13 բան գործնական նամակագրության մեջ, որոնք պարզապես նյարդայնացնում են

2024 Հեղինակ: Malcolm Clapton | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 03:59

Եթե դուք չեք ցանկանում բարկացնել դիմացինին, մի արեք դա:

1. Ողջույնի բացակայություն

Գործնական նամակ չեք գրում հաճույքի համար, ինչ-որ բան է պետք հասցեատիրոջից։ Ուստի ճիշտ է այն սկսել քաղաքավարության ակտով՝ ողջույնով։ Առանց դրա անելը նման է ոտքով ուրիշի գրասենյակի դուռը բացելուն:

Ինչպես չանել

Ավելի լավ է այսպես

2. «Բարի օր» արտահայտությունը

Եթե դուք գործնական նամակ չեք գրում անմիջապես 2000-ականներից, ապա ընտրեք ավելի ժամանակակից ձևակերպումներ: Կարևոր չէ, որ չես կարող ճշգրիտ գուշակել, թե դիմացինը երբ կկարդա հաղորդագրությունը։ «Բարի կեսօր» տարբերակը ամենաչեզոքն է, բայց կարող եք օգտագործել նաև նամակն ուղարկելու ժամանակահատվածը։ Իսկ «օրվա լավ ժամանակը» թողեք անցյալի կիսամեռ ֆորումներին։

Ինչպես չանել

Ավելի լավ է այսպես

3. Սխալների հետ վարվելը

Զարմանալի է, թե որքան սխալներ կարելի է թույլ տալ այսքան կարճ տեքստում: Նախ, շատերը բառացի են ընդունել ստորակետերով բաժանված կանոնը։ Սրանից ծնվում են այնպիսի գլուխգործոցներ, ինչպիսին է «Հարգելի Անտոն Միխայլովիչ»։ Բողոքարկումը ոչ միայն անուն է, այլեւ դրանից կախված բառեր։

Երկրորդ, ուշադիր ստուգեք հասցեատիրոջ անունը: Մի զանգահարեք Ալեքսեևին Ալեքսանդրաս, Մարին Մարիաս և վերծանեք սկզբնատառերը:

Ինչպես չանել

Ավելի լավ է այսպես

4. Հապավումներ և միավանկ պատասխաններ

Բիզնես գրելը պահանջում է, որ դուք հաղորդակցվեք ամբողջական նախադասություններով: Այս մոտեցումը գործնական օգուտ ունի՝ զրուցակիցը պարտավոր չէ կռահել, թե ինչ նկատի ունեք, քանի որ դուք բացահայտում եք բոլոր նրբությունները և հնարավորություն չեք տալիս սխալ մեկնաբանելու խոսքերը։ Եվ ձեր «OK»-ը կարող է ամեն ինչ նշանակել: Բացի այդ, կրճատումները շատ ժամանակ չեն խնայում:

Ինչպես չանել

Ավելի լավ է այսպես

5. Հումոր և փոխաբերություններ

Գործնական նամակը չպետք է մեկնաբանության տեղ թողնի։ Բոլոր բառերն օգտագործվում են իրենց ուղղակի իմաստով և չեն ենթադրում տարբեր մեկնաբանություններ։ Հակառակ դեպքում սպասեք նամակագրության լրացուցիչ փուլի, որում կիմանաք, թե ով ինչ է մտքում ունեցել։ Եվ դա կարող է շատ ժամանակ խլել:

Ինչպես չանել

Ավելի լավ է այսպես

6. Բացականչական նշաններ

Բացականչական նշանները հաճախ չեն օգտագործվում գրական տեքստերում, քանի որ դրանք նախատեսված են ուժեղ զգացմունքներ արտահայտելու համար։ Գործնական նամակը արտահայտվելու հարթակ չէ, նույնիսկ եթե դուք իսկապես ցանկանում եք զրուցակցին հայտնել, թե ինչ եք մտածում դրա մասին։

Միգուցե առանձնահատուկ բան նկատի չունեք, բայց զրուցակցի համար բացականչական նշանը ազդանշան կլինի, որ նա հավանաբար ինչ-որ բան սխալ է անում։ Այսպիսով, հսկողության տակ պահեք և՛ ձեր զգայարանները, և՛ Shift + 1 ստեղների համակցությունը: Բացականչությունը տեղին է միայն շրջանառության մեջ։

Ինչպես չանել

Ավելի լավ է այսպես

7. Բյուրոկրատների առատություն

Ավելի ֆորմալ արտահայտվելու ցանկությունը հաճախ հրեշավոր կոնստրուկցիաներ է առաջացնում, որոնց իմաստը հասկանալը չափազանց դժվար է: Մի չափազանցեք բարդ արտահայտությունները և ավելի հեշտ գրեք:

Ինչպես չանել

Ավելի լավ է այսպես

8. Caps Lock

Չարժե գծերը մեծատառով ընդգծել։ Համացանցում այն դեռ խորհրդանշում է ճչալը։ Ոչ ոք չի սիրում, երբ իրեն բղավում են: Ուղերձը հասկանալի դարձնելու համար պարզապես հստակեցրեք այն:

Ինչպես չանել

Ավելի լավ է այսպես

9. «Նախապես շնորհակալություն» արտահայտությունը

Շնորհակալություն, իհարկե, գրպանդ չես կարող դնել, բայց վաղաժամ երախտագիտությունը զրուցակցին դնում է անհարմար դրության մեջ։ Բարեկիրթ մարդը պարտավորված կզգա կատարել ձեր խնդրանքը, նույնիսկ եթե հասկանա, որ դա չպետք է անի։ Եվ ձեզ կհիշեն խնդիրներ նետելու համար:

Եթե զրուցակցին դեռ պետք է խրախուսել, ավելի լավ է նկարագրեք, թե որքանով է ձեռնտու նրան պատասխանել ձեր խնդրանքին։

Ինչպես չանել

Ավելի լավ է այսպես

10. Տարօրինակ թեմա կամ ընդհանրապես թեմա չկա

Անհասկանալի տառեր բացելը անվտանգ չէ, ուստի առանց թեմայի հաղորդագրությունը սպառնում է սպամ դառնալու վտանգին:Բնականաբար, մարդը շատ կբարկանա, երբ հայտնաբերի, որ «Զինա, ռետինե» բառերի տակ անվադողերի գործարանի մենեջեր Զինաիդայից թաքցված է եղել մի կարևոր փաստաթուղթ։

Ինչպես չանել

Ավելի լավ է այսպես

11. Ծանոթություն

Պետք չէ շեղվել ձեր բիզնես ոճից, նույնիսկ եթե հասցեատերը ձեր լավագույն ընկերն է։ Նախ, նա կարող է կարիք ունենալ նամակ ուղարկել իր ղեկավարին կամ կապալառուներին: Երկրորդ, նամակը կարող է պատահաբար հայտնվել երրորդ ձեռքում և զիջել այն, և միևնույն ժամանակ դուք:

Երրորդ, դուք պետք է տարբերեք անձնականը աշխատանքայինից: Կորպորատիվ շահերը միշտ չէ, որ համընկնում են անձնականի հետ։ Արժե ձեզ մանևրելու տեղ թողնել, որպեսզի պահպանեք բարեկամական հարաբերություններ՝ առանց բանակցություններում զիջումների։

Ինչպես չանել

Ավելի լավ է այսպես

12. Նամակագրության պատմության բացակայություն

Եթե դուք ակտիվորեն զրուցում եք ինչ-որ մեկի հետ, հասցեատերը տեղյակ է, թե ինչի մասին է խոսակցությունը և հեշտությամբ կարող է վերադառնալ երկխոսության սկզբին՝ պտտելով մկնիկի անիվը: Բայց երբ երբեմն նամակներ եք փոխանակում էլեկտրոնային փոստով, զրուցակիցը կարող է մոռանալ, թե ով եք դուք և ինչ եք նրանից անհրաժեշտ։

Դյուրին դարձրեք մարդուն դա անել. Մեկ պարբերությունում հիշեցրեք մարդուն, թե ինչի մասին է նա խոսում:

Ինչպես չանել

Ավելի լավ է այսպես

13. Հաղորդագրությունների թելերի ոչ պատշաճ վարում

Փոստի ծառայություններն ու գործակալները թույլ են տալիս աշխատել հաղորդագրությունների հոսքերի հետ: Դա իսկապես օգտակար գործիք է, եթե ճիշտ վարվի: Բայց ոչ բոլորին է հաջողվում։

Երևի դուք արդեն դարձել եք զանգվածային նամակագրության զոհ, որի մասնակիցները ոչ թե ուղղակիորեն պատասխանում են հեղինակին, այլ բոլորին։ Արդյունքում անհետաքրքիր խոսակցությունը լցվում է ձեր մուտքի արկղը, և դուք պատիժներ եք նախատեսում նրանց համար, ովքեր չեն կարողանում գտնել ճիշտ կոճակը: Ընդ որում, տեղեկատվությունը, որը նախատեսված չէ հետաքրքրասեր աչքերի համար, հաճախ հայտնվում է ընդհանուր տեղեկատվական դաշտ։

Մեդալն ունի նաև բացասական կողմ՝ երբ կարևոր զրույցի ժամանակ մասնակիցներից մեկը պատասխանում է ոչ թե բոլորին, այլ մեկ մարդու։ Իսկ ստացողը ստիպված է շատ ժամանակ ծախսել նամակներ ուղարկելու վրա՝ իր գործն անելու փոխարեն։