Ինչպես կազմակերպել աշխատանքային տարածքը և գրասենյակային ժամանակը

2024 Հեղինակ: Malcolm Clapton | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 03:59

Գրասենյակում բոլոր աշխատանքները սկսվում են սեփական աշխատանքային տարածքից, բայց հաճախ մարդիկ բավականաչափ ուշադրություն չեն դարձնում այս պահին: Աշխատանքային տարածքը ոչ միայն կահույք և համակարգիչ է, այլ նաև պլանավորում, աշխատանքային ընթացք, լրացուցիչ գործիքներ։ Այս հոդվածը պարունակում է պարզ խորհուրդներ, թե ինչպես ճիշտ կազմակերպել ձեր աշխատավայրը:

Ամեն ինչ սկսվում է աշխատավայրից։

Դ. Քարնեգի

Աշխատանքը սկսվում է աշխատավայրից և դրա կազմակերպումից: Կան, իհարկե, բացառություններ՝ ստեղծագործ և եզակի անհատականությունների տեսքով, որոնց համար այս հարցն այնքան էլ կարևոր չէ։ Բայց նույնիսկ նրանք ունեն ստեղծագործական անկարգության իրենց համակարգը, նույնիսկ եթե դա չեն ընդունում։ Մարդկանց մեծ մասը սովորական գրասենյակային տարածքներում աշխատում է սովորական գրասեղանների վրա, և նրանց համար նախատեսված են հետևյալ խորհուրդները.

Սեղան

Աշխատանքային ճիշտ միջավայրը լարում է միտքը ճիշտ ռիթմի վրա: Դուք ձեր տունը խառնաշփոթ չեք պահում և հստակ գիտեք, թե որտեղ և ինչ է: Աշխատավայրում էլ է այդպես՝ ամեն ինչ պետք է իր տեղում լինի, և ոչ մի ավելորդ բան, որը կարող է շեղել հիմնական գործերից։

Ինչպե՞ս է ամեն ինչ սկսվում, երբ նոր ես գալիս աշխատանքի: Սեղանից: Իսկ համակարգչի վրա սովորաբար թղթերի կույտեր, ցրված գրենական պիտույքներ, գավաթներ, ինչ-որ անպետք հուշանվերներ ու փոշի են լինում։ Իսկ ինչպիսի՞ն կլինի ներքին վիճակը նման աշխատավայրի հետևում։ Չհավաքված. Դուք, իհարկե, այդպես չեք մտածի, բայց ենթագիտակցական միտքն արդեն որոշել է ամեն ինչ։ Ինչ իրականություն էլ լինի շուրջը, դուք նույնպես: Եվ գիտակցությունը վերցրեց այս միտքը, և ձեր տրամադրությունը վերացավ:

Ձեր աշխատասեղանը միշտ կոկիկ պահեք: Սկսեք ձեր օրը փոշին մաքրելով, կարգավորեք լուսավորությունը, գրեք օգտակար տեղեկություններ կպչուն պիտակների վրա, լվացեք ձեր սուրճի բաժակը, լրացրեք ձեր օրացույցը. Այս պարզ գործողությունները կաշխուժացնեն հետագա աշխատանքը:

Իդեալական աշխատավայրը գործիք է աշխատանքի համար, հարմարավետ լուսավորություն, անհրաժեշտ գրենական պիտույքներ և աշխատողի համար պարզ կահույք:

Ինչպե՞ս աշխատել՝ կանգնած, թե՞ նստած: Դու որոշիր։ Կարծում եմ, որ նստելն ավելի լավ է, բայց անպայման պետք է ընդմիջումներ անել՝ քայլել, մի փոքր տաքանալ, թարմ օդ խմել, 2-3 հարկ բարձրանալ աստիճաններով։ Իմ աշխատանքային գրաֆիկը՝ 45 րոպե՝ առաջադրանք առանց ընդհատումների, 15 րոպե ընդմիջում, հետո 1 ժամ շարունակական աշխատանք և 15 րոպե հանգիստ։ Աշխատանքային օրը այսպես է կառուցված.

Մի մոռացեք ձեր սեփական պահարանի կամ արխիվի մասին, քանի որ յուրաքանչյուր աշխատակից միշտ ունի իր անձնական գործը կամ թղթային արխիվը: Դուք կարող եք նաև պահարանում պահել անձնական իրեր, որոնք չէիք ցանկանա ցուցադրել: Յուրաքանչյուր դարակ և պահարան պետք է կատարի իր գործառույթը և չհատվի այլ տարրերի հետ: Դա ավելի հարմար կդարձնի փաստաթղթերի և տարբեր պարագաների հետ աշխատելը:

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում

Ստեղծեք ձեր աշխատանքի, փաստաթղթերի, նախագծերի, ձեր աշխատանքային համակարգչում պահվող ծառայության տեղեկատվության կրկնօրինակները և ուղարկեք դրանք ընկերության սերվերին կամ ամպային պահեստին:

Որքան էներգիա և նյարդեր են ծախսում մարդիկ կորցրած տեղեկատվության պատճառով: Համակարգիչը խափանվել է, կախվել, ինչ-որ մեկը պատահաբար ջնջել է կարևոր տվյալներ։ Մի կրկնեք նրանց սխալը և կրկնօրինակեք: Թույլ մի տվեք, որ հանգամանքները վերահսկեն ձեզ և ձեր աշխատանքը:

Մի տեղադրեք ավելորդ հավելվածներ, անհրաժեշտ գործողությունների մեծ մասը կատարվում է ստանդարտ ծրագրային փաթեթներում: Եթե դուք տիրապետում եք աշխատանքի որոշակի գործիքի, խնդրեք ղեկավարությանը կամ ՏՏ բաժնին տեղադրել այն՝ հիմնավորելով ձեր արդյունավետ աշխատանքը դրանում։

Մեկ այլ պարզ հուշում. փորձեք հավատարիմ մնալ մեկ բանի ձեր էլեկտրոնային տարածքում: Եթե Ձեզ դուր են գալիս Yandex-ի ծառայությունները, ընտրեք դրանք, եթե Google-ի ծառայությունները՝ աշխատեք նրանց հետ:Դուք կիմանաք գործիքների բոլոր ուժեղ և թույլ կողմերը, ինչպես նաև կկարողանաք արագ կարգավորել ձեր համակարգը նոր տեղում: Թարմ ծրագրերի մրցավազքը միշտ չէ, որ արդարացված է։

Աշխատանքային կայանում ստեղծեք ձեր անձնական պարզ էլեկտրոնային հիերարխիան: Դուք պետք է կարճ ժամանակում գտնեք ձեր հին փաստաթղթերից որևէ մեկը: Սա հատկապես կարևոր է, երբ ձեզանից պահանջում են շտապ ինչ-որ բան լուծել, և դուք մոռացել եք, թե որտեղ է պահվում այդ տեղեկատվությունը:

Սկանավորեք բոլոր ամենակարևոր փաստաթղթերը: Բազմաթիվ աշխատանքային կոնֆլիկտներ գերատեսչությունների միջև առաջացան որոշ կորցրած կարևոր թղթի պատճառով:

Պլանավորում

Նկատե՞լ եք, որ աշխատանքը երբեմն վերածվում է խառնաշփոթի՝ մի շարք առաջադրանքներ, զրույցներ, հանդիպումներ, թղթերի ստուգում։ Եվ դուք անվերջ պտտվում եք դրա մեջ: Դուք կարծես թե աշխատում եք, բայց դժվար է դա աշխատանք անվանել: Այս ամենի հետևում տեղի ունեցողի ընդհանուր պատկերը տեսանելի չէ, և սա ժամանակակից արտադրողականության խնդիրներից է՝ կան գործողություններ, կան նաև արդյունքներ, բայց առօրյայում դրանք այնքան էլ նկատելի չեն։

Դրանից խուսափելու համար անհրաժեշտ է կազմել օրվա, շաբաթվա և նույնիսկ մեկ ամսվա համար նախատեսված առաջադրանքների և գործողությունների պլան:

Շատերն օգտագործում են նոթատետրեր կամ օրագրեր: Այո, դա լավ է, բայց թուղթը «պատահական մուտքի հիշողություն» է, այն պահպանում է ամբողջ հեղուկությունը, և հիմնական տեղեկատվությունը կորչում է էջերի առատության մեջ: Նոթատետրը կամ օրագիրը արդեն պլանավորման արխայիկ եղանակ է: Օրագրում դուք չեք տեսնում իրադարձությունների ամբողջական պատկերը, չեք պատկերացնում, թե երբ է ավելի լավ անել մի բան, և երբ մեկ այլ բան, և կարող եք նաև բաց թողնել որոշ կարևոր իրադարձություն: Պահանջվող տվյալները հանելու և համապարփակ վերլուծություն իրականացնելու ոչ մի միջոց չկա: Պատկերացրեք, թե քանի էջ պետք է թերթեք, որպեսզի համադրեք անհրաժեշտ տեղեկատվությունը:

Այժմ կան բազմաթիվ հավելվածներ և առցանց ծառայություններ ձեր աշխատանքային ժամանակը կազմակերպելու համար։ Հավատացեք, դա պետք է արվի, եթե ցանկանում եք արդյունավետ աշխատել՝ անկախ իրավիճակից և տրամադրությունից։ Այսօր անելիքների ցանկը վերաբերում է արդյունավետ առաջադրանքների և ժամանակի կառավարմանը:

Ես օգտագործում եմ համատեքստի պլանավորման համակարգը Գլեբ Արխանգելսկու Outlook միջավայրում: Այն, ինչ ինձ դուր է գալիս դրա մեջ՝ գործիքի պարզությունն ու արդյունավետությունը, հայտնի հավելվածը, օրացույցի, առաջադրանքների և փոստի համադրությունը մեկ տեղեկատվական տարածքում, ինտեգրում գրասենյակային հավելվածների հետ: Ցանկացած աշխատակից կարող է կարճ ժամանակում վերապատրաստվել այս պլանավորման համակարգում:

Ահա մի քանի խորհուրդներ ձեր աշխատանքային ժամանակը կազմակերպելու համար.

• Պլանավորեք ճկուն, համատեքստում, ոչ թե կոշտ ժամանակին:
• Սովորեք հասկանալ, թե ինչն է կարևոր և ինչը ոչ:
• Հեշտությամբ բաժանվեք աննշան գործերից։
• Գնահատեք ծախսած ժամանակի որակը, ոչ թե բուն ժամանակը:
• Անհրաժեշտության դեպքում «ոչ» ասեք ինքներդ ձեզ և այլ մարդկանց:
• Սկսեք ձեր օրը դժվար և տհաճ գործերով:
• Աշխատանքի ժամանակ առաջադրանքներ և նախագծեր պլանավորելիս սահմանեք դրանց վերջնաժամկետներ:

Հզոր հոգեբանական հնարք՝ ավարտված առաջադրանքը խաչ քաշելն է կամ դրա դիմաց տիզ դնելն է։ Սա ձեզ լրացուցիչ ներքին էներգիա կտա հիանալի արդյունքների հասնելու համար: Կտեսնեք, որ ամեն ինչ իզուր չէ։

Աշխատեք փոստով

Ինչպե՞ս կազմակերպել աշխատանքը փոստով:

Նախ, դուք պետք է սահմանեք դրա հետ գործառնական ժամանակը, որպեսզի կրճատեք ընդհատումների քանակը: Լավագույնն այն է, որ դա անել առավոտյան, երբ առաջադրանքները սկսում են ձևավորվել, և կեսօրին, երբ դուք պետք է ստուգեք, թե ինչ վիճակում են:

Երկրորդը, պետք չէ միանգամից պատասխանել երկիմաստ նամակներին։ Պետք է մտածել ամեն ինչի մասին՝ բողոքարկում, պատասխանի կառուցում, լրացուցիչ տեղեկատվություն։ Փորձեք հնարավորինս ցածր պահել սուբյեկտիվությունը։ Մոռացեք արագ պատասխանների մասին, ինչպես նախկինում բոլորն անում էին սոցիալական ցանցերում:

Երրորդ, մի ծանրաբեռնեք նամակի տեքստը տեղեկատվությունով, որը հասկանալի է միայն ուղարկողի համար: Փորձեք պատասխանել հակիրճ և հակիրճ՝ կշռադատելով յուրաքանչյուր բառը: Մեր թվային դարաշրջանում սա շատ կարևոր է. ոչ ոք շահագրգռված չէ յուրօրինակ եզրակացություններ անելով:

Եվ վերջապես, մի մոռացեք ցանցի մասին՝ հասցեատիրոջը հասցեագրելը, գրելաոճը, դեպքի տվյալները, կոնտակտային տվյալները:Իմացեք, թե ինչպես գրել նամակ, վերլուծել ձեր գրածը և ինչպես կիրառել:

Լրացուցիչ գործիք

Մեկ այլ բան, որն օգնում է ձեր աշխատանքն ավելի արդյունավետ դարձնել, գրատախտակն է: Անփոխարինելի գործիք, հատկապես, երբ բաժինը ուղեղային գրոհ է անում կամ միջանկյալ փուլերով լուրջ խնդիր է լուծում։

Իմ մասնագիտական կարիերայում խորհուրդը աշխատանքային միջավայրի անփոխարինելի հատկանիշն էր։ Այն օգտակար է նաև թղթի խնայողության առումով։ Դուք չեք հավատա, թե քանի թերթիկ է ծախսվում ձեր գաղափարներն ու լուծումները բացատրելու համար։

Տեսողական մտածողության շնորհիվ (բոլորն էլ ունեն), մարդիկ կարող են միասին նկարվել գրատախտակի վրա, բացատրել իրենց մտքերը և առաջարկել խնդրի լավագույն լուծումները: Բոլորը կարող են տեսնել և հասկանալ ամեն ինչ։

Ավելացնեմ, որ աշխատանքում ինձ օգնում է երաժշտությունը։ Դա դրական է ազդում իմ արտադրողականության վրա, հատկապես, երբ ես պետք է աշխատեմ համակարգչի վրա կրկնվող առաջադրանքների հետ կամ փաստաթղթերի մեծ փաթեթ կազմեմ: Առհասարակ, առավոտը լավ է սկսել դրական երաժշտությամբ։ Բայց դուք չպետք է այն միացնեք բոլորի համար, հիշեք՝ դուք մենակ չեք աշխատում, ինչ-որ մեկի համար երաժշտությունը միայն կխանգարի։