Ինչպես կազմակերպել ձեր օրը. արտադրողականության հանճարների տեխնիկա

2024 Հեղինակ: Malcolm Clapton | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 03:59

Ժամանակը սակավ և անփոխարինելի ռեսուրս է։ Սովորեք օգտագործել այն խելամտորեն:

Բենջամին Ֆրանկլինի մեթոդ

Բենջամին Ֆրանկլինը օճառագործի որդի էր, բայց ինքնակազմակերպման և կարգապահության շնորհիվ նա հաջողության հասավ բազմաթիվ ոլորտներում՝ քաղաքականության, դիվանագիտության, գիտության, լրագրության մեջ։ Նա Ամերիկայի Միացյալ Նահանգների հիմնադիր հայրերից է. մասնակցել է Անկախության հռչակագրի և երկրի Սահմանադրության ստեղծմանը։

Ֆրանկլինի դիմանկարը պատկերված է 100 դոլարանոց թղթադրամի վրա, թեև նա երբեք չի եղել Միացյալ Նահանգների նախագահը: Նրան են վերագրվում այնպիսի արտահայտությունների հեղինակ, ինչպիսիք են «Ժամանակը փող է» և «Վաղվան մի հետաձգիր այն, ինչ կարող ես անել այսօր»:

Ֆրանկլինի համար ժամանակն իսկապես կարևոր էր:

Դուք սիրում եք կյանքը: Այդ դեպքում ժամանակ մի վատնեք, քանի որ ժամանակը այն գործվածքն է, որը կազմում է կյանքը: Բենջամին Ֆրանկլին

20 տարեկանում Ֆրանկլինն իր համար ժամանակի կառավարման համակարգ է մշակել, որն օգտագործել է իր ողջ կյանքի ընթացքում։ Ժամանակակիցներն այն անվանել են «Ֆրանկլինի բուրգ» (երբեմն անվանում են նաև «արտադրողականության բուրգ»՝ արտադրողականության բուրգ)։

Բուրգը հիմնված է կյանքի արժեքների վրա։ Սրանք բարոյական ուղեցույցներ են ցանկացած խնդրի լուծման համար։ Ֆրանկլինը դրանք անվանեց առաքինություններ:

Իր համար նա առանձնացրեց 13 առաքինություններ՝ ժուժկալություն, լռություն, կարգի սեր, վճռականություն, խնայողություն, աշխատասիրություն, անկեղծություն, արդարություն, չափավորություն, մաքրություն, հանգստություն, մաքրաբարոյություն և հեզություն:

Ամեն օր իր վրա աշխատելու համար Ֆրանկլինը սկսեց հատուկ նոթատետր, որտեղ յուրաքանչյուր կյանքի սկզբունքի համար վերցրեց մեկ էջ: Նա յուրաքանչյուր էջ շարեց յոթ սյունակի (շաբաթվա օրերի): Ապա գծեց 13 հորիզոնական գիծ՝ ըստ առաքինությունների քանակի։

Այսպիսով, նա ամեն օր կենտրոնանում էր առաքինություններից մեկի վրա, իսկ երեկոյան հրապարակներում նշում էր «բարոյական կատարելության» ճանապարհին թույլ տված սխալները։

Ֆրանկլինի բուրգի հաջորդ աստիճանը համաշխարհային նպատակ է: Այն հիմնված է կյանքի սկզբունքների վրա և պատասխանում է «Ինչի՞ եմ ուզում հասնել մինչև N տարեկան» հարցին։ Բժշկի համար գլոբալ նպատակ կարող է լինել, օրինակ, մինչև 35 տարեկանը ամբիոնի վարիչ դառնալու ցանկությունը, իսկ մենեջերի համար՝ սեփական ստարտափ գործարկելը։

Բենջամին Ֆրանկլինը իսկապես անելիքների պլանավորման նախահայրն է: Նա միշտ հավատարիմ է եղել առօրյային և բառացիորեն գրում է իր ամեն քայլը։ Հետևաբար, նրա բուրգում ավելի ուշ են.

• գլխավոր պլան - քայլ առ քայլ հրահանգներ գլոբալ նպատակին հասնելու համար.
• երկարաժամկետ պլան - նպատակներ առաջիկա 3-5 տարիների համար;
• կարճաժամկետ պլան - առաջադրանքներ հաջորդ տարվա և ամսվա համար.
• շաբաթվա և օրվա պլանավորում.

Բուրգի բոլոր քայլերը գտնվում են հաջորդաբար. յուրաքանչյուր հաջորդը հիմնված է նախորդի վրա:

Արդյունք

Ձեր օրը Ֆրանկլինի մեթոդով կազմակերպելու համար անհրաժեշտ է որոշել կյանքի հիմնարար սկզբունքները, դնել գլոբալ նպատակ և պլան կազմել դրան հասնելու համար։

Երկարաժամկետ և կարճաժամկետ պլանավորման համար կարող եք օգտագործել էլեկտրոնային գործիքներից մեկը կամ ստեղծել թղթե նոթատետր և ներդնել «Արագ նշումներ» համակարգը։

Սթիվեն Քովի մեթոդ

Սթիվեն Քովին համարվում է Ֆրանկլինյան համակարգի հետևորդներից մեկը։ Նա կառավարման ոլորտում միջազգային ճանաչում ունեցող փորձագետ և մարզիչ է: Քովին պրոֆեսիոնալ բանախոս է և բազմաթիվ գրքերի հեղինակ: Նրանցից մեկն ընդգրկվել է Time ամսագրի ամենաազդեցիկ բիզնես գրականության ցանկում։

Սա «Բարձր արդյունավետ մարդկանց յոթ սովորությունները» գիրքն է՝ իր ժամանակից շուտ: Քովին այն գրել է 1989 թվականին, բայց այն բեսթսելլեր չդարձավ մինչև այն վերաթողարկվեց 2004 թվականին։

Covey-ի հայեցակարգը հիմնված է յոթ հմտությունների հաջորդականության վրա:

1. Սղեք սղոցը, այսինքն՝ անընդհատ կատարելագործվեք։
2. Հասնել սիներգիայի, այսինքն՝ ձգտել փոխշահավետ փոխգործակցության։
3. Եղեք նախաձեռնող:
4. Փորձեք նախ լսել, և միայն հետո՝ լսելի լինել:
5. Սկսեք պատկերացնելով վերջնական նպատակը:
6. Մտածեք Win-Win:
7. Նախ արեք այն, ինչ պետք է արվի առաջինը:

Առաջադրանքների բաշխման և առաջնահերթությունների մատրիցան կօգնի իրականացնել վերջին հմտությունը: Քովին այն փոխառել է Միացյալ Նահանգների 34-րդ նախագահ Դուայթ Դեյվիդ Էյզենհաուերից։

Բոլոր առաջադրանքները բաժանված են չորս խմբի.

1. Շտապ և կարևոր (կատարվի որքան հնարավոր է շուտ);
2. Ոչ հրատապ կարևոր (ռազմավարական առաջադրանքներ՝ հեռավոր ժամկետով);
3. Շտապ անկարևոր (դուք պետք է դա արագ անեք, բայց կարող եք հետաձգել կամ չանել ինքներդ);
4. Ոչ հրատապ և անկարևոր (որպես կանոն, նման դեպքերը կարող են ջնջվել կամ վստահվել երրորդ անձանց):

Ըստ Քովի, հաջողակ մարդիկ հազվադեպ են հայտնվում ժամանակի դժվարությունների մեջ, քանի որ նրանք արագորեն զբաղվում են 1-ին և 3-րդ կատեգորիաների առաջադրանքներով և առանց խղճահարության զոհաբերում են 4-րդ քառակուսի բաները: Միևնույն ժամանակ, նրանք իրենց ժամանակի և էներգիայի 60-80%-ը տրամադրում են դրան: 2-րդ հրապարակից խնդիրներ լուծելը, քանի որ դրանք առաջընթացի լոկոմոտիվն են։

Արդյունք

Ավելի արդյունավետ լինելու համար օրվա վերջում կամ սկզբում գրեք և առաջնահերթություն տվեք ձեր առաջադրանքներին՝ օգտագործելով Էյզենհաուերի մատրիցը (կամ Քովի մատրիցը, որը նախընտրում եք): Դա անելու համար կարող եք օգտագործել Eisenhower (iOS) կամ MyEffectivenessHabits (Android) հավելվածը։ Փորձեք պահպանել համամասնությունը՝ 40%՝ կարևոր հրատապ գործեր, 60%՝ կարևոր ոչ շտապ։

Թիմ Ֆերիսի մեթոդ

Թիմոթի Ֆերիսը արտադրողականության հանրաճանաչ գուրու է: Նրա հրապարակային ելույթների ձայնագրությունները հավաքում են միլիոնավոր դիտումներ, իսկ գրքերը վաճառվում են նույն հսկայական տպաքանակով։

Զարմանալի չէ. ո՞վ չի ցանկանում «աշխատել շաբաթական 4 ժամ, չշփվել գրասենյակում» զանգից զանգահարել», և միևնույն ժամանակ ապրել ցանկացած վայրում և հարստանալ: Ֆերիսի համանուն գիրքը դարձել է The New York Times-ի և The Wall Street Journal-ի բեսթսելերների ցուցակի առաջին հորիզոնականը։

Նրա մեթոդը հիմնված է երկու սյուների վրա.

1. Պարետոյի օրենքը. ջանքերի 20%-ը տալիս է արդյունքի 80%-ը, իսկ մնացած 80%-ը՝ արդյունքի միայն 20%-ը: Սա նշանակում է կենտրոնանալ այն գործողությունների վրա, որոնք իսկապես կարևոր են:
2. Պարկինսոնի օրենքը. Աշխատանքը լրացնում է իրեն հատկացված ամբողջ ժամանակը: Սա նշանակում է, որ առաջադրանքը պետք է հատկացվի ճիշտ այնքան, որքան անհրաժեշտ է այն ավարտելու համար:

Պետք չէ երկարացնել աշխատանքային օրը՝ ավելին անելու համար: Ընդհակառակը, կրճատեք այն, կենտրոնացեք միայն այն բանի վրա, ինչն իսկապես կարևոր է։ Հրաժարվեք մնացած ամեն ինչից՝ աութսորսինգ կամ պատվիրակեք:

Ֆերիսի մոտեցումը հետևում է 1-3-5 պլանավորման տեխնիկային: Դրա էությունը պարզ է՝ անելիքների ցանկում ավելացված է մեկ կարևոր բան՝ երեք միջին և հինգ փոքր։ Ընդհանուր ինը։ Դրանք ապրիորի են բաշխվում հրատապությամբ, ինչն օգնում է ազատվել արտակարգ իրավիճակի զգացումից։

Ferriss-ը բազմաբնույթ առաջադրանքների և տեղեկատվության գերբեռնվածության հակառակորդ է: Երբ մի քանի բան արվում է միաժամանակ, ուշադրությունը շեղվում է։ Արդյունքում արտադրողականությունը ոչ թե ավելանում է, այլ նվազում։ Նույնը վերաբերում է տեղեկատվության շարունակական կլանմանը։ Փոստի, ակնթարթային մեսենջերի և սոցիալական ցանցերի անընդհատ ստուգումը միայն կեղծ զգացողություն է ստեղծում, բայց այն չի մոտեցնում նպատակին։

Բայց սթրեսը, ընդհակառակը, Ֆերիսը համարում է մեր օգնականներին։

Վախը ցուցանիշ է։ Վախը մեր ընկերն է։ Երբեմն նա ցույց է տալիս, թե ինչ չի կարելի անել, բայց ավելի հաճախ ցույց է տալիս, թե կոնկրետ ինչ արժե անել։ Թիմ Ֆերիս

Հարկ է նշել, որ Թիմ Ֆերիսը միայնակ չէ, որ ձգտում է արտադրողականության՝ քիչ աշխատելով։ Սթիվեր Ռոբինսը, «Քիչ աշխատելու և ավելին ստանալու 9 քայլերը» գրքի հեղինակն առաջարկում է «ակտիվ օրեր» մեթոդը, որտեղ դուք ձեզ նշանակում եք «հսկող շուն» կոնկրետ օրը՝ հետևելու ձեր առաջընթացին:

Արդյունք

Այս մեթոդը ձեզ համար է, եթե դուք չեք կարող հետևել խիստ ժամանակացույցին, և անելիքների ցուցակները ձեզ համար չեն աշխատում: Օրը կազմակերպեք այնպես, որ ժամանակի 20%-ը զբաղեցնեն ամենադժվարն ու կարևորը։ Մնացածը թող գնա իր հունով: Այսինքն, եթե Ձեզ անհրաժեշտ է գործնական հանդիպում անցկացնել, ապա պետք է ընտրել օրը, ժամը, տեւողությունը եւ խստորեն հետեւել գրաֆիկին։ Օրվա մնացած մասը կարելի է տրամադրել ընթացքի մեջ գտնվող ցանկացած աշխատանքի։

Գլեբ Արխանգելսկու մեթոդը

Գլեբ Արխանգելսկին ժամանակի կառավարման ոլորտի փորձագետ է, համանուն ընկերության հիմնադիրն ու ղեկավարը։ Դրա յուրահատկությունը ոչ թե օրիգինալ զարգացումներ ստեղծելու մեջ է, այլ նրանում, որ պարզ ու մատչելի կերպով շարադրում է ժամանակի կառավարման մեթոդները՝ դրանք հարմարեցնելով ներքաղաքական իրողություններին։

Արխանգելսկին մի քանի հայտնի բիզնես գրքերի հեղինակ է՝ Job 2.0. Breakthrough to Free Time, Formula of Time, Time Drive և այլն:

Վերջինս ամենահայտնին է։ Time Drive-ն ուսումնասիրում է պլանավորման, նպատակների սահմանման և մոտիվացիայի կարևորությունը, ինչպես նաև ժամանակի կառավարման և հետաձգման դեմ արդյունավետ տեխնիկան:

• «Գորտեր». Յուրաքանչյուր ոք ունի ձանձրալի գործեր, որոնք անընդհատ հետաձգվում են ավելի ուշ: Այդ տհաճ արարքները կուտակվում են ու հոգեբանորեն ջախջախվում։ Բայց եթե ամեն առավոտ սկսես «գորտ ուտելով», այսինքն՝ առաջին հերթին ինչ-որ անհետաքրքիր գործ կատարես, հետո անցնես մնացածին, ապա կամաց-կամաց ամեն ինչ կարգի կբերվի։
• «Խարիսխներ». Սրանք նյութական կապվածություններ են (երաժշտություն, գույն, շարժում)՝ կապված որոշակի հուզական վիճակի հետ։ «Խարիսխները» անհրաժեշտ են կոնկրետ խնդրի լուծմանը ներդաշնակվելու համար։ Օրինակ, դուք կարող եք սովորել աշխատել փոստի հետ դասական երաժշտության հետ, և երբ ծույլ եք բեռնաթափել փոստարկղը, պարզապես պետք է միացնել Մոցարտը կամ Բեթհովենը, որպեսզի բռնեք ցանկալի հոգեբանական ալիքը:
• Փղի սթեյք. Որքան մեծ է առաջադրանքը (ատենախոսություն գրելը, օտար լեզու սովորելը և այլն) և որքան սեղմ ժամկետը, այնքան դժվար է սկսելը: Կշեռքն է, որ վախեցնում է քեզ. պարզ չէ, թե որտեղից սկսել, արդյոք բավարար ուժ ունես։ Նման առաջադրանքները կոչվում են «փղեր»: «Փիղ ուտելու» միակ միջոցը նրանից «սթեյք» պատրաստելն է, այսինքն՝ խոշոր բիզնեսը մի քանի փոքրի բաժանելն է։

Հատկանշական է, որ Գլեբ Արխանգելսկին մեծ ուշադրություն է դարձնում ոչ միայն աշխատանքային գործընթացների ռացիոնալացմանը, այլև հանգստին (նրա բեսթսելլերի ամբողջական անվանումն է «Time Drive. How to Manage to Live and Work»): Նա համոզված է, որ առանց լավ հանգստի, որը ներառում է առողջ քուն և ֆիզիկական ակտիվություն, անհնար է արդյունավետ լինել։

Արդյունք

Պլանավորեք ձեր ամեն օր. Todoist-ը, Wunderlist-ը, TickTick-ը և նմանատիպ այլ ծրագրեր և ծառայություններ կօգնեն ձեզ այս հարցում: Բարդ մեծածավալ առաջադրանքները բաժանեք պարզ փոքրերի: Առավոտյան կատարեք ամենատհաճ գործը, որպեսզի մնացած ժամանակում կարողանաք անել միայն այն, ինչ ձեզ դուր է գալիս։ Մշակեք խթաններ, որոնք կօգնեն ձեզ հաղթահարել ծուլությունը և հիշեք, որ ձեր գրաֆիկում ներառեք հանգիստը:

Ֆրանչեսկո Կիրիլոյի մեթոդ

Հնարավոր է, որ Ֆրանչեսկո Ցիրիլո անունը ձեզ ծանոթ չէ, բայց դուք հավանաբար լսել եք Պոմոդորոյի մասին: Cirillo-ն ժամանակի կառավարման այս հայտնի տեխնիկայի հեղինակն է: Ժամանակին Ֆրանչեսկոն ուսման հետ կապված խնդիրներ ուներ՝ երիտասարդը ոչ մի կերպ չէր կարողանում կենտրոնանալ, անընդհատ շեղված էր։ Օգնության է հասել լոլիկի տեսքով պարզ խոհանոցային ժամաչափ։

Պոմոդորոյի մեթոդի էությունն այն է, որ աշխատանքին հատկացված ժամանակի տևողությունը «պոմոդորո» է։ Մեկ լոլիկ = 30 րոպե (25 րոպե աշխատանքի համար և 5 հանգստի համար): Մենք սկսում ենք ժմչփը և աշխատում ենք առավելագույն արդյունավետությամբ և նվազագույն շեղումով 25 րոպե: Հնչում է ազդանշան՝ հինգ րոպե ընդմիջման ժամանակն է: Այնուհետև մենք նորից սկսում ենք ժամաչափը:

Այսպիսով, արտադրողականությունը չափվում է օրական կատարվող «լոլիկների» քանակով։ Որքան մեծ է, այնքան լավ:

Որպեսզի 25 րոպե չծախսեք ինքներդ ձեզ համար ինչ-որ բաներ մտածելու վրա, պետք է նախապես կազմել առաջադրանքների ցանկը։ Դրանում կարող եք նաև նշել ամբողջական «լոլիկների» (առաջադրանքի առջև խաչ է դրվում) և շեղումները (դրվում է ապոստրոֆ): Սա թույլ է տալիս որոշել, թե որքան ժամանակ է պահանջվել առաջադրանքն ավարտելու համար և որքան դժվար է այն:

Պոմոդորոյի մեթոդը մատչելի է և ճկուն: Եթե ցանկանում եք, պահեք անելիքների ցանկը թղթի վրա և չափեք 25 րոպեանոց հատվածները խոհանոցի ժամանակաչափով, կամ եթե ցանկանում եք, օգտագործեք հատուկ ծառայություններ և հավելվածներ:

Windows	OS X և iOS	Android

Ըստ Cirillo-ի՝ «լոլիկի» օպտիմալ տեւողությունը 20–35 րոպե է։ Բայց, յուրացնելով տեխնիկան, կարող եք փորձարկել և ինքներդ փոխել միջակայքերը։

Ֆրանչեսկո Կիրիլոյի մեթոդին կարող եք մանրամասն ծանոթանալ։

Արդյունք

Օրվա սկզբին կազմեք անելիքների ցուցակ և հետևեք պոմոդորոներին: Եթե 25 րոպեի ընթացքում դուք շեղվում եք, դրեք «առաջադրանքի կողքին» նշանը: Եթե ժամանակը սպառվել է, բայց առաջադրանքը դեռ չի ավարտվել, դրեք + և դրան նվիրեք հաջորդ «լոլիկ»-ը։ Հինգ րոպեանոց ընդմիջման ընթացքում աշխատանքից ամբողջովին անցեք հանգստի՝ քայլեք, երաժշտություն լսեք, սուրճ խմեք։

Այսպիսով, ահա հինգ հիմնական ժամանակի կառավարման համակարգեր, որոնցով կարող եք կազմակերպել ձեր օրը: Դուք կարող եք դրանք ավելի մանրամասն ուսումնասիրել և դառնալ տեխնիկաներից մեկի ներողամտությունը, կամ կարող եք զարգացնել ձեր սեփականը՝ համատեղելով տարբեր տեխնիկա և տեխնիկա:

GTD - ժամանակի կառավարման այլընտրանք

GTD մեթոդաբանության ստեղծող Դեյվիդ Ալենը անձնական արդյունավետության ամենահայտնի տեսաբաններից է։ Նրա «Գործերն արված. առանց սթրեսի արտադրողականության արվեստը» գիրքը Time ամսագրի կողմից ճանաչվել է տասնամյակի լավագույն բիզնես գիրք:

Getting Things Done տերմինը հնչեղ բառ է, և շատերը սխալմամբ այն նույնացնում են ժամանակի կառավարման հետ: Բայց նույնիսկ ինքը՝ Ալենը, GTD-ն անվանում է «անձնական արդյունավետությունը բարելավելու տեխնիկա»:

Ահա թե ինչպես է բացատրել այս հարցում փորձագետ Վյաչեսլավ Սուխոմլինովը ժամանակի կառավարման և GTD-ի միջև եղած տարբերությունը.

Վյաչեսլավ Սուխոմլինով ռեստորանային հոլդինգի գործադիր տնօրեն. GTD-ի գործնական կիրառման փորձագետը ժամանակի կառավարում չէ: Ժամանակի կառավարումն անհնար է։ Յուրաքանչյուր ոք ունի օրվա նույնքան ժամ: Կարևոր է ոչ թե ժամանակը, այլ այն, թե ինչով եք այն լրացնում: Դուք պետք է կարողանաք մշակել մուտքային տեղեկատվության մեծ հոսքեր, որոշել, թե ինչ գործողություններ են անհրաժեշտ նպատակներին հասնելու համար և, իհարկե, գործել: GTD-ն հենց դրա մասին է։ Սա որոշակի մտածելակերպ և ապրելակերպ է: Իսկ GTD-ն նաև հոսքի վիճակի և հոգեբանական սթրեսի նվազեցման մասին է։

Պատրա՞ստ եք վիճել: Բարի գալուստ մեկնաբանություններ: Ի՞նչ եք կարծում, ի՞նչն է ավելի շատ GTD-ի մասին՝ ժամանակի կառավարում, թե՞ անձնական արդյունավետություն: Նաև պատմեք մեզ, թե ինչ մեթոդներ են օգնում ձեզ կազմակերպել ձեր օրը: