Ինչպես լինել գրասենյակի ամենաարդյունավետ աշխատակիցը և դեռ տուն գնալ 17:30-ին

2024 Հեղինակ: Malcolm Clapton | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 03:59

Երբեմն անելիքների ցանկը մեզ անվերջ է թվում: Հենց դրան նայելով՝ մենք արդեն ուժասպառ ենք զգում քրտնաջան աշխատանքից։ Մեզ բոլորիս տանջում է այն հարցը, թե ինչպես լինել արդյունավետ, ժամանակ ունենալ աշխատանքային բոլոր առաջադրանքները հաղթահարելու համար, բայց միևնույն ժամանակ օր ու գիշեր չանցկացնել աշխատավայրում։ Այս հոդվածում մենք կփորձենք պատասխանել դրան:

Սա Կալ Նյուպորտն է: Եվ նրան կարելի է անվանել իսկապես արդյունավետ, քանի որ նա.

• համալսարանի պրոֆեսոր, ով այնտեղ անցկացնում է լրիվ դրույքով և, բացի զույգերից, կազմակերպում է տարբեր միջոցառումներ ուսանողների համար.
• տարեկան վեց (կամ նույնիսկ ավելի) հոդված է գրում գիտական ամսագրերի համար.
• հեղինակ է չորս հիանալի գրքերի և այժմ աշխատում է հինգերորդի վրա.
• հոգատար ամուսին և հայր;
• վարում է բլոգ արտադրողականության և արդյունավետության մասին, որը պարբերաբար թարմացվում է նոր գրառումներով:

Չնայած վերը նշված բոլորին, նա աշխատանքն ավարտում է երեկոյան 17:30-ին և հազվադեպ է բիզնեսով զբաղվում հանգստյան օրերին:

Ոչ, նա սուպերհերոս չէ և 15 օգնականներից բաղկացած թիմ չունի: Եկեք մեկ րոպե դադարենք նախանձել նման կազմակերպվածությանն ու արդյունավետությանը և մտածենք, թե ինչպես է Կալը կարողանում ամեն ինչ անել։

Ստորև դուք կգտնեք խորհուրդներ, որոնք կօգնեն ձեզ սովորել, թե ինչպես արդյունավետ կառավարել ձեր ժամանակը, դադարեցնել ծույլ լինելը, պարզապես սկսել ավելին անել և ժամը 17:30-ին հեռանալ գրասենյակից տուն: Այսպիսով, եկեք սկսենք:

1. Անելիքների ցանկը չարիք է: Ինքներդ ժամանակացույց արեք

Անելիքների ցուցակներն ինքնուրույն անօգուտ են: Դրանք ընդամենը ձեր առաջին քայլն են: Դուք պետք է հստակ ժամանակացույց կազմեք ինքներդ ձեզ համար։ Ինչի համար? Սա կօգնի ձեզ պլանավորել, թե իրականում ինչ կարող եք անել: Սա թույլ կտա ձեզ կատարել կոնկրետ առաջադրանք հենց այն ժամանակ, երբ դուք կարող եք այն իրականացնել առավել արդյունավետ, և ոչ միայն այն պատճառով, որ այն ցուցակի չորրորդն է:

Քանի դեռ յուրաքանչյուր առաջադրանքի համար կոնկրետ ամսաթիվ և ժամ չունեք ձեր ցուցակում, դուք պարզապես ցանկալի մտածողություն եք:

Կալ Նյուպորտ

Պլանավորումը խրախուսում է ձեզ դիմակայել իրականությանը: Դուք ունեք սահմանափակ ժամանակ և որոշակի թվով առաջադրանքներ: Բայց դուք չեք կարող հստակ որոշել, թե յուրաքանչյուր առաջադրանքը ձեզ համար որքան ժամանակ կպահանջի: Երբ դուք նայեք աշխատանքի ամբողջ շրջանակին, դուք կկարողանաք արդյունավետորեն անցկացնել յուրաքանչյուր աշխատանքային ժամը, ավելի շատ բան քամել դրանից և աշխատել որտեղ, երբ և որտեղ ձեզ ավելի հարմար է:

Փորձագետները համաձայն են, որ եթե դուք չեք հաշվարկում առաջադրանքների կատարման համար անհրաժեշտ ճշգրիտ ժամանակը, ապա նախօրոք ձեզ դատապարտում եք ձախողման:

Անշուշտ, ձեզնից շատերն այժմ կարծում են, որ առաջադրանքների մեծ մասը հանկարծակի է առաջանում և հնարավոր չէ կանխատեսել և պլանավորել: Այո, իհարկե, նման անսպասելի առաջադրանքները շատ դժվար է ներառել ձեր գրաֆիկում։ Բայց դրա համար պետք չէ ճակատին յոթ բացվածք լինել: Ամեն ինչ կարող է փոխվել ցանկացած պահի։ Այնուամենայնիվ, դուք պետք է պլան ունենաք, հակառակ դեպքում կկորցնեք ձեր սեփական ժամանակը:

Ցանկանու՞մ եք դադարեցնել հետաձգող լինելը: Ժամանակացույցը կօգնի ձեզ։

Կալ Նյուպորտ

Այն գիտակցումը, որ դուք ունեք հստակ ծրագրված աշխատանքի շրջանակ, արդեն նվազեցնում է գործերը հետաձգելու ցանկությունը: Չես մտածում՝ հիմա աշխատե՞ս, թե՞ ոչ, որոշումն արդեն կայացված է։

Արդյո՞ք սա չափից դուրս կանոնակարգված է և ոչ այնքան զվարճալի ձեզ համար: Սխալ մտածիր։

Հետազոտությունները ցույց են տալիս, որ ոչ միայն աշխատանքային ժամանակի, այլև հանգստի ժամանակացույցը լավ գաղափար է: Այսպիսով, դուք կբարելավեք ձեր կյանքի որակը. այն մարդկանց կենսամակարդակը, ովքեր հստակորեն պլանավորում են նույնիսկ իրենց ազատ ժամանակը, շատ ավելի բարձր է, քան նրանց, ովքեր դա չեն անում:

Լավ, մենք հանեցինք անելիքների ցանկը և կազմեցինք կոնկրետ ժամանակացույց: Հիմա եկեք սովորենք, թե ինչպես առաջնահերթություն տալ, քանի որ շաբաթը յոթ օր չեք կարող աշխատել 24 ժամ, այնպես չէ՞:

2. Ենթադրեք, որ պատրաստվում եք տուն գնալ 17:30-ին, իսկ հետո պլանավորեք անելիքները մինչ այդ ժամը:

Աշխատանքը կխլի այն ամբողջ ժամանակը, որը դուք տալիս եք: Տվեք նրան 24 ժամ, շաբաթը յոթ օր, և վստահ եղեք, որ աշխատանքը կխլի այդ ամբողջ 168 ժամը:

Դուք պետք է սահմաններ դնեք, եթե ցանկանում եք հավասարակշռել աշխատանքային և անձնական կյանքը: Ժամանակի սահմանափակումները կնպաստեն ձեր արդյունավետությանը:

Ձեզ համար սահմանեք վերջնաժամկետ՝ աշխատանքից դուրս եք գալիս 17:30-ին: Եվ հետո պլանավորեք առաջադրանքների քանակը, որոնք դուք կարող եք տիրապետել այս պահին:

Cal-ն այս խիտ գրաֆիկն անվանում է կատարում:

Դուք կարող եք նաև այլ ճանապարհով գնալ՝ ինքներդ ձեզ համար ստեղծեք կատարյալ աշխատանքային գրաֆիկ, իսկ հետո կատարեք ճիշտ հակառակը: Աշխատեք քրտնաջան և քրտնաջան, առանց ինքներդ ձեզ խղճալու: Հավատացեք ինձ, երբ դուք քրտնաջան աշխատում եք, խելացի և օգտակար լուծումներն ինքնուրույն կգտնեն ձեզ:

Բայց մի մոռացեք, որ դուք պետք է պաշտպանվեք ձեզ ավելորդ աշխատանքից: Դուք պետք է զգաք, որ վերահսկում եք ձեր ժամանակացույցը: Որքան շատ եք զգում, որ վերահսկում եք իրավիճակը, այնքան ավելի քիչ սթրես եք ապրում:

Լավ, դու պատկերացնում ես կատարյալ օրը բոմժի համար և անում ես հակառակը: Սա կօգնի ձեզ արդյունավետորեն հաղթահարել ձեր ընթացիկ խնդիրները: Ինչ վերաբերում է երկարաժամկետ ծրագրերին:

3. Կազմեք պլան ընթացիկ շաբաթվա համար:

Կարծում եմ կհամաձայնեք, որ կարճաժամկետ ծրագրերն այլևս լավ չեն։ Եթե մտածես միայն այսօրվա մասին, երբեք առաջ չես լինի։

Ցանկանու՞մ եք գրքեր գրել, զբաղվել տարբեր գործունեությամբ, հետազոտություններ անել և միևնույն ժամանակ լինել լավ ծնող։ Շաբաթվա կոնկրետ պլան է պետք։

Կալ Նյուպորտ

Մարդիկ չեն սիրում նայել երկարաժամկետ ծրագրերին, բայց մոռանում են, թե որքան օգուտ կարող են բերել դրանց։ Ես գիտեմ, թե ինչ եմ անում իմ կյանքի ամեն ժամ, օր, շաբաթ, ամիս: Ի՞նչ եք կարծում, սա դժվա՞ր է: Ավելի հեշտ, քան կարծում եք: Երկուշաբթի առավոտյան տևում է մեկ ժամ: Միայն.

Երկուշաբթի առավոտյան ես կազմում եմ շաբաթվա պլանը: Ես անցնում եմ իմ փոստով, մտածում եմ այն խնդիրների մասին, որոնք պետք է կատարեմ, ստուգում եմ իմ օրացույցը և մտածում, թե ինչպես պլանավորեմ իմ ժամանակը այսպես: Երբ ես պլան ունենամ, այն էլեկտրոնային փոստով ուղարկում եմ ինքս ինձ, այժմ այն միշտ կտեսնեմ իմ Inbox-ում: Այստեղ ես կարող եմ ամեն օր դիտել այն, ինչպես նաև միշտ կարող եմ օրական շատ անգամ վերադառնալ դրան, եթե հանկարծ մոռանամ իմ առաջնահերթությունների մասին:

Եվ Կալը ճիշտ է. Դուք ավելի արդյունավետ եք ծախսում ձեր ժամանակը, երբ հետևում եք պլանին:

Թերևս կարծում եք, որ բավական է միայն ձեր գլխում մտածել շաբաթվա բոլոր առաջադրանքները, բայց պարտադիր չէ դրանք գրի առնել։ Ոչ, դա այդպես չէ:

Եթե դուք գործերի պլան եք գրում, ապա ավելի հավանական է, որ դրան կառչած կլինեք. կունենաք շոշափելի, ոչ իդեալական ինչ-որ բան, դա ձեզ կհիշեցնի ձեր առաջնահերթությունների մասին:

Այսպիսով, դուք այժմ ունեք հստակ ժամանակացույց և շաբաթական պլան: Բայց զգում ես, որ ուրիշ բան է պակասում։ Իսկ դու ճիշտ ես մտածում։

4. Կատարեք ավելի քիչ առաջադրանքներ, բայց արեք դա կրքոտությամբ:

Դուք հավանաբար մտածում եք նման բան. «Ես պարզապես չափազանց շատ անելիք ունեմ: Ես երբեք չեմ կարողանա հաղթահարել դրանք հատկացված ժամանակահատվածում»:

Եվ Կալը խոստովանում է, որ դուք կարող եք ճիշտ լինել: Բայց պետք չէ հուսահատվել կամ խուճապի մեջ աշխատել մինչև ժամը 22:00-ն։

Դուք պետք է ավելի քիչ անելիք ունենաք, քան հիմա ունեք: Հիշեք, որ ձեր բոլոր գործերն այնքան կարևոր չեն, որքան կարող են թվալ: Դուք ասում եք այո ավելի հաճախ, քան պետք է: Հարցրեք ինքներդ ձեզ. «Ի՞նչն է ինձ համար իսկապես արժեքավոր կյանքում»: Եվ հետո կտրեք որքան հնարավոր է ավելորդ:

Կալ Նյուպորտ

Մեզ միշտ գնահատում են այն ամենի համար, ինչ անում ենք լավագույնս: Այսպիսով, եթե ցանկանում եք հաջողակ լինել, մի ծանրաբեռնվեք, թույլ տվեք ավելի քիչ առաջադրանքներ կատարել, բայց դրանք ավելի լավ կատարելու հնարավորություն կունենաք։ Մարդիկ շատ հաճախ ասում են՝ այո: Ես ասում եմ ոչ շատերին ու շատերին։ Ես անխնա խուսափում եմ այնպիսի գործերից, որոնք ինձ հանգստացնում են, եթե զգում եմ, որ դրանք ինձ համար իրականում նշանակություն չունեն:

Դուք զգում եք, որ ընդհանրապես ժամանակ չունեք, բայց ժամանակի կառավարման մասնագետ Ջոն Ռոբինսոնը համաձայն չէ ձեզ հետ և կարծում է, որ այսօր մենք կարող ենք շատ ավելի շատ ազատ ժամանակ ունենալ, քան երբևէ։

Նա պնդում է, որ ժամանակակից մարդիկ ավելի շատ չեն աշխատում, քան իրենց նախորդները (չնայած մեզանից շատերն այլ կերպ են մտածում): Հետազոտությունները ցույց են տալիս, որ վերջին 40 տարիների ընթացքում մարդիկ շատ ավելի քիչ ժամանակ են ծախսել աշխատանքային առաջադրանքները կատարելու վրա և շատ ավելի հավանական է, որ ներգրավվեն անարդյունավետ շեղումների մեջ: Բոլորը, ըստ Ջոնի, ժամանակ ունեն հանգստանալու։

Սրանից ի՞նչ եզրակացություն։ Դուք զգում եք, որ ժամանակ չունեք, քանի որ այն տրոհվել է ձանձրալի փոքրիկ գործերի մեջ, որոնք սպառում են ձեր և ձեզ կյանքը:

Այսպիսով, ավելի քիչ արեք: Բայց դա արեք «ավելի քիչ» կրքով և հուզմունքով:

Ձեր պլանները կառուցված են և դրանք հիանալի տեղավորվում են ձեր ժամանակացույցի մեջ: Բայց մի հարց դեռ բաց է մնում՝ ի՞նչ առաջադրանքներ պետք է կատարես։

5. Փոքր գործերին ավելի քիչ ուշադրություն դարձրեք՝ կենտրոնացեք այն ամենի վրա, ինչն ավելի առաջնահերթություն է

Աշխատանքի ժամանակ մենք տարբեր գործեր ենք անում։ Փոքր բաները, ինչպիսիք են էլեկտրոնային փոստի վերլուծությունը, ընթացիկ և, եթե մտածեք, ոչ միշտ անհրաժեշտ հանդիպումները և հաջորդ գրասենյակային բամբասանքների գաղտնալսումը, մեզանից հատուկ մտավոր ջանք չեն պահանջում: Այստեղ դուք չեք օգտագործում ձեր տաղանդները: Եթե դուք զբաղվում եք որևէ կարևոր գործով, ապա դա պահանջում է ձեր բոլոր կարողությունների և հմտությունների ակտիվացում։ Սա հանգեցնում է որակյալ արդյունքների:

Ո՞րն է փոքր առաջադրանքների խնդիրը: Մենք խեղդվում ենք «ծանծաղ ջրում».

Մարդիկ, ովքեր հաճախ աշխատում են հանգստյան օրերին և գիշերները, զգում են, որ շատ ավելի քիչ են անում, քան նրանք, ովքեր հրաժեշտ են տալիս աշխատանքին երեկոյան ժամը հինգին: Դա պայմանավորված է նրանով, որ նրանք շատ են աշխատում, բայց նրանց կատարած առաջադրանքների նշանակությունը մեծ չէ։

Քիչ հավանական է, որ ինչ-որ մեկը դարձել է գործադիր տնօրեն միայն այն պատճառով, որ պատասխանել է բոլոր նամակներին կամ մասնակցել է մեկ անհարկի փոքր հանդիպման: Այո, նույնիսկ փոքր առաջադրանքների բծախնդիր կատարումը ձեզ կփրկի աշխատանքից ազատվելուց, բայց դուք կկարողանաք զարգանալ միայն այն ժամանակ, երբ լայնածավալ առաջադրանքները դառնան ձեր հիմնական առաջնահերթությունը։

Ժամանակ ունեցեք բացառապես առաջնահերթ գործերին տրամադրելու համար։ Ինչպե՞ս սկսել այս դժվարին բիզնեսը:

Հիմնական բանն այն է, որ առավոտյան առաջին հերթին դադարեք ստուգել ձեր էլ.

Թիմ Ֆերիսը «Ինչպես աշխատել շաբաթական 4 ժամ» գրքի բեսթսելեր հեղինակ

Փորձեք չստուգել ձեր էլ.փոստը արթնանալուց հետո առաջին երկու ժամվա ընթացքում։ Որոշ մարդկանց համար նույնիսկ դժվար է դա պատկերացնել, նրանք, անշուշտ, կունենան այնպիսի հարցեր, ինչպիսիք են. «Ինչպե՞ս կարող եմ դա անել: Անպայման պետք է ստուգեմ փոստս, այլապես չեմ կարողանա աշխատանքի գնալ»։ Դուք կզարմանաք, եթե իմանաք, որ շատ դեպքերում դա ամենևին էլ այդպես չէ։

Այո, գուցե դուք իսկապես պետք է մտնեք ձեր էլ.փոստը և հավաքեք տեղեկատվություն, որը թույլ կտա ձեզ 100% կատարել առաջադրանքը: Բայց դուք կարող եք նախ լրացնել այն 80 կամ 90% -ով և միայն դրանից հետո սողալ ձեր նամակների մեջ լրացուցիչ տեղեկություններ ստանալու համար: Այսպիսով, դուք առավոտյան կփրկվեք ավելորդ և ավելորդ տեղեկություններից, որոնց վրա անպայման կանցնի ձեր ուշադրությունը, և կկարողանաք նվիրվել բացառապես աշխատանքին։

Այսպիսով, ինչպե՞ս կապել վերը նշված բոլորը միասին: Տարօրինակ կերպով, պարզապես ամփոփելու համար:

Կալը մեզ հինգ լավ խորհուրդ տվեց.

1. Անելիքների ցուցակները չարիք են: Ինքներդ ձեզ համար ժամանակացույց կազմեք։
2. Ենթադրեք, որ պատրաստվում եք տուն գնալ 17:30-ին, իսկ հետո պլանավորեք անելիքները մինչ այդ ժամը:
3. Կազմեք պլան ընթացիկ շաբաթվա համար:
4. Կատարեք ավելի քիչ առաջադրանքներ, բայց արեք դա կրքոտությամբ:
5. Ավելի քիչ ուշադրություն դարձրեք փոքր առաջադրանքներին՝ կենտրոնացեք ավելի բարձր առաջնահերթությունների վրա:

Այժմ «ժամանակացույց» և «պլաններ» բառերը ձեզ համար սառն են թվում, և դուք չեք հասկանում, թե կոնկրետ ինչ օգուտներ կբերեն ձեզ: Բայց երբ դրանք դարձնում ես քո կյանքի մի մասը, հասկանում ես, որ ազատ ժամանակ ունես ընտանիքի և ընկերների համար: Բացի այդ, դուք կանեք այնպիսի բաներ, որոնցով կարող եք հպարտանալ:

Կալ Նյուպորտ

Ինտելեկտուալ աշխատանքն իրականում վարպետ աշխատանք է։ Բայց դա այնքան էլ դժվար չէ, որքան թվում է. դուք ոչ թե փայտի փորագրություն եք անում, այլ աշխատում եք տեղեկատվության հետ։ Դուք զարգացնում եք գաղափարներ։ Պետք է ցորենն առանձնացնել ցորենից և երբեմն գաղափարներ ստեղծել հումքից։ Եթե սկսեք այս գործընթացին նայել վարպետի տեսանկյունից, ապա կդառնաք ավելի երջանիկ, ավելի գոհ ձեր աշխատանքից և, իհարկե, ավելի հաջողակ ձեր մասնագիտական կյանքում:

Ընտրեք, թե ով եք ուզում լինել՝ գրասենյակային մեկուսացված, թե հաջողակ ստեղծագործող: