Ինչ է պլանավորման սխալը և ինչպես ճիշտ գնահատել ժամկետները

2024 Հեղինակ: Malcolm Clapton | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 03:59

Վեց եղանակ, որոնցով դուք կարող եք դա անել աշխատավայրում և ձեր առօրյա կյանքում:

Ինչ է պլանավորման սխալը

Վերջին երեք տարիների ընթացքում ես ներկել եմ իմ տան հինգ սենյակ: Ես սկսեցի ննջարանից և պլանավորեցի այն լուծել մեկ շաբաթից: Սակայն վերջնական շոշափումն արվեց միայն մեկ ամիս անց։

Ի՞նչ եք կարծում, երկրորդ սենյակը սկսելուց հետո ես նախատեսել եմ մեկ ամիս այն ներկելու համար։ Բայց ոչ. Վստահ էի՝ քանի որ արդեն ձեռքս լցրել էի, ուրեմն մինչև շաբաթ-կիրակի անպայման կավարտեմ, առավելագույնը՝ հաջորդ։ Բայց նորից մեկ ամիս պահանջվեց: Ինչպես մյուս սենյակներից յուրաքանչյուրի դեպքում: Խոհանոցից բացի, ավելի երկար տեւեց։

Ամեն անգամ, պատրաստվելով նկարել մեկ այլ սենյակ, ես սպասում էի, որ մեկ-երկու շաբաթից ամեն ինչ պատրաստ կլինի։ Փորձն ինձ ասաց, որ ես երբեք չեմ անի դա մեկ ամսից պակաս ժամանակում: Այնուամենայնիվ, դժվար էր հրաժարվել այն վստահությունից, որ այս անգամ ամեն ինչ հաստատ ավելի արագ կընթանա։

Այս չափից ավելի վստահությունը, որը ստիպում է մեզ թերագնահատել խնդիրները լուծելու համար մեզ անհրաժեշտ ժամանակը, անուն ունի՝ պլանավորման սխալ: Այս հայեցակարգը ներդրվել է 70-ականների վերջին հոգեբաններ Դանիել Կանեմանի և Ամոս Տվերսկու կողմից:

Գիտնականները բացատրել են, որ պլանավորելիս մարդիկ հաճախ անտեսում են իրենց անցյալի փորձը: Իմ դեպքում դա այն փաստն էր, որ ամեն անգամ սենյակը ներկելու համար պահանջվում էր մեկ ամիս: Սովորաբար մենք կենտրոնանում ենք միայն առջևում գտնվող առաջադրանքի վրա. այս սենյակը փոքր է, ինչը նշանակում է, որ այն ներկելու համար երկար ժամանակ չի պահանջվի:

Դանիել Կանեմանը մանրամասնորեն խոսում է այս մասին Think Slow … Decide Fast գրքում: Նա պնդում է, որ պլանավորման սխալները սովորաբար կապված են երկու բանի հետ.

1. Մենք չենք հաշվի առնում, թե որքան ժամանակ է պահանջվել նախկինում նմանատիպ առաջադրանքները կատարելու համար:
2. Ենթադրում ենք, որ ուշացումներ առաջացնող բարդությունների հետ չենք հանդիպի։

Ինչի՞ է հանգեցնում ժամանակի սխալ գնահատումը:

Ծրագրի կառավարման ինստիտուտի տվյալներով, բոլոր նախագծերի կեսից մի փոքր ավելին ավարտված է ժամանակացույցով:

Բայց մի բան է թերագնահատել սենյակը ներկելու համար պահանջվող ժամանակը (դա պարզապես ձեզ մի փոքր անհարմարություն կպատճառի): Բոլորովին այլ բան է նույն սխալը թույլ տալ աշխատանքային առաջադրանքները և նախագծերը գնահատելիս: Այստեղ հետեւանքները կարող են շատ ավելի լուրջ լինել։

Լավագույն դեպքում դա կհանգեցնի նրան, որ դուք կամ ձեր թիմը ստիպված կլինեք արտաժամյա աշխատել: Վատագույն դեպքում՝ բյուջեի պակասի, փոքր շահույթի, ղեկավարների և հաճախորդների դժգոհության:

Ինչպես ճիշտ գնահատել առաջադրանքները

Պետք է դադարեցնել պլանավորումը՝ վստահելով մեկ ինտուիցիային։ Ավելի լավ է օգտագործել հատուկ տեխնիկա:

1. Կառուցեք նախորդ փորձի վրա

Հոգեբաններ Կանեմանը և Տվերսկին խորհուրդ են տալիս. աշխատանք սկսելուց առաջ անհրաժեշտ է ոչ միայն գնահատել, թե ինչ է պետք անել, այլև գնահատել, թե սովորաբար որքան ժամանակ է ծախսվում նման խնդիրների վրա:

Օրինակ, դուք պետք է ստեղծեք նոր գործառույթ բջջային հավելվածի համար՝ պարզեք, թե որքան ժամանակ է ձեր թիմը ծախսել նմանատիպ առաջադրանքի վրա: Եթե ցանկանում եք գրել 4000 բառանոց բլոգային գրառում, գտեք տվյալներ, թե քանի ժամ կամ օր եք ծախսել նախորդ անգամ:

Եթե դուք միայնակ եք աշխատում, այս տեղեկատվությունը հավաքելու ամենահեշտ ձևը ժամանակի հետագծման հավելվածից օգտվելն է: Կիրառեք այն տարբեր տեսակի առաջադրանքներով, իսկ հետագայում օգտագործեք պատրաստի հաշվետվություններ:

Թիմային գործունեության համար նախագծերի կառավարման ծրագրակազմը հարմար է: Նրանցից շատերը օգտագործում են տվյալների հավաքագրման մի քանի մեթոդներ, օրինակ՝ հաշվի առնելով աշխատանքի իրական ժամանակը և կառուցելով Gantt աղյուսակը։

2. Խնդրեք մեկ ուրիշին գնահատել ձեր առաջադրանքը

1994 թվականին Ամերիկյան հոգեբանական ասոցիացիայի «Անհատականություն և սոցիալական հոգեբանություն» ամսագիրը հրապարակեց Ռոջեր Բյուլերի, Դեյլ Գրիֆինի և Մայքլ Ռոսի կողմից իրականացված հինգ ուսումնասիրությունների արդյունքները:

Նրանք հաստատեցին, որ մարդիկ հաճախ թույլ են տալիս պլանավորման սխալները, որոնք նկարագրված են Քանեմանի և Տվերսկու կողմից: Բայց մեկ այլ բան ի հայտ եկավ. մենք հաճախ սխալ ենք գնահատում մեր առաջադրանքների ծախսերը, բայց կարող ենք բավականին լավ կանխատեսել, թե որքան ժամանակ կպահանջվի ուրիշից:

Հետազոտողները խնդրեցին հետազոտության մասնակիցներին գուշակել, թե որքան ժամանակ կպահանջվի մեկ այլ անձի համար որոշակի առաջադրանք կատարելու համար: Պատասխանելիս նրանք ավելի հաճախ վկայակոչում էին առկա փորձը։ Եվ նույնիսկ երբ նա չկար, նրանց գնահատականները շատ ավելի ռացիոնալ էին, քան առաջադրանքը կատարողների եզրակացությունները։

Դա պայմանավորված է նրանով, որ մենք սովորաբար շատ լավատես ենք մեր կարողությունների նկատմամբ: Եվ շատ ավելի օբյեկտիվ, երբ խոսքը վերաբերում է մեկ ուրիշին: Այսպիսով, առաջադրանքները ինքներդ գնահատելու փորձի փոխարեն, խնդրեք ընկերոջը կամ գործընկերոջը դա անել ձեր փոխարեն:

3. Ստեղծեք ժամանակային միջակայք և հաշվի առեք ուշացումների հավանականությունը

Հայտնի են հայտնի բաներ, որոնք մենք գիտենք, որ գիտենք դրանք: Կան նաև հայտնի անհայտներ՝ բաներ, որոնք մենք գիտենք, որ չգիտենք: Բայց դեռ կան անհայտ անհայտներ. սրանք բաներ են, որոնց մասին մենք չգիտենք, որոնց մասին մենք չգիտենք:

Դոնալդ Ռամսֆելդ ամերիկացի քաղաքական գործիչ

Այս մեջբերումը հաճախ հիշատակվում է նախագծի կառավարման մեջ: Անհայտ անհայտությունները հաշվի առնելու համար, որոնց մասին խոսում է Ռամսֆելդը, ղեկավարներն օգտագործում են այն, ինչ նրանք անվանում են անորոշության կոն: Այն նախագծված է ցուցադրելու այն ժամանակի շրջանակը, որը կարող է պահանջել առաջադրանքը:

Երբ առաջին անգամ ես սկսում աշխատել նախագծի վրա, դու դեռ քիչ բան գիտես դրա մասին: Հետևաբար, այն ավարտելու համար պահանջվող իրական ժամանակը կարող է զգալիորեն տարբերվել կանխատեսումից: Դուք կարծում եք, որ աշխատանքը կտևի երկու օր, իսկ իրականում այն կարող է տևել ութ օր: Կամ ընդամենը մի քանի ժամ:

Բայց քանի որ գործընթացը զարգանում է, այս շրջանակը փոքրանում է: Այնուամենայնիվ, դուք կարող եք ճշգրիտ ասել, թե որքան ժամանակ է ձեզ անհրաժեշտ վերջում, երբ նախագիծն ավարտվի:

Այնուամենայնիվ, անորոշության կոնը թույլ է տալիս ավելի ճշգրիտ գնահատել: Եթե շատ բան չգիտեք գալիք նախագծի մասին, ապա գնահատված գործարկման ժամանակը բաժանեք չորսի, որպեսզի գտնեք տիրույթի ստորին ծայրը, և բազմապատկեք նույնով՝ վերին սահմանը որոշելու համար: Արդյունքը կլինի, օրինակ, 1-ից 16 օր:

Եթե նման մեծ տեսականին ձեզ չի համապատասխանում, օգտագործեք միայն վերին սահմանը հաշվապահական հաշվառման համար, ապա, ենթադրաբար, աշխատանքը կտևի 16 օր: Սա ամենաճշգրիտ թիվը չէ, բայց, ամենայն հավանականությամբ, ավելի մոտ է իրականությանը, քան ձեր նախնական կանխատեսումը:

4. Խնդիրը գնահատեք երեք կետով

Այս մեթոդը կօգնի ձեզ ավելի օբյեկտիվ լինել։ Յուրաքանչյուր առաջադրանքի համար անհրաժեշտ է գնահատական տալ.

• լավագույն սցենար;
• ամենավատ սցենարը;
• ամենահավանական սցենարը.

Առաջին թիվը, ամենայն հավանականությամբ, կհամապատասխանի ձեր նախնական կանխատեսմանը: Ամենահավանական սցենարի գնահատումը կարող է հիմնված լինել ձեր ունեցած էմպիրիկ տվյալների վրա: Իսկ վատագույնը գնահատելիս պետք է հաշվի առնել, թե որքան ժամանակ կպահանջվի, եթե ամեն ինչ սխալ լինի:

Երեք թվով հաշվարկեք միջինը։ Օրինակ, եթե լավագույն սցենարը երեք օրն է, ապա հավանականը հինգ օր է, իսկ վատագույնը՝ ինը, պարզապես ավելացրեք՝ 3 + 5 + 9 = 17: Այնուհետև այդ թիվը բաժանեք երեքի: Ստացվում է միջինը 5, 67 օր՝ սա ձեր կանխատեսումն է պահանջվող ժամանակի համար։

5. Հաշվեք սխալի մակարդակը

Սթիվ Պավլինան, խելացի մարդկանց անձնական զարգացման դասընթացի հեղինակը, խորհուրդ է տալիս հաշվարկել այն գործակիցը, թե որքանով եք սխալվում ձեր պլանավորման մեջ: Հետագայում այս համարը կարող է օգտագործվել ձեր բոլոր առաջադրանքների համար:

Գնահատեք ժամանակը մի քանի առաջադրանքների համար, որոնք դուք պետք է կատարեք մոտ ապագայում: Գրեք ձեր ենթադրությունները: Աշխատանքն ավարտելուց հետո նշեք, թե վերջում որքան եք ծախսել։

Միասին ավելացրեք բոլոր նախատեսված ժամերը: Նույնն արեք իրականի հետ:Այժմ ամբողջ փաստացի ժամանակը բաժանեք սկզբնական գնահատականի վրա. կստանաք ձեր ուզած հարաբերակցությունը:

Օրինակ, դուք գնահատում եք, որ մի քանի առաջադրանք կատարելու համար կպահանջվի 12 ժամ: Ի վերջո, մենք ծախսեցինք 15. Սխալների տոկոսադրույքը՝ 15/12 = 1.25 Սա նշանակում է, որ առաջադրանքները ձեզ 25%-ով ավելի երկար են տևել, քան պլանավորել եք:

Այժմ, միշտ բազմապատկեք ձեր նախնական գնահատականները ստացված սխալի գործակցով, և դրանք ավելի ճշգրիտ կլինեն:

6. Գնահատում կատարեք օրվա ամենաանարդյունավետ ժամերին:

Ամերիկացի վերլուծաբան և բիզնես գրականության հեղինակ Դենիել Փինքն իր Timehacking գրքում. Ինչպես է գիտությունն օգնում մեզ ամեն ինչ անել ժամանակին », ընկղմվել է մեր քրոնոտիպերի՝ ներքին ժամացույցների վերաբերյալ հետազոտության մեջ:

Նա ուսումնասիրեց, թե ինչպես են դրանք ազդում մեր զգացողությունների վրա ողջ օրվա ընթացքում: Եվ ես պարզեցի, որ քրոնոտիպերը ոչ միայն վերահսկում են մեր ֆիզիկական և մտավոր գործունեությունը, այլև որոշում են, թե օրվա որ ժամին ենք մենք առավել ստեղծագործ և երբ ենք հակված դրական և բացասական մտքերի:

Փինքը մեջբերում է Սքոթ Գոլդերի և Մայքլ Մեյսիի հետազոտությունները, ովքեր վերլուծել են Twitter-ում մարդկանց տրամադրությունը։ Նրանք պարզել են, որ օգտատերերի գրառումները սովորաբար այնքան էլ դրական չեն լինում ցածր արտադրողականության ժամանակաշրջաններում:

Մարդկանց մեծամասնության համար այս անկումը տեղի է ունենում օրվա կեսին, ճաշից անմիջապես հետո: Գոլդերի և Մեյսիի կարծիքով՝ դժվար թե այս ընթացքում լավ տրամադրություն ունենաք։ Սա կարող է օգնել ձեզ խուսափել չափից ավելի ինքնավստահությունից ու լավատեսությունից, և արդյունքում՝ ավելի արդյունավետ պլանավորել:

Այսպիսով, վերջին մեթոդի էությունը առաջադրանքների գնահատումն է՝ արտադրողականության անկման ժամանակ: Սա արթնանալուց մոտ վեց ժամ է: Բայց դուք կարող եք պարզապես սպասել, մինչև ցրվածության և հոգնածության զգացումը գա:

Աշխատանքի արդյունքներից ելնելով` ստուգեք, արդյոք մոտեցել եք իրականությանը` այսպես պլանավորելով ձեր ժամանակը:

Պլանավորման սխալի ըմբռնումը կօգնի ձեզ ճիշտ գնահատել առաջադրանքները: Հնարավոր է՝ չկարողանաք զսպել սեփական կարողությունները գերագնահատելու ձեր միտումը։ Բայց եթե հասկանաք, թե ինչպես է ազդում ավելորդ լավատեսությունը, և փորձեք նվազեցնել այդ ազդեցությունը, ապա դուք շատ ավելի լավ կդառնաք ձեր ժամանակը կառավարելու հարցում: