Ինչպես ավելի լավ օգտագործել GTD համակարգը

2024 Հեղինակ: Malcolm Clapton | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 03:59

Գրող և բլոգեր Լեո Բաբաուտան բացատրում է, թե ինչպես շարունակել պլանավորել և ազատվել այն ամենից, ինչը խանգարում է ձեզ արդյունավետ լինելուց:

Ինչու է անհրաժեշտ այս համակարգը

Getting Things Done (GTD) Դեյվիդ Ալենի կողմից գործերը կատարելու հայտնի համակարգ է: Այն օգտագործելիս բացարձակապես բոլոր մուտքային տեղեկատվությունը գրանցվում է և բաժանվում ցուցակների: Նպատակն է անել ամեն ինչ՝ ավելի շատ ժամանակ հատկացնելով այն ամենին, ինչ իսկապես կարևոր է:

GTD համակարգով դուք կարող եք հասնել շատ մեծ հաջողությունների: Ահա դրանցից ընդամենը մի քանիսը.

• Դուք շատ խնդիրներ եք լուծում։
• Դու ավելի վստահ ես դառնում քո հանդեպ։
• Դուք ավելի քիչ եք հետաձգում աշխատանքը և ավելի քիչ եք շեղվում:
• Նրանք քեզ ավելի շատ են վստահում՝ մյուսները գիտեն, որ դու միշտ ամեն ինչ ավարտին ես հասցնում։
• Ձեզ ավելի հաճախ հրավիրում են աշխատանքի, քանի որ բիզնեսի նկատմամբ ամուր մոտեցումը պահանջված է։
• Դուք փոխվում եք դեպի լավը. գիտակցում եք, թե ինչն է իսկապես կարևոր ձեզ համար, դառնում եք հետաքրքրասեր, սկսում եք սովորել, ամուր հարաբերություններ կառուցել մարդկանց հետ և ազատվել ընկալման հին օրինաչափություններից, որոնք խանգարում են ձեզ:
• Դուք ավելի շատ եք վաստակում:
• Դուք ի վիճակի եք ստեղծել հաջողակ ստարտափ կամ կառուցել մեծ ընկերություն:
• Դուք կարող եք կիսվել ձեր գաղափարներով՝ գրքում, բլոգում կամ դասախոսության:

Բայց այս բոլոր առավելությունները ստանալու համար դուք պետք է հասկանաք, թե ինչպես արդյունավետ օգտագործել համակարգը և պարզել, թե ինչն է դա խանգարում: Լեո Բաբաուտան՝ գրող և հայտնի Zen Habits բլոգի հեղինակը, բացատրում է, թե ինչ պետք է անեք դրա համար:

Ինչպես ավելի արդյունավետ օգտագործել GTD համակարգը

Պարզեք, թե ինչն է ձեզ հետ պահում արդյունավետ լինելուց

Հետաձգելու սովորությունը. Դուք վարանում եք առաջադրանքին մոտենալուց՝ դրա բարդության պատճառով. կա՛մ զգում եք, որ չեք կարողանա գլուխ հանել դրանից, կա՛մ ընդհանրապես չեք հասկացել: Սա ձգձգում է։

Շեղելու սովորությունը. Դուք իսկապես կարողացաք սկսել, բայց անմիջապես անցնում եք մեկ այլ առաջադրանքի: Նույն կասկածներն ու անորոշությունները ձեզ ստիպում են հետաձգել այն՝ հօգուտ ավելի հեշտ վարժության կամ պարզապես սկսել ժամանակ սպանել: Այս մշտական փոխարկումը հանգեցնում է կենտրոնացման կորստի: Միևնույն ժամանակ, թվում է, թե անվերջ զբաղված կլինեք։

Պերֆեկցիոնիզմ. Դուք չեք կարող երկար ժամանակ գործի անցնել, քանի որ հիմա դրա համար հարմար ժամանակը չէ։ Կամ դուք հետաձգում եք այն ավարտելը, քանի որ այն կատարյալ չէր:

Օրինակ, դուք ցանկանում եք բլոգ բացել, բայց չեք անում, քանի որ քանի դեռ չեք գտել դրա համար կատարյալ հարթակը և թեման, դուք չունեք բավարար ազատ ժամանակ և դեռևս չունեք հիանալի գաղափարների ցանկ: Կամ դուք հոդված եք գրել և չեք հրապարակում այն, քանի որ նյութը դեռ պետք է վերջնական տեսքի բերվի, իրականում դուք պարզապես չեք համարձակվում:

Շրջակա միջավայր. Մարդիկ խափանում են ձեր ծրագրերը, ժամանակին ոչինչ մի արեք, ամեն ինչ բարդացնում, փչացնում, բողոքում ու նյարդայնացնում։ Եվ, հենվելով այլ մարդկանց վրա, երբեմն դժվար է հասնել ձեր նպատակներին։ Ավելի հաճախ, քան ոչ, սա պարզապես արդարացում է ինքներդ ձեզ համար:

Շեղումներ. Սրանք մարդիկ են, ցանկացած իրադարձություն, խնդիրներ։ Նրանք խանգարում են ձեր աշխատանքին: Ինչ-որ բան դուք կարող եք վերահսկել, ինչ-որ բան չեք կարող:

Հոգնածություն. Դուք հոգնած եք, քաղցած, ուժասպառ, շփոթված կամ ձանձրացած։ Նման խնդիրները խանգարում են կենտրոնանալուն և գործերը կատարելը:

Այս դեպքում պարզապես պետք է վերալիցքավորվել՝ նիրհել, զբոսնել, մեդիտացիա անել։

Կամ ձեռնարկեք այնպիսի գործեր, որոնք մեծ էներգիա չեն պահանջում. տեսակավորեք ձեր նամակները, կատարեք վարչական առօրյան: Եթե հոգնածությունը նկատվում է երկար ժամանակ, վերանայեք ձեր սննդակարգը և քունը:

Վախեր, կասկածներ, անօգնականության և ինքնավստահության զգացում։ Նրանք վերը նշված խոչընդոտների մեծ մասի հիմքում են:

Որոշեք, թե ինչն է ձեզ պակասում ավելի արդյունավետ աշխատելու համար

Ընտրված կետերը կլինեն վերը նշված խնդիրների լուծումը։

Առաջնահերթություն տալու ունակություն. Դուք կարող եք հաջողության հասնել, եթե ձեր ժամանակի մեծ մասը նվիրեք կարևոր գործերին։ Երբ դուք զբաղված եք ոչ էական գործունեությամբ կամ անընդհատ փոխվում եք գործողությունների միջև, դուք ավելի քիչ արդյունավետ եք: Պետք է ընտրել մեկ կարևոր խնդիր և կենտրոնանալ միայն դրա վրա։

Աստիճանաբար դուք կսովորեք պարզել, թե որ առաջադրանքներն ու նախագծերն են ձեզ համար կարևոր: Արդյո՞ք ավելի կարևոր է հաղորդագրություններին պատասխանելը, քան հոդված գրելը: Ի՞նչն է ավելի ձեռնտու ձեր կարիերայի, երջանկության, առողջության համար:

Բիզնեսը ճիշտ սկսելու ունակություն: Ամենատարածված և ցավոտ խնդիրներից մեկն է, որ ձգձգելու միտումն է, որը խոչընդոտում է նպատակին հասնելու համար: Հետևաբար, առաջադրանքները կատարելիս ամենակարևորը սկսելն է:

Կենտրոնացեք առաջին, ամենափոքր քայլի վրա: Որքան հնարավոր է փոքր: Ստեղծեք այնպիսի միջավայր, որը հեշտացնում է սկսելը: Օրինակ, երբ Լեոն ինքը ցանկանում էր զարգացնել վազելու սովորությունը, նա միայն կենտրոնացավ սպորտային կոշիկները հագնելու և տնից դուրս գալու վրա։

Sprint աշխատանք. Այս մոտեցումն օգնում է ձեզ հաղթահարել բազմաբնույթ առաջադրանքները և շեղումները: Այս տեխնիկան նաև կոչվում է Պոմոդորո: Այն հիմնված է աշխատանքի բաժանման վրա՝ 15-25 րոպեանոց կարճ ընդմիջումներով (սպրինտներ), որոնց ընթացքում պետք է կենտրոնանալ միայն մեկ առաջադրանքի վրա՝ չշեղվելով որևէ այլ բանից։

Դրան հաջորդում է կարճ ընդմիջում, որից հետո սկսում ես նոր սպրինտ։ Եթե դուք երբևէ չեք օգտագործել այս մեթոդը, կարող եք օրական մի քանի այդպիսի աշխատանքային հատված կազմակերպել, իսկ մեկ շաբաթ անց սկսել աստիճանաբար ավելացնել դրանց թիվը։

Առաջադրանքների ցանկի կառավարում: Օգնում է կենտրոնանալ և հաղթահարել պլանավորված ամեն ինչ։ Բայց աշխատեք չբարդանալ։ Գտեք պլանավորող պարզ ծրագիր, գրեք այն ամենի մեջ, ինչ պետք է անեք մոտ ապագայում, և ամեն օր ընտրեք, թե որ խնդիրների վրա եք կենտրոնանալու այսօր:

Պլանավորեք երեք կարևոր և երեք փոքր առաջադրանքներ օրվա համար. այս թիվը կարող է փոխվել՝ կախված ձեր աշխատանքային օրվա տևողությունից, առաջադրանքների բարդությունից և դրանց կատարման արագությունից:

Սխալներն ընդունելու ունակություն. Պերֆեկցիոնիզմը խանգարում է ամեն ինչ անել: Ուստի անհանգստացեք ոչ այնքան ձեր աշխատանքի կատարելության, որքան դրա ավարտի համար: Հավատարիմ մնացեք գրող Էնն Լամոտտի «սխալ առաջին սևագրի» կանոնին:

Նա համոզված է, որ լավ գրել սկսելու (և ընդհանրապես դա սկսելու) միակ միջոցը թույլ և անպետք սևագիր ուրվագծելն է։ Որոշ ժամանակ անց դուք կվերադառնաք արդյունքին և փայլեցրեք այն։

Աշխատում է անորոշության ռեժիմում. Վախերն ու դժվարությունները հաճախ կհետապնդեն ձեզ։ Հետևաբար, շատ օգտակար է սովորել, թե ինչպես աշխատել այս անորոշության մեջ՝ վերահսկել ձեզ, չթաքնվել առաջադրանքներից և ներքին փորձառություններից և չբողոքել:

Դա անելու համար ամեն անգամ, երբ ձեր հետևում նման բան եք նկատում, ամեն ինչ մի կողմ դրեք և փորձեք զգալ ձեր վիճակը։ Ընդունել դա. Ուշադրություն դարձրեք ձեր ֆիզիկական սենսացիաներին. Համոզվեք, որ անապահովությունն ու անհարմարությունը նորմալ են: Սովորեք գնահատել պահերն այնպիսին, ինչպիսին կան:

Մեծ պատկերը տեսնելու ունակություն: Մի բան է ամբողջությամբ կենտրոնացած լինել մեկ առաջադրանքի վրա, և բոլորովին այլ բան է իրավիճակն ամբողջությամբ դիտարկել: Իրավիճակի ընդհանուր վերլուծությունը պետք է կատարվի առավոտյան և երեկոյան, ինչպես նաև օրվա ընթացքում մի քանի անգամ՝ այն դեպքում, երբ անհրաժեշտ է կարգավորել գործողությունների ծրագիրը:

Բոլորս էլ երբեմն շեղվում ենք, ընդհատվում և բախվում անկանխատեսելի դժվարությունների: Արդյունավետ մնալու համար դուք պետք է սովորեք փոխել ուշադրությունը, երբ անհրաժեշտ է:

Պատասխանատու լինելու ունակություն. Առաջին հերթին դա նշանակում է չմեղադրել այլ մարդկանց այն բոլոր դժվարությունների համար, որոնց բախվում եք ձեր նպատակին հասնելու ճանապարհին։ Ամբողջ պատասխանատվությունը ստանձնեք աշխատանքի ձեր մասի համար:

Եղիր առաջնորդ՝ ցույց տուր նախաձեռնություն, հետևիր ամբողջ թիմի հաջողություններին, նույնիսկ եթե դու դրանում պարզ ենթակա ես։

Բաց հաղորդակցություն. Այնպիսին, որ բոլորը հստակ հասկանան իրենց պարտականություններն ու սահմանները, ինչպես նաև չկատարելու հետևանքները: Սա կօգնի ստեղծել մի կառույց, որտեղ բոլոր ներգրավվածները կարող են ավելի հեշտ և արդյունավետ աշխատել: Փորձեք մարդկանց հետ անկեղծորեն և դրականորեն վերաբերվել՝ չնայած նրանց բոլոր թերություններին:

Պլանավորելու ունակություն. Օրագրում առաջադրանքների առատությունը ոչ մի կերպ չի նպաստում նպատակին հասնելուն։ Փոխարենը, ավելի լավ է մինիմալ ցուցակ կազմել՝ պատասխանելով պարզ հարցերին: Ինչպե՞ս սկսել օրը կարևոր գործերը կատարելու համար: Ինչպե՞ս վազել սպրինտներով, որպեսզի ոչ ոք չշեղի ձեզ: Ինչի՞ համար է պետք պատասխանատվություն ստանձնել: Ե՞րբ է արժե վերցնել ձեր փոստը: Ո՞ր ժամին պետք է նշանակեմ հանդիպումներ: Ինչպե՞ս կգնահատեք ձեր օրը:

Պատասխանները կօգնեն ձեզ պլանավորել ձեր օրը։ Մի ձգտեք, որ այն կատարյալ լինի։ Վերլուծելով այն, ինչ տեղի է ունենում, ժամանակի ընթացքում դուք կգտնեք լավագույն տարբերակը։

Որտեղ սկսել բարելավումը

Կազմեք պարզ պլան. Ամենևին պետք չէ փորձել յուրացնել բոլոր բացակայող հմտությունները միանգամից։ Սկսնակների համար ավելի լավ է կենտրոնանալ առաջին չորսի վրա, որոնք դուք կզբաղվեք ամեն օր.

• Օրվա առաջադրանքների առաջնահերթություն և սահմանում:
• Sprint աշխատանք.
• Մեդիտացիա - երբ զգում եք վախ, անորոշություն կամ անապահովություն:
• Վերլուծություն օրվա վերջում և պլանի վերանայում:

Նշեք, թե ինչ եք անելու և ինչպես: Ցույց տվեք ստացված ծրագիրը մեկին, ում ճանաչում եք և ամեն օր զեկուցեք նրան մեկ շաբաթվա ընթացքում: Խոստացեք ամեն շաբաթ կիսվել ձեր հաջողություններով, մարտահրավերներով և ինչպես եք պատրաստվելու նոր յոթօրյա շրջանի մեկնարկին:

Ամեն երեկո հատկացրեք 10 րոպե՝ վերանայելու, թե ինչպես է անցել ձեր օրը և արդյոք լրացրել եք ձեր ծրագրի բոլոր կետերը: Գրեք, թե ինչ է տեղի ունեցել, ինչն է խանգարել, ինչպես կարող եք արագացնել առաջ շարժումը:

Ժամանակի ընթացքում սպրինտները, մեդիտացիան և այլ հմտությունները կհեշտանան ձեզ համար: Այնուհետև սկսեք սովորել նոր և արդյունավետ մոտեցումներ, երբ աստիճանաբար բարելավեք ձեր համակարգը: Հիմնական բանը հիշելն է, որ պետք է զբաղվել: