Ինչու՞ պետք է ձեռնարկատերերը ֆինանսական գրառումներ վարեն

2024 Հեղինակ: Malcolm Clapton | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 03:59

Բիզնեսի ֆինանսների մասնագետ Ալեքսանդր Աֆանասև - այն մասին, թե ինչու է ֆինանսական հաշվառումն այդքան կարևոր և ինչպես ճիշտ պահպանել այն:

Շատ ձեռնարկատերեր չեն վարում ֆինանսական հաշվառում։ Նրանք ունեն առավելագույնը նշան, որտեղ նրանք քշում են եկամուտներով և ծախսերով։ Ոմանք նույնիսկ ամեն ինչ գրում են նոթատետրում: Բայց սրանից քիչ իմաստ կա՝ բավարար ինֆորմացիա չկա, բիզնեսն ի վերջո դառնում է ոչ եկամտաբեր։

Ինչու ընդունված չէ փոքր բիզնեսում գրառումներ կատարել

Այնպես եղավ, որ փոքր բիզնեսում չկա ֆինանսական հաշվառման մշակույթ։ Նախևառաջ ձեռնարկատերերը սովորում են շուկայավարման և վաճառքի մասին: Բայց առանց ֆինանսական հաշվառման հիմունքների իմացության, իրատեսական չէ, որ բիզնեսը հասնի միջին կամ նույնիսկ մեծ:

Վիճակագրության համաձայն՝ փոքր բիզնեսը հազվադեպ է երեք տարուց ավելի երկար ապրում: Զգացողություն կա, որ դա ուղղակի կառավարման և ֆինանսական բազայի իմացության պակաս է։ Ֆինանսները պարզապես պլանշետներում թվերի հավաքածու չէ, այլ տեղեկատվություն, որն օգնում է ձեզ որոշումներ կայացնել, պլանավորել գործողություններ և հասնել նպատակներին: Բիզնեսը դառնում է հասկանալի և կառավարելի, այլ ոչ թե պարզապես ինչ-որ տեղ տեղափոխվել։

Ինչու՞ է կարևոր գրառումներ պահելը

Պատկերացրեք Սեմյոնին, ով ունի սանտեխնիկայի խանութ։ Քանի դեռ շոգ է, մարդիկ ակտիվորեն զբաղվում են վերանորոգմամբ, փոխում են զուգարանները, լոգարանները, ծորակները։ Սեմյոնը շատ պատվերներ ունի, փողն ընկնում է գանձապահի մեջ ու կուտակվում ընկերության հաշվին։

Սեմյոնը նոր iPhone և MacBook էր ուզում: Խանութի չեկային հաշվից հանել է 200 հազ.

Ձեռնարկատերը աշխատակիցներին աշխատավարձ է տվել, վարձը վճարել։ Բայց հետո զանգահարեց մատակարարը և հիշեցրեց, որ վաղը առաքված ապրանքի վճարման օրն է։ Սեմյոնը միացրեց համակարգիչը, գնաց առցանց բանկ, ու 300 հազարի պակաս կար։ Ես ստիպված էի պարտք վերցնել:

Սեմյոնը չի արձանագրել, որ առաքումից 30 օր հետո պետք է վճարի մատակարարին։ Հետո նա դեռ չի հասկացել, որ եթե մատակարարից տարկետում վերցնենք, ուրեմն նրա գումարները մեզ մոտ կպահենք, և ոչ մի դեպքում դրանք չպետք է ծախսվեն։

Եվ սա միայն հնարավոր իրավիճակներից մեկն է։ Որոշ ձեռնարկատերեր շահութաբեր են, բայց փողը չեն տեսնում, քանի որ թաղված են բաժնետոմսերի մեջ։ Մյուսները չափազանց երկար ուշացումներ են տալիս և ապրում են հացով ու ջրով, մինչև հաճախորդը վերջապես վճարի:

Ինչ է ֆինանսական հաշվառումը

Ֆինանսական հաշվառումը հաշվետվության համակարգ է, որը թույլ է տալիս վերահսկողության տակ պահել բիզնեսի ֆինանսները: Այն բաղկացած է երեք հաշվետվություններից՝ դրամական միջոցների հոսքեր, շահույթ և վնաս և հաշվեկշիռ: Այս հաշվետվությունները միասին վերցրած տալիս են կարևոր հարցերի պատասխաններ՝ աճո՞ւմ է ընկերությունը, ինչու՞ կան դրամական բացեր, արդյո՞ք մենեջմենթը արդյունավետ է աշխատում, ինչպես ավելացնել շահույթը, ինչու կա շահույթ, բայց փող չկա: Առանց այս տեղեկատվության, առաջնորդի համար դժվար է բիզնես վարել:

Դրամական միջոցների հոսքերի հաշվետվություն (DDS)

Ինչը հաշվի է առնում

Որքա՞ն գումար է մտնում և դուրս գալիս հաշիվներից:

Ինչու՞ ձեզ պետք է

Ըստ հաշվետվության՝ մենեջերը տեսնում է, թե արդյոք բիզնեսը բավարար գումար ունի իր պարտավորությունները կատարելու համար՝ վարձավճար և աշխատավարձ վճարել, ապրանքներ գնել։ Առանց ԱԱՀ-ի նա չի վերահսկի հաշիվներում առկա միջոցները և ժամանակի ընթացքում կհայտնվի դրամական բացերի մեջ՝ մի իրավիճակ, երբ բիզնեսը փող չունի աշխատելու և հաշիվներ վճարելու համար:

Փողի շարժի մասին հաշվետվության հետ միասին պետք է վարեք վճարումների օրացույց։ Դրա մեջ անհրաժեշտ է մուտքագրել ապագայում նախատեսված մուտքերն ու դրամական դուրսգրումները։ Այսպիսով, դուք կարող եք կանխատեսել դրամական բացերը և ժամանակից շուտ միջոցներ ձեռնարկել:

Շահույթի և վնասի մասին հաշվետվություն (OP&L)

Ինչը հաշվի է առնում

Բիզնեսի եկամուտներն ու ծախսերը փակ վկայագրերի կամ հաշիվ-ապրանքագրերի վրա:

Ինչու՞ ձեզ պետք է

Ըստ հաշվետվության՝ ղեկավարը հաշվում է բիզնեսի զուտ շահույթը։

Շահույթը ձեռքի տակ կանխիկ չէ: Ոչ եկամտաբեր բիզնեսը կարող է ունենալ լիարժեք դրամարկղ, իսկ եկամտաբեր բիզնեսը՝ դատարկ: Դիտարկենք երկու օրինակ։

• Ամբողջական կանխիկ, ոչ եկամտաբեր բիզնես։ Ամանորից առաջ Կիրիլը որոշել է հավելյալ գումար աշխատել տոնածառի զարդարման վրա։ Շատ պատվերներ եղան։ Կիրիլը արտադրության համար հումք է գնել, բոնուսներ վճարել, նպատակային գովազդ սկսել։Նոր տարին եկել է, պատվերներն ավարտված են։ Կիրիլը վճարել է հարկեր, վարձավճարներ, և բոլոր աշխատակիցներին չի բավականացրել։ Պարզվեց, որ բիզնեսը ոչ եկամտաբեր է։ Կիրիլը ստիպված է եղել բարձրացնել խաղալիքների գները. Եվ նա նույնիսկ չէր էլ կասկածում. դրամարկղում շատ փող կար:
• Դատարկ դրամարկղ, եկամտաբեր բիզնես. Նաստյան արտադրում է կոսմետիկա։ Բոլորը հիանում են նրանով, գրախոսություններ են գրում, նա շատ պատվերներ ունի։ Բայց փող չկա՝ արտադրության համար բարեկամներից պարտք է վերցնում։ Իսկ բիզնեսը եկամտաբեր էր։ Շահույթը եղել է պարզապես պահեստում առկա բաժնետոմսերի, ինչպես նաև դեբիտորական պարտքերի տեսքով՝ մեծածախ գնորդներին տարկետում:

Հաշվեկշիռ

Ինչը հաշվի է առնում

Բիզնեսի ակտիվներ և պարտավորություններ: Ակտիվները այն ամենն են, ինչ պատկանում է ընկերությանը՝ անշարժ գույք, սարքավորումներ, բաժնետոմսեր: Պարտավորությունները փող են, որոնցով բիզնեսը գնել է ակտիվներ:

Ինչու՞ ձեզ պետք է

Կառավարիչը գիտի, թե արդյոք բիզնեսն աճում է և ում փողերով է այն զարգանում: Նա նաեւ հաշվեկշռում է տեսնում, թե ինչ է բիզնեսի շահութաբերությունը։

Պատկերացրեք՝ ձեռնարկատերը երեք հաշվետվություն է պահում: Ըստ DDS-ի, նա տեսնում է, որ փող չկա. Նայում է OPiU - կա շահույթ: Եվ հետո նա ստուգում է հավասարակշռությունը և հասկանում, որ շահույթը ապրանքների և նոր սարքավորումների լիարժեք պահեստ է։

Իրավիճակներ, որոնց պատճառով ընկերությունները ֆինանսական խնդիրներ են ունենում

Փողը սխալ է տնօրինվում

Սեփականատերը կարծում է, որ ընկերության ողջ գումարն իր սեփականությունն է։ Սա ճիշտ չէ, քանի որ բիզնեսն առանձին օրգանիզմ է, որի մեջ չես կարող պարզապես բարձրանալ և նոր սմարթֆոնի համար վերցնել 100 հազար։

Ավելին, սեփականատիրոջ ծախսած գումարը կարող է նույնիսկ ընկերությանը չպատկանել։ Օրինակ, եթե ձեզ տրվել է կանխավճար որևէ նախագծի համար, և դուք դեռ չեք հանձնել ձեր աշխատանքը, ապա այդ գումարը ոչ թե ընկերության սեփականությունն է, այլ հաճախորդի, որը պարզապես պահվում է ձեր հաշվում։

Նաև, ձեռներեցը կարող է չհասկանալ, թե որքան կարելի է վերցնել իր համար՝ առանց վնասելու բիզնեսին: Դա իմանալու համար հարկավոր է ճիշտ հաշվարկել շահույթը, պլանավորել ապագա ծախսերն ու զարգացումը և միայն դրանից հետո ստանալ շահաբաժիններ:

Մտածեք, որ նրանք վաստակում են

Հաճախ ընկերությունը շահույթը հաշվարկում է կանխիկ կամ հաշիվների վրա. այն եկամուտից հանում է ծախսերը և ստանում որոշակի գումար: Բայց դա ճիշտ չէ։ Շահույթը վիրտուալ ցուցանիշ է, որը հնարավոր չէ շոշափել կամ արտահայտել ընթացիկ հաշվի թվերով:

Շահույթի սխալ հաշվարկման խնդիրն այն է, որ կառավարիչը դրա հիման վրա եզրակացություն է անում՝ արդյոք ընկերությունն արդյունավետ է աշխատում, թե ոչ։ Բայց գումարի չափը ոչ մի կապ չունի արդյունավետության և շահութաբերության հետ։

Սխալ մի պլանավորեք և նպատակներ դրեք

Եթե ղեկավարը նպատակներ է դնում սխալ կամ ընդհանրապես չի անում, ընկերությունը չի զարգանում։ Ամենից հաճախ մարդիկ այսպես են մտածում. «Որքան շատ աշխատենք, այնքան լավ»։ Նման նպատակների համար չկա կոնկրետություն, ծրագիր, թվայնացում։ Դրա պատճառով բիզնեսը նշում է ժամանակը մեկ վայրում, հենվում է առաստաղի վրա, և ձեռնարկատերը ցատկում է դեպի նոր նախագիծ:

Ծրագրի պլանավորումը և կատարումը ընկերության կառավարման հիմնական մասն է: Որպեսզի պլանն իրականանա 80-90%-ով, պետք է նպատակներ դնել շահույթի և զարգացման համար, կազմել տարբեր սցենարներով ֆինանսական մոդել, հաշվարկել բյուջեները, նշանակել վերջնաժամկետներ և պատասխանատուներ և պարբերաբար վերահսկել ծրագրի իրականացումը: Առանց դրա փոքր բիզնեսը կշարունակի փակվել առաջին երեք տարիներին։

Նրանք կարծում են, որ եթե ավելացնեք վաճառքը, ձեր շահույթը կավելանա։

Թվում է, թե տրամաբանությունը պարզ է՝ որքան շատ վաճառք, այնքան ավելի շատ եկամուտ: Բայց պետք է նկատի ունենալ, որ վաճառքին զուգահեռ աճում են նաև նոր աշխատողներ ընդունելու, հումքի և ապրանքների ձեռքբերման, լրացուցիչ վաճառքի կազմակերպման, առաքման ծախսերը։ Ծախսերը հաճախ հետին պլան են մղվում, և հաշվի է առնվում միայն ապագա վաճառքից ստացված գումարը:

Եթե դուք չեք նախատեսում ավելացնել վաճառքը, կարող եք շահույթի փոխարեն վնաս ստանալ: Պետք է հստակ հասկանալ, թե ինչպես կավելանան եկամուտները, ինչ ծախսեր դա կհանգեցնի, ինչպես դա կանդրադառնա շրջանառու կապիտալի վրա, արդյոք ընկերությունը բավարար գումար ունի դրա համար: Եթե ի սկզբանե չթվայնացնեք վաճառքի աճը, կամ հաջողակ եք, կամ ոչ: Իսկ եթե հաշվապահական հաշվառումը կատարվում է սխալ, և ընկերությունն իրականում ոչ եկամտաբեր է, ապա վնասը միայն կավելանա։

Ինչպես սկսել ֆինանսական գրառումներ պահել

Ֆինանսական հաշվառումն անհրաժեշտ է թվերի, այլ ոչ թե ինտուիցիայի վրա հիմնված բիզնես վարելու համար: Սկսեք DDS զեկույցից: Սա ամենահեշտ ճանապարհն է։ Մուտքագրեք ամեն օր բոլոր դրամապանակների անդորրագրերը և ծախսերը, համեմատեք դրանք հաշվում առկա իրական գումարի հետ:

DDS ձևանմուշ →

DDS հաշվետվության հետ մեկտեղ պահեք վճարումների օրացույց. որոշեք գումարի չափը ամսվա սկզբին, ավելացրեք պլանավորված մուտքերն ու ծախսերը: Այսպիսով, դուք կտեսնեք, թե արդյոք բավարար գումար ունեք բոլորին վճարելու համար:

Վճարումների օրացույցի ձևանմուշ →

Երբ դուք պարզապես տիրապետում եք հաշվապահությանը, ձեզ հարկավոր չեն բարդ ծրագրեր: Excel-ում աղյուսակը բավական կլինի: Կարևոր է սովորել, թե ինչպես ինքներդ խմբավորել եկամուտներն ու ծախսերը ըստ կատեգորիաների և կանոնավոր կերպով գրանցել: