Գործարար էլեկտրոնային նամակագրության գաղտնիքները

2024 Հեղինակ: Malcolm Clapton | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 03:59

Ձեզ ենք ներկայացնում Արտեմ Տուրովեցի հոդվածը գործարար նամակագրության կազմակերպման համակարգի մասին։ Սա «գերարտադրողականության տեխնիկայի» կամ էլփոստի մարքեթինգի մասին դասախոսություն չէ: Արտյոմը պարզապես կկիսվի իր ընկերության փորձով, որտեղ նրանք փորձել են էլեկտրոնային փոստով աշխատել այնպես, որ բոլորը հարմարավետ լինեն։

Ի՞նչ է էլեկտրոնային փոստը: Ժամանակակից բիզնես աշխարհում սրանք են.

• Ձեր դեմքը. Հենց էլփոստի օգնությամբ դուք կարող եք դրական իմիջ ստեղծել կոնտրագենտի աչքում կամ փչացնել առաջին տպավորությունը:
• Ձեր աշխատանքային գործիքը: Արտաքին աշխարհի հետ շատ շփումներ տեղի են ունենում էլեկտրոնային փոստով: Հետևաբար, լավ տիրապետելով այս գործիքին, դուք կարող եք մեծապես հեշտացնել ձեր կյանքը:
• Ուժեղ շեղում։ Արտաքին աշխարհը փորձում է ձեզ տանել, շեղել և մոլորեցնել էլփոստի միջոցով:

Այս տեսանկյունից դիտարկենք էլ.փոստի հետ աշխատելը։ Սկսենք պարզ.

Նամակների ձևավորում

Ես օգտագործում եմ Mozilla Thunderbird փոստի հաճախորդը, ուստի կօգտագործեմ այն որպես օրինակ: Եկեք ստեղծենք նոր տառ և անցնենք վերևից ներքև դաշտերի ցանկում:

Ում. Պատճենել. Թաքնված պատճենը

Ինչ-որ մեկը կարող է չգիտի, բայց Mozilla-ի «To»-ը կարող է փոխվել «Cc» կամ «Bcc»:

• Դեպի՝ մենք գրում ենք հիմնական հասցեատերը կամ մի քանի հասցեատեր՝ բաժանված ստորակետերով։
• Պատճենել. գրում ենք մեկին, ով պետք է կարդա նամակը, բայց ումից պատասխան չենք ակնկալում:
• Bcc. մենք գրում ենք նրան, ով պետք է կարդա նամակը, բայց պետք է անհայտ մնա նամակի մնացած հասցեատերերի համար: Այն հատկապես հարմար է գործնական նամակների զանգվածային փոստով ուղարկելու համար, օրինակ՝ ծանուցումներ։

Ճիշտ չէ զանգվածային նամակագրության մեջ նշեք հասցեատերերին «Պատ» կամ «Դեպի» դաշտերի միջոցով: Տարին մի քանի անգամ ես նամակներ եմ ստանում, որոնցում 50–90 հասցեատեր նշված են «Cc» դաշտում: Առկա է գաղտնիության խախտում. Ձեր ստացողներից ոչ բոլորը պետք է իմանան, թե ուրիշ ում հետ եք աշխատում նմանատիպ թեմայով: Լավ է, եթե սրանք մարդիկ են, որոնց ճանաչում եք միմյանց: Իսկ եթե ցուցակում ներառվեն մրցակից ընկերություններ, որոնք չգիտեն միմյանց մասին: Առնվազն պետք է պատրաստ լինել ավելորդ բացատրությունների, առավելագույնը՝ դրանցից մեկի հետ համագործակցության դադարեցմանը։ Մի արեք այսպես.

Ճիշտ ուղարկեք զանգվածային նամակներ ձեր սեփական անունով և դրեք բոլոր հասցեատերերին «Bcc» դաշտում:

Նամակի թեմա

Թեմայի տողի կարևորությունը հաճախ գրվում է (երբեմն խելամիտ) իրենց կորպորատիվ բլոգներում մասնագիտական փոստային ծառայությունների կողմից: Բայց այնտեղ ամենից հաճախ խոսքը վաճառքի նամակների մասին է, որտեղ թեմայի տողում լուծում է «էլ.փոստը պետք է բացվի» խնդիրը։

Մենք քննարկում ենք ամենօրյա գործնական նամակագրությունը։ Այստեղ թեման լուծում է «նամակն ու դրա հեղինակը պետք է հեշտությամբ նույնականացվեն, ապա գտնել» խնդիրը։ Ավելին, ձեր աշխատասիրությունը ձեզ կվերադառնա բազմաթիվ պատասխան նամակների կարմայի տեսքով, միայն Re: կամ Fwd նախածանցներով, որոնց մեջ դուք պետք է փնտրեք ցանկալի տառը թեմայի վերաբերյալ:

Քսան տառը միջին մենեջերի մեկօրյա նամակագրության ծավալն է։ Ես ամենևին էլ չեմ խոսում ձեռնարկատերերի և բիզնեսի սեփականատերերի մասին, նրանց նամակների թիվը երբեմն օրական 200 և ավելի է դուրս գալիս: Եվս մեկ անգամ. մի ուղարկեք նամակներ դատարկ թեմայի տողով:

Այսպիսով, ինչպե՞ս ճիշտ ձևակերպել ձեր թեմայի տողը:

Մենք մեր «Sky»-ում խորհուրդ ենք տալիս արտաքին տառերով գրել թեմայի մեջ՝ «Sky»: Ներքին - միայն թեմայի բովանդակությունը երեքից հինգ բառով առանց նախածանցների:

Սխալ թիվ 1: թեմայի մեջ միայն ընկերության անվանումը: Օրինակ՝ «Sky»-ն ու վերջ։ Նախ, վստահաբար, դուք ձեր ընկերություններից մեկը չեք, ով շփվում է այս գործընկերոջ հետ: Երկրորդ՝ նման թեման ոչ մի իմաստ չի բերում, քանի որ հասցեից արդեն երեւում է ձեր ընկերության անվանումը։ Երրորդ, գուշակեք, թե ինչպիսին կլինի ձեր սեփական փոստարկղը նամակագրության այս մոտեցմամբ: Նման մի բան.

Արդյո՞ք հարմար է նման թեմաներով որոնել:

Սխալ թիվ 2: վառ, վաճառվող վերնագիր: Հիանալի է, եթե գիտեք, թե ինչպես գրել այսպես վերնագրեր: Բայց արդյոք տեղին է օգտագործել այս հմտությունները գործնական նամակագրության մեջ: Հիշեք գործնական նամակի թեմայի նպատակը՝ ոչ թե վաճառել, այլ նույնականացում և որոնում տրամադրել:

Ճիշտ չէ	Ճիշտ
Շտապե՛ք ձեռք բերել կացիններ մատչելի գնով։	Առևտրային առաջարկ կացինների մատակարարման համար
Պետք է շտապել ստուգել տոկոսները։ Ռոդիոնը ճանապարհին է։	Ալենա Իվանովնայի հետ շահերի վերաբերյալ հաշտության ակտը հաստատելու համար
ՈՒՇԱԴՐՈՒԹՅՈՒՆ. Պորֆիրի Պետրովիչը լուծեց Ռասկոլնիկովի գաղտնիքը և կլուծի մեր խնդիրները	Առաջարկ խորհրդատուից՝ հոգեբանական նվազեցում

»

Նամակի տեքստը

Կան բազմաթիվ գրելու ուղեցույցներ տարբեր առիթների համար: Օրինակ՝ շատ օգտակար բաներից և բառի այլ վարպետներից։ Խորհուրդ եմ տալիս կարդալ նրանց հոդվածները գոնե ընդհանուր գրագիտությունը բարելավելու և ընդհանուր գրելաոճը բարելավելու համար։

Նամակ գրելու գործընթացում մենք պետք է հետևողականորեն մի քանի որոշում կայացնենք։

Քաղաքավարության հարց … Նամակի սկզբում քաղաքավարության կամ նույնիսկ քնքշության մեջ կարելի է մշուշել «Իմ սիրելի Ռոդյա, արդեն երկու ամսից ավելի է, ինչ ես քեզ հետ գրավոր չեմ խոսում, որից ես ինքս տուժել եմ և նույնիսկ չեմ. Քնել ևս մեկ գիշեր՝ մտածելով»: Դա շատ քաղաքավարի է և շատ ծախսատար՝ և՛ նման ներածություն կազմելու ժամանակի, և՛ զրուցակցի՝ այն կարդալու ժամանակի առումով։ Սա գործնական նամակագրություն է, հիշու՞մ եք։ Ոչ թե էպիստոլյար ժանրի շարադրություն մրցույթի համար և ոչ թե նամակ Ռասկոլնիկովի մորը, այլ գործնական նամակագրություն։

Մենք հարգում ենք մեր և ստացողի ժամանակը:

Իմաստ ունի ներկայանալ և ծանոթության հանգամանքները հիշեցնել ցուցահանդեսում անցողիկ հանդիպումից հետո ուղարկված առաջին նամակում։ Եթե սա համագործակցության կամ ընթացիկ նամակագրության շարունակություն է, ապա օրվա առաջին նամակում գրում ենք՝ «Բարև, Իվան», երկրորդում և հաջորդներում՝ «Իվան, …»։

Բողոքարկում … Ես միշտ անհանգստանում էի, թե ում հետ կապվել նամակում, եթե կան մի քանի հասցեատերեր: Վերջերս նամակ գրեցի երեք աղջկա՝ Աննա անունով: Առանց վարանելու գրեցի «Բարև, Աննա» և չլողացա։ Բայց միշտ չէ, որ այդպես է։

Իսկ եթե կան երեք կամ նույնիսկ յոթ հասցեատեր, և նրանք նույն անունը չեն կրում: Դուք կարող եք թվարկել նրանց անուններով. «Բարի լույս, Ռոդիոն, Պուլխերիա, Ավդոտյա և Պյոտր Պետրովիչ»: Բայց դա երկար է և ժամանակ է պահանջում։ Դուք կարող եք գրել. «Բարև, գործընկերներ»:

Ես ինքս օգտագործում եմ կանոնը, որով անվանում եմ նրան, ով գտնվում է «To» դաշտում: Իսկ օրինակում գտնվողներին ընդհանրապես չդիմել։ Այս կանոնը միևնույն ժամանակ թույլ է տալիս ավելի ճշգրիտ որոշել (մեկ!) նամակի հասցեատերը և այս նամակի նպատակը:

Մեջբերում … Հաճախ նամակագրությունը տառերի շղթա է հարց ու պատասխանով` մի խոսքով` երկխոսություն: Լավ ձև է համարվում նամակագրության պատմությունը չջնջելը և ձեր պատասխանը չգրել մեջբերված տեքստի վերևում, որպեսզի մեկ շաբաթ անց վերադառնալով այս նամակագրությանը, կարողանաք հեշտությամբ կարդալ երկխոսությունը վերևից ներքև՝ նվազման ամսաթվերով:

Չգիտես ինչու, Mozilla-ում լռելյայն կարգավորումն է «Տեղադրել կուրսորը մեջբերված տեքստից հետո»: Խորհուրդ եմ տալիս փոխել այն «Գործիքներ» → «Հաշվի կարգավորումներ» → «Կազմում և հասցեագրում» ընտրացանկում: Դա պետք է լինի այսպես.

Նամակի նպատակը … Բիզնես նամակները երկու տեսակի են.

• երբ մենք պարզապես տեղեկացնում ենք զրուցակցին (օրինակ, հաշվետվություն մեկ ամսվա կատարած աշխատանքի մասին);
• իսկ երբ ինչ-որ բան ենք ուզում զրուցակցից. Օրինակ, որպեսզի նա հաստատի կից հաշիվ-ապրանքագիրը վճարման համար։

Որպես կանոն, շատ ավելի հուսադրող նամակներ են լինում, քան զեկուցողներ։ Եթե ուզում ենք ինչ-որ բանի հասնել զրուցակցից, ապա շատ կարևոր է այդ մասին պարզ տեքստով ասել։ Գործողության կոչը պետք է ուղեկցվի կոչով` անունով և որին հաջորդում է նամակի վերջին նախադասությունը:

Ճիշտ չէ «Պորֆիրի Պետրովիչ, ես գիտեմ, թե ով է սպանել պառավին».

Ճիշտ «Պորֆիրի Պետրովիչ, ես կացնահարեցի ծեր կնոջը, խնդրում եմ, միջոցներ ձեռնարկեք իմ ձերբակալության համար, ես հոգնել եմ տանջվելուց»:

Ինչո՞ւ պետք է թղթակիցը մտածի, թե ինչ անել այս նամակի հետ։ Չէ՞ որ նա կարող է սխալ որոշում կայացնել։

Ստորագրությունը տեքստում … Նա պետք է լինի: Ավելին, բոլոր փոստային հաճախորդները թույլ են տալիս կարգավորել ստորագրության ավտոմատ փոխարինումը, օրինակ, դասական «Հարգանքներով, …»: Mozilla-ում դա արվում է Գործիքներ → Հաշվի ընտրանքներ բաժնում:

Ստորագրության մեջ կոնտակտներ գրել-չգրելը բոլորի անձնական գործն է։ Բայց եթե ինչ-որ կերպ կապված եք վաճառքի հետ, անպայման գրեք։ Նույնիսկ եթե գործարքը չի կայանում հաղորդակցության արդյունքների հիման վրա, ապագայում ձեզ հեշտությամբ կգտնեն կոնտակտները ստորագրությունից։

Վերջապես, նամակի մարմնի ևս մեկ առանձնահատկություն այն զրուցակիցների համար, ովքեր չեն սիրում (չեն կարող, չեն ուզում, ժամանակ չունեն) պատասխանել ձեր նամակներին։ Նամակի տեքստում նշեք կանխադրվածը: Օրինակ՝ «Պորֆիրի Պետրովիչ, եթե ուրբաթ օրը ժամը 12։00-ից առաջ չես գալիս ինձ ձերբակալելու, ուրեմն ես ինձ համաներում եմ համարում»։ Իհարկե, վերջնաժամկետը պետք է լինի իրական (չպետք է տեքստը օրինակից ուղարկել ուրբաթ օրը ժամը 11:50-ին): Ստացողը պետք է ֆիզիկապես կարողանա կարդալ և որոշել ձեր նամակը: Այս «լռությունը» ձեզ ազատում է զրուցակցի չպատասխանելու պատասխանատվությունից։ Ինչպես միշտ, այս հատկանիշի օգտագործմանը պետք է խելամտորեն մոտենալ: Եթե մարդը ժամանակին և պարբերաբար պատասխանում է ձեր նամակներին, ապա նման վերջնագիրը կարող է, եթե ոչ վիրավորել նրան, ապա մի փոքր լարել նրան կամ հանգեցնել նամակին հենց հիմա չպատասխանելու որոշմանը, այլ ստիպել ձեզ սպասել ուրբաթին։

Կցորդներ

Նամակները հաճախ գալիս են հավելվածներով՝ ռեզյումեներ, կոմերցիոն առաջարկներ, գնահատականներ, ժամանակացույցեր, փաստաթղթերի սկանավորում՝ շատ հարմար գործիք և միևնույն ժամանակ տարածված սխալների աղբյուր:

Սխալ: կցորդի հսկայական չափս: Հաճախ ստացվում են մինչև 20 ՄԲ կցված նամակներ: Որպես կանոն, դրանք TIFF ձևաչափով որոշ փաստաթղթերի սկանավորումներ են՝ 600dpi թույլատրությամբ։ Թղթակցի փոստի ծրագիրը գրեթե անկասկած մի քանի րոպե կկանգնի այս հավելվածի նախադիտումը ներբեռնելու ապարդյուն փորձերից: Եվ Աստված չանի, որ ստացողը փորձի կարդալ այս նամակը սմարթֆոնով …

Անձամբ ես նման տառերը անմիջապես ջնջում եմ։ Չե՞ք ուզում, որ ձեր նամակը կարդալուց առաջ հայտնվի աղբարկղում: Ստուգեք հավելվածի չափը: Խորհուրդ է տրվում, որ այն լինի ոչ ավելի, քան 3 ՄԲ:

Իսկ եթե այն գերազանցի:

• Փորձեք վերակազմավորել ձեր սկաները այլ ձևաչափով և լուծաչափով: Օրինակ, PDF-ում և 300dpi-ում ստացվում են բավականին ընթեռնելի սկաներ։
• Մտածեք այնպիսի ծրագրերի մասին, ինչպիսիք են WinRar-ը կամ 7zip-ը: Որոշ ֆայլեր կատարյալ սեղմված են:
• Ինչ անել, եթե կցորդը հսկայական է, և դուք չեք կարող սեղմել այն: Օրինակ, գրեթե դատարկ հաշվապահական բազան կշռում է 900 ՄԲ: Օգնության կգա տեղեկատվության ամպային պահեստավորումը՝ Dropbox, Google Drive և այլն: Որոշ ծառայություններ, ինչպիսիք են Mail.ru-ն, ավտոմատ կերպով փոխակերպում են հսկայական հավելվածները ամպային պահեստի հղումների: Բայց ես նախընտրում եմ ինքս կառավարել ամպում պահված իմ տեղեկատվությունը, ուստի չեմ ողջունում Mail.ru-ի ավտոմատացումը:

Եվ ևս մեկ ոչ այնքան ակնհայտ առաջարկ ներդրումների վերաբերյալ Անուն … Այն պետք է հասկանալի և ընդունելի լինի ստացողի համար: Մի անգամ մենք ընկերությունում կոմերցիոն առաջարկ էինք պատրաստում` հասցեագրված… թող լինի Ֆյոդոր Միխայլովիչ Դոստոևսկին։ Ես կառավարչից ստացա նամակ՝ նախագծի առաջարկով հաստատման համար, և հավելվածում ներառված էր «DlyaFedi.docx» անունով ֆայլ: Ինձ սա ուղարկող մենեջերի հետ երկխոսություն տեղի ունեցավ մոտավորապես այսպես.

-Հարգելի մենեջեր, Դուք անձամբ պատրա՞ստ եք մոտենալ այս հարգված անձին և անվանակոչել նրան ի դեմս Ֆեդյայի։

-Մի կերպ չէ, հարգելի մարդ, բոլորը նրան անվանում են իր անուն-ազգանունով։

-Ինչո՞ւ եք ներդրումն անվանել «Դլյա Ֆեդի»։ Եթե հենց հիմա ուղարկեմ, ի՞նչ եք կարծում, այս ՔՊ-ի համար մեզնից կացիններ կգնի։

- Ես պատրաստվում էի վերանվանել ավելի ուշ …

Ինչու՞ պատրաստել ժամային ռումբ՝ պոտենցիալ հաճախորդի մերժում, կամ ինքներդ կատարել ֆայլը վերանվանելու լրացուցիչ աշխատանք: Ինչու անմիջապես չանվանել հավելվածը ճիշտ՝ «Fedor Mikhailovich.docx-ի համար» կամ նույնիսկ ավելի լավ՝ «KP_Nebo_Topory.docx»:

Այսպիսով, մենք քիչ թե շատ դասավորել ենք էլ.փոստը որպես «դեմք»: Եկեք անցնենք էլեկտրոնային փոստին որպես արդյունավետ աշխատանքի գործիք դիտարկելուն և դրա շեղման մասին:

Աշխատանք տառերի հետ

Էլփոստը հզոր շեղում է: Ինչպես ցանկացած շեղում, փոստը պետք է լուծվի՝ խստացնելով կանոնները և ներդնելով աշխատանքային գրաֆիկ:

Նվազագույնը, դուք պետք է անջատեք փոստի ժամանման մասին ԲՈԼՈՐ ծանուցումները: Եթե փոստի հաճախորդը կարգավորվել է լռելյայնորեն, դուք կտեղեկացվեք ձայնային ազդանշանով, և ժամացույցի կողքին գտնվող պատկերակը կթարթի, և կցուցադրվի նամակի նախադիտումը:Մի խոսքով, ամեն ինչ անելու են, որ նախ ձեզ կտրեն տքնաջան աշխատանքից, իսկ հետո ընկղմեն չընթերցված նամակների ու չտեսնված փոստերի անդունդը՝ մինուս կյանքից մեկ-երկու ժամ։

Ինչ-որ մեկի հզոր կամքի ուժը թույլ է տալիս չշեղվել ծանուցումներից, իսկ սովորական մարդկանց համար ավելի լավ է չգայթակղել ճակատագրին ու չանջատել դրանք։ Mozillla Thunderbird-ում դա արվում է «Գործիքներ» → «Ընտրանքներ» → «Ընդհանուր» → «Երբ հայտնվում են նոր հաղորդագրություններ» ցանկի միջոցով։

Եթե ծանուցումներ չկան, ինչպե՞ս հասկանալ, որ նամակ է եկել։

Շատ պարզ. Դուք ինքներդ, գիտակցաբար, ժամանակ հատկացրեք փոստը վերլուծելու համար, բացեք փոստային հաճախորդը և տեսեք բոլոր չկարդացված հաղորդագրությունները: Դա կարելի է անել օրական երկու անգամ, օրինակ՝ ճաշի ժամին և երեկոյան, կամ հարկադիր պարապուրդի ժամանակ, օրինակ՝ խցանումների ժամանակ։

Հաճախ հարցնում են՝ ի՞նչ կասեք արձագանքման ժամանակների և շտապ նամակների մասին: Պատասխանն այն է, որ դուք փոստով շտապ նամակներ չունեք: Եթե դուք չեք աշխատում հաճախորդների սպասարկման բաժնում (այդպիսի բաժինն ունի փոստի հետ աշխատելու իր կանոնները):

Եթե կան շտապ նամակներ, ապա ուղարկողը ձեզ կտեղեկացնի այս մասին այլ ալիքներով՝ հեռախոսով, SMS, Skype-ով: Այնուհետև դուք միտումնավոր կմտնեք փոստային հաճախորդ և կմշակեք շտապ փոստը: Ժամանակի կառավարման բոլոր գուրուները (օրինակ՝ Գլեբ Արխանգելսկին իր «Time Drive»-ով) հայտարարում են էլեկտրոնային փոստին մինչև 24 ժամ պատասխանելու ստանդարտ: Սա լավ ձևի նորմալ կանոն է՝ զրուցակցից էլեկտրոնային փոստով ակնթարթային պատասխաններ մի սպասեք: Եթե շտապ նամակ կա, տեղեկացրեք դրա մասին ավելի արագ կապի ուղիներով։

Այսպիսով, մենք անջատեցինք ծանուցումները և այժմ միացնում ենք փոստային հաճախորդը մեր ժամանակացույցի համաձայն:

Ի՞նչ պետք է անենք, երբ մտանք փոստ և սկսեցինք «վերլուծել էլ.փոստը» կոչվող գործողությունները: Որտե՞ղ է այս աշխատանքի սկիզբն ու վերջը:

Ես շատ եմ լսել զրոյական ներարկղային համակարգի մասին, բայց ցավոք, ես չեմ հանդիպել մեկ մարդու, ով օգտվում է դրանից: Ես ստիպված էի նորից հորինել իմ անիվը: Այս թեմայով հոդվածներ կան Lifehacker-ում: Օրինակ, "". Ստորև ես կխոսեմ զրոյական մուտքային համակարգի մասին իմ մեկնաբանության մեջ: Ես շնորհակալ կլինեմ, եթե GTD գուրուները ստուգեն մեկնաբանություններում, ավելացնեն կամ բարելավեն նկարագրված համակարգը:

Կարևոր է հասկանալ և ընդունել, որ էլ.փոստը առաջադրանքների ժամանակացույց կամ արխիվ չէ ձեր գործունեության համար: Հետեւաբար, «Inbox» թղթապանակը միշտ պետք է դատարկ լինի: Երբ սկսեք վերլուծել ձեր մուտքի արկղը, մի կանգ առեք և մի շեղվեք որևէ բանով, քանի դեռ չեք դատարկել այս թղթապանակը:

Ի՞նչ անել ձեր մուտքի արկղում առկա էլ. Դուք պետք է հաջորդաբար անցնեք յուրաքանչյուր տառ և ջնջեք այն: Այո, պարզապես ընտրեք և սեղմեք «Ջնջել» ստեղնաշարի վրա: Եթե չկարողանաք ստիպել ձեզ ջնջել նամակը, դուք պետք է որոշեք, թե ինչ անել դրա հետ:

1. Կարող եք պատասխանել երեք րոպեում: Արդյո՞ք ես պետք է դրան պատասխանեմ: Այո, դա անհրաժեշտ է, և պատասխանը կտևի ոչ ավելի, քան երեք րոպե, ապա անմիջապես պատասխանեք։
2. Դուք պետք է պատասխանեք, բայց պատասխանի պատրաստումը կտևի ավելի քան երեք րոպե: Եթե դուք օգտագործում եք առաջադրանքների պլանավորող, որը թույլ է տալիս նամակը վերափոխել առաջադրանքի, ձեր էլփոստը դարձրեք առաջադրանքի և որոշ ժամանակ մոռացեք դրա մասին: Օրինակ՝ ես օգտվում եմ բացարձակապես հրաշալի Doit.im ծառայությունից։ Այն թույլ է տալիս ստեղծել անձնական էլ.փոստի հասցե. դուք նամակ եք փոխանցում դրան, և այն վերածվում է առաջադրանքի: Բայց եթե առաջադրանքների ժամանակացույց չունեք, տառը տեղափոխեք «0_Run» ենթաթղթապանակ:
3. Նամակին արագ պատասխանելուց, այն առաջադրանքի կամ պարզ ծանոթության վերածելուց հետո դուք պետք է որոշեք, թե ինչ անել այս հաղորդագրության հետ հաջորդիվ՝ ջնջել այն կամ ուղարկել այն թղթապանակներից մեկին՝ երկարաժամկետ պահպանման համար:

Ահա իմ երկարաժամկետ պահպանման թղթապանակները:

• 0_Վազիր։ Ես նման թղթապանակ չունեմ, բայց եթե պլանավորող չունես, կրկնում եմ, կարող ես այստեղ մանրամասն ուսումնասիրություն պահանջող տառեր դնել։ Այս թղթապանակը նույնպես պետք է պարբերաբար մաքրվի, բայց մտածված մոտեցմամբ՝ հատուկ նշանակված ժամին:
• 1_Հղում. Այստեղ ես դնում եմ ֆոնային տեղեկություններով նամակներ. ողջույնի նամակներ տարբեր վեբ ծառայություններից մուտքերով, գալիք թռիչքների տոմսեր և այլն:
• 2_Նախագծեր. Այստեղ պահվում է գործընկերների և նախագծերի վերաբերյալ նամակագրության արխիվը, որոնց հետ առկա են ընթացիկ հարաբերություններ: Բնականաբար, յուրաքանչյուր նախագծի կամ գործընկերոջ համար ստեղծվում է առանձին թղթապանակ:Գործընկերոջ թղթապանակում ես դրել եմ ոչ միայն նրա աշխատակիցների, այլ նաև այս գործընկերոջ հետ կապված «Դրախտ»-ի աշխատակիցների նամակները։ Շատ հարմար. անհրաժեշտության դեպքում, նախագծի վերաբերյալ ողջ նամակագրությունը ձեռքի տակ է մի քանի կտտոցով:
• 3_Թանգարան. Ահա ես նետում եմ այն տառերը, որոնք ափսոս է ջնջել, իսկ դրանց օգուտներն ակնհայտ չեն։ Նաև «2_Projects»-ի փակ նախագծերով պանակները տեղափոխվում են այստեղ: Մի խոսքով, ջնջման առաջին թեկնածուները պահվում են «Թանգարանում»։
• 4_Փաստաթղթեր. Ահա նամակներ՝ փաստաթղթերի էլեկտրոնային նմուշներով, որոնք ապագայում կարող են օգտակար լինել հաշվապահական հաշվառման համար, օրինակ՝ հաճախորդների հաշտեցման հայտարարություններ, ուղևորությունների տոմսեր: Թղթապանակը շատ ընդհանրություններ ունի «2_Projects» և «1_Sprav» թղթապանակների հետ, դրանում պահվում են միայն հաշվապահական տեղեկությունները, իսկ կառավարման տեղեկատվությունը պահվում է «2_Projects» թղթապանակում: «4_Documents»-ում՝ մեռած տեղեկություն, իսկ «2_Projects»-ում՝ կենդանի։
• 5_Գիտելիք. Սա այն վայրն է, որտեղ ես ավելացնում եմ միայն իսկապես օգտակար նամակներ, որոնց ես ուզում եմ որոշ ժամանակ անց վերադառնալ ոգեշնչման կամ լուծումներ գտնելու համար:

Փոստի հաճախորդի այլ կարգավորումներ կան, որոնք կարևոր են այս համակարգի աշխատանքի համար: Նախ, լռելյայնորեն, Thunderbird-ն ընտրված է Նշել հաղորդագրությունները որպես կարդացված վանդակը: Ես նախընտրում եմ դա անել միտումնավոր, այնպես որ վանդակը չկա: Դա անելու համար անցեք «Գործիքներ» → «Ընտրանքներ» → «Ընդլայնված» → «Կարդալ և ցուցադրել» ընտրացանկը:

Երկրորդ, մենք օգտագործում ենք զտիչներ … Նախկինում ես ակտիվորեն կիրառում էի զտիչներ, որոնք ավտոմատ կերպով նամակները ուղարկում էին համապատասխան թղթապանակներ՝ ելնելով ուղարկողի հասցեից: Օրինակ, փաստաբանի նամակները տեղափոխվել են «Իրավաբան» թղթապանակ: Ես հրաժարվեցի այս մոտեցումից մի քանի պատճառներով. Նախ. փաստաբանի նամակները 99% դեպքերում վերաբերում են նախագծին կամ գործընկերոջը, ինչը նշանակում է, որ դրանք պետք է տեղափոխվեն այս գործընկերոջ կամ նախագծի թղթապանակ: Երկրորդ, ես որոշեցի ավելացնել իրազեկությունը: Դուք ինքներդ պետք է որոշեք, թե որտեղ պետք է պահվի կոնկրետ նամակ, և ավելի հարմար է չմշակված հաղորդագրությունները փնտրել միայն մեկ տեղում՝ մուտքի արկղում: Այժմ ես օգտագործում եմ զտիչներ միայն տարբեր համակարգերից ավտոմատ կանոնավոր տառերը թղթապանակների դասակարգելու համար, այսինքն՝ տառեր, որոնք ինձնից որոշումներ չեն պահանջում։ Mozilla Thunderbird-ի զտիչները կազմաձևված են Գործիքներ → Հաղորդագրությունների զտիչներ ընտրացանկում:

Այսպիսով, ճիշտ մոտեցման դեպքում էլեկտրոնային փոստը պետք է տևի օրական 10-ից մինչև 60 րոպե՝ կախված նամակագրության ծավալից։

Այո, և ևս մեկ բան. Չէ՞ որ դուք արդեն անջատել եք նոր նամակների ժամանման մասին ծանուցումները։;)