ավարտը տևում է ավելի քան 2 րոպե, հերթի երկու հատվածներից մեկում.

1. Կարդալու բաներ. կարելի է ավելացնել առցանց ռեսուրսներ, որոնց մասին կարելի է կարդալ և մտածել: Դուք կարող եք վերադառնալ այս նյութերին ավելի ուշ և ցանկացած սարքից:
2. Ինչ պետք է արվի. մուտքային հաղորդագրությունները ուղղակիորեն վերահղվում են առաջադրանքների ցանկին՝ օգտագործելով օգնությունը:

Իհարկե, դուք կարող եք նաև ձեռքով ստեղծել առաջադրանքների ցանկ, բայց ես ավելի հարմար եմ համարում հավելվածները:

Նյութերի ընթերցում և բաշխում անձնական գրադարանում

Երեկոյան ծեսի ժամանակ ես վերադառնում եմ առաջադրանքների ցանկին և ստուգում եմ ընթերցանության հերթում գտնվող նյութերը: Քանի որ ես օգտագործում եմ Pocket-ը, կարող եմ դրանք դիտել մետրոյով ճանապարհորդելիս, հանդիպման սպասելիս կամ ցանկացած այլ ազատ պահին: Հետեւաբար, ես սովորաբար արագորեն զբաղվում եմ այս ցուցակով:

Եթե նյութն իսկապես արժանի է, ավելացրեք այն օգտակար նյութերի իմ առցանց գրադարանին: Այն կարելի է պիտակավորել, ուստի նշումները հեշտ է գտնել հաջորդ օրը, մեկ ամիս կամ նույնիսկ մեկ տարի անց: Եվ հատուկ շնորհակալություն Diiogo-ին ընձեռված հնարավորության համար:

l8r թեգը (այսինքն՝ ավելի ուշ՝ անգլերենից. «Later») ռեսուրսը դնում է մեկ այլ հերթում, որը ես կանչում եմ առաջադրանքների ցանկի գիշերային ստուգման ժամանակ։

Բացի այդ, Diigo-ն ավտոմատ կերպով պահպանում է ցանկացած տեքստի պատճենը, որը ես ավելացնում եմ նշումների վանդակում: Ես կարող եմ խմբագրել այս նշումը, տեղադրել դիտողություններ, մտքեր, որոնք օգտակար են, երբ ուզում եմ նյութով կիսվել որևէ մեկի հետ:

Տարածեք սա

Diigo-ում որոշ պիտակներ թույլ են տալիս հրապարակել ձեր ակտիվը ցանկացած վայրում: Որի շնորհիվ մոգության շնորհիվ.

• «Հավանել» պիտակով նյութը ուղարկվում է իմ Tumblr-ին որպես մեջբերում,
• եթե ընտրեք «Tweet» վերնագրի թեգը և գրառման հղումն ուղարկվի Twitter,
• Դուք կարող եք հարմարեցնել պիտակները այլ հաշիվների համար՝ LinkedIn, Facebook…

Այս մեթոդի շնորհիվ «հիդրանտից» ամբողջ հոսքն ուղարկվում է առաջադրանքների ցանկ և անձնական գրադարան, իսկ ընտրված ռեսուրսները, իրենց հերթին, կարող են համօգտագործվել: Եվ այս ամենը առանց ուշադրությունը կորցնելու։

Երեկոյան ծես

Քանի որ ես ուզում եմ առավոտյան կենտրոնանալ ստեղծագործական աշխատանքիս վրա, երեկոյան ծեսը օրվա պլանավորման հիմնաքարն է։

Ինչպես եմ սկսում երեկոյան ծեսը

Ճաշից հետո ժամանակի համաձայն.

• Առավոտյան ես արդեն կատարել եմ իմ Ամենակարևոր առաջադրանքը.
• Իմ մուտքի արկղում կուտակված չընթերցված հաղորդագրություններ, որոնք ես ստացել էի, երբ զբաղված էի Ամենակարևոր առաջադրանքի վրա աշխատելով.
• Առաջադրանքների ցուցակի հերթը պարունակում է այն առաջադրանքները, որոնք ես դնում եմ այնտեղ առավոտյան, և ստանդարտ առաջադրանքները, որոնք ես անում եմ ամեն օր երեկոյան ծեսի ժամանակ:

Ընթացիկ ամենօրյա առաջադրանքներ

Ինչպես նշվեց ավելի վաղ, երեկոյան ծեսը ներառում է այնպիսի առաջադրանքներ, ինչպիսիք են.

1. Դիտել. Սա ամեն ինչի ամբողջական ստուգումն է. ես զբաղվում եմ հնարավոր ամեն ինչով, նույնիսկ այն նյութերով, որոնց հետ աշխատելու համար կպահանջվի ավելի քան 2 րոպե։
2. Կարդացեք, տարածեք, տարածեք։ Աշխատում եմ վերջին 24 ժամվա ընթացքում ավելացրած բոլոր հետաքրքիր նյութերի հետ:
3. Դիտեք առաջադրանքների ցանկը: Ես բացում եմ իմ առաջադրանքները և, ելնելով Ամենակարևոր առաջադրանքի վրա աշխատելու առաջընթացից, ես.

• Ես որոշում եմ, թե ինչ եմ անելու այս երեկո, և ինչը կհետաձգեմ վաղը,
• որոշեք, թե որն է լինելու վաղվա առավոտվա ամենակարևոր առաջադրանքը և որոշեք, թե որքան ժամանակ պետք է հատկացվի դրան,
• Ես հանգստի ժամանակ եմ ներառում ժամանակացույցում (կամ հետաձգում եմ այն ավելի ուշ կամ ինչ-որ ժամանակի համար):

Կան ևս մի քանի ընթացիկ անելիքներ, օրինակ՝ պատասխանել երեկ ստացված նամակներին, կամ հետևել ֆինանսներին և այլն: Նրանցից ոմանք հայտնվում են միայն հատուկ օրվա ընթացքում: Օրինակ, ես ստուգում եմ վերը նշված Դիիգոն ամեն չորեքշաբթի և շաբաթ օրը:

Շաբաթական ստուգում

Ամեն երկուշաբթի պետք է առաջադրանքների ցանկում ներառել «Կազմել շաբաթվա նպատակների ցուցակ» կետը։ Հետևաբար, շաբաթվա ընթացքում ամեն երեկո ես նկատի ունեմ այս նպատակները. դա օգտակար կլինի, երբ պետք է որոշեմ, թե ինչ անել այսօր և ինչ թողնել ավելի ուշ:

Ամեն ուրբաթ երեկո մտովի վերանայում եմ այս նպատակները և քննադատաբար գնահատում դրանք:

Եվ միայն դրանից հետո գալիս է հանգստի ժամանակը

Քանի որ ավելի հեշտ է կառավարել իմ գրաֆիկը երեկոյան ժամերին և ավելի դժվար է աշխատել բարդ առաջադրանքների վրա, ապա օրվա ընթացքում հավանաբար կզբաղվեմ վերանայմամբ և հերթում առաջադրանքներ ու նյութեր ավելացնելով։ Այնուամենայնիվ, ձեր մուտքի արկղը փակ կլինի առնվազն կես օրով:

Իմ օրն ավարտվում է «Ուսումնասիրություն - հերթագրում - տեղեկատվության պաշար - բաշխում» առաջադրանքով, այնպես որ ես կարող եմ նոր օր սկսել առանց կիսատ գործերի բեռի: