Ինչպես արդյունավետորեն կիրառել GTD համակարգը կյանքում

2024 Հեղինակ: Malcolm Clapton | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 03:59

Քայլ առ քայլ ծրագիր, որից հետո դուք կարող եք հեշտությամբ կիրառել արտադրողականության այս տեխնիկան ձեր կյանքում, սահմանել առաջնահերթություններ և միշտ կարողանալ ժամանակ գտնել կարևոր գործերի համար։

Այս նյութը «» հոդվածի շարունակությունն է։ Նախ, արժե ծանոթանալ դրան, քանի որ օգտագործված հասկացություններից շատերը մանրամասնորեն բացատրված են այնտեղ:

Այս հոդվածը քայլ առ քայլ ուղեցույց է, թե ինչպես կիրառել GTD-ն իրական կյանքում: Գրելիս ես հավատարիմ էի հետևյալ սկզբունքներին.

• Բազմակողմանիություն. Այստեղ նկարագրված գաղափարները համընդհանուր են, և նրանց օգնությամբ յուրաքանչյուրն իր համար կկառուցի GTD համակարգ, որը կաշխատի հենց այն ծառայությունների հետ, որոնց սովոր են:
• Պարզություն. Համակարգը պետք է լինի ինտուիտիվ հեշտ օգտագործման համար: Նվազագույն ժամանակ և էներգիա պետք է ծախսվի տեղեկատվության մուտքագրման և մշակման, ինչպես նաև հետագա քայլերի պլանավորման վրա: Միայն այդ դեպքում համակարգը կաշխատի երկարաժամկետ և նույնիսկ երկար ընդմիջումներից հետո. օրինակ, եթե մեկ ամսով արձակուրդ եք գնում, ապա վերադառնալուց հետո կկարողանաք վերականգնել ձեր մոտեցումը բիզնեսի կառավարման նկատմամբ:
• Հուսալիություն. Ամենակարևորն այն է, որ վստահ լինեք ձեր համակարգում, այն է, որ դուք չեք մոռանա որևէ պլանավորված բան, քանի որ ճիշտ ժամանակին կտեսնեք հիշեցում:
• Կենտրոնացում կարևորի վրա: Համակարգը պետք է օգնի ձեզ կենտրոնանալ և՛ այն, ինչ անում եք տվյալ պահին, և՛ այն բաների վրա, որոնք կարևոր են երկարաժամկետ հեռանկարում:
• Հաճույք. Գործերի և առաջադրանքների կառավարման համակարգը պետք է ձեզ հաճույք պատճառի: Օրինակ, երբ աշխատանքային ծանր օրվանից հետո պառկում եք բազմոցին՝ հեռախոսը ձեռքին, դուք հատում եք կատարված առաջադրանքները ցուցակից և իսկական հաճույք եք ստանում դրանից։ Հատկապես, երբ այն դեռ պատկերացվում է ձեր արտադրողականության գրաֆիկի աճով:

GTD համակարգի 5 հիմնական փուլեր

Փուլ 1. Տեղեկությունների հավաքում

Պետք է հավաքել բացարձակապես բոլոր գործերը, նույնիսկ ամենափոքրը, այդ դեպքում մեր գիտակցությունը մաքուր կլինի, և մենք կգործենք հնարավորինս արդյունավետ։

Այդ իսկ պատճառով անելիքների ստանդարտ ցուցակները չեն գործում, քանի որ մարդկանց մեծամասնությունը հաճախ գրանցում է միայն ամենակարևոր բաները, իսկ հարյուրավոր առաջադրանքներ, որոնք այնքան էլ կարևոր չեն, ընդհանրապես հաշվի չեն առնվում։ Բայց հենց այդպիսի փոքր առաջադրանքներն են, որոնք պարբերաբար հիշեցնում են իրենց մասին, օգտագործում են ուղեղի ռեսուրսների զգալի մասը և ստեղծում լրացուցիչ փորձեր, որոնք հանգեցնում են հոգնածության և սթրեսի:

GTD համակարգի կարևոր սկզբունքներից է բոլոր առաջադրանքները ձեր գլխից ամբողջությամբ բեռնաթափելն ու դրանք հուսալի համակարգում դնելը, որը կօգնի ձեզ ճիշտ ժամանակին հիշել կարևոր բաները:

Պետք է նաև հաշվի առնել, որ մուտքային տեղեկատվության հավաքագրման համար պետք է լինի նվազագույն քանակությամբ զամբյուղներ: Իդեալում, մեկ. Այդ դեպքում ամենահեշտ կլինի կարգավորել:

Փուլ 2. Տեղեկատվության մշակում

Այս փուլում մենք մշակում ենք տեղեկատվությունը, որը գտնվում է մեր Inbox-ում:

Կան երեք տարբերակ, թե ինչպես կարող ենք շարունակել այս փուլում.

• Նշեք առաջադրանքը որպես «Գործողություն»՝ նշելով դրա ավարտի հաջորդ քայլը և վերջնաժամկետը: Դուք կարող եք բաց թողնել վերջնաժամկետ նշելը, եթե դեռ հստակ չեք պատկերացնում, թե երբ պետք է ավարտեք առաջադրանքը:
• Տեղափոխեք տեղեկատվությունը «տեղեկատու», եթե դրա հետ որևէ բան անելու կարիք չունեք, բայց դա կարող է օգտակար լինել ապագայում:
• Ջնջեք տեղեկատվությունը` որոշելով, որ այն «Trash» է, այսինքն՝ դրա հետ որևէ բան անելու կարիք չկա, և այն հետագայում օգտակար չի լինի։

Փուլ 3. Գործունեության կազմակերպում

Բոլոր գործողությունները անցնում են հաջորդ ձագարով:

Զտիչ 1 - «Կտրում»

Ինքներդ ձեզ հարց տվեք՝ իսկապե՞ս պետք է անեմ այս գործողությունը: Եթե կասկածում եք, ջնջեք այն:

Զտիչ 2 - «Պատվիրակություն»

Ինքներդ ձեզ հարց տվեք. եթե դա պետք է արվի, ապա ես իսկապես պետք է դա անեմ անձամբ: Եթե ոչ, մենք պատվիրակում և նշում ենք պատասխանատու անձին, վերջնական արդյունքը, հսկողության միջանկյալ փուլերը (հանգույցային կետեր) և վերջնաժամկետը:

Եթե գործողությունը պետք է կատարվի ձեր կողմից, անցեք հաջորդ զտիչին:

Զտիչ 3 - «Գործողություն»

Ինքներդ ձեզ հարց տվեք՝ այս գործողությունը կտևի ավելի քան 2-5 րոպե: Եթե ոչ, ապա դա արեք հիմա և ազատեք ձեր գլուխը: Եթե այո, խնդրում ենք գրանցվել:

Համակարգում գործողությունները կարող են լինել հետևյալ տեսակների.

«Հետևյալ գործողությունները». պարզ առաջադրանքներ, որոնք բաղկացած են մեկ գործողությունից (զանգել, գրել, գնալ և այլն): Օրինակ, «Փոխեք ձմեռային անվադողերը անիվների վրա» ակցիան բաղկացած կլինի հետևյալ պարզ գործողություններից՝ զանգահարեք և գրանցվեք ավտոտեխսպասարկման համար, նշանակեք ժամանակ օրացույցով և ճիշտ ժամանակին գնացեք ավտոսերվիս:

Նման գործողությունները հարմար է ցուցակների մեջ հավաքել ըստ տեղի և հանգամանքների (համատեքստային ցուցակներ): Դա կարող է լինել In Store ցուցակը, որտեղ դուք նշում եք այն ամենը, ինչ ձեզ հարկավոր է գնել, երբ խանութում եք, կամ In the Chair ցուցակը, որտեղ դուք ավելացնում եք բաներ և առաջադրանքներ, որոնք կարող եք անել երեկոյան աշխատանքից հետո ձեր սիրելի աթոռին:. Կամ «շեֆի հարցերի» ցուցակը, որտեղ դուք գրում եք ձեր ղեկավարին ուղղված բոլոր հարցերը, որպեսզի հետո կարողանաք լուծել դրանք բոլորը մեկ քայլով:

Ես սովորաբար գրանցում եմ բոլոր նման գործողությունները կա՛մ «Google Calendar»-ում (նշանակումներ և իրադարձություններ), կա՛մ Todoist-ում՝ ամպային ծառայությունում, որտեղ հարմար է առաջադրանքները կազմակերպել։

«Նախագծեր» - առաջադրանքներ, որոնք պահանջում են մեկից ավելի քայլ կատարել: Նախագիծը գետնից հանելու համար հարկավոր է նկարագրել դրա իրականացման առաջին քայլերը և դրա մասին հիշեցում թողնել հուսալի համակարգում: Արդյունքում նախագիծը վերածվում է պարզ գործողությունների շղթայի, որոնցից յուրաքանչյուրը կարելի է կատարել հաջորդ հինգ րոպեների ընթացքում և ստանալ արդյունք։

Ես նախագծեր եմ տեղադրում Trello քարտերի վրա: Քարտը իդեալական կոնտեյներ է նախագծերի համար, որտեղ կարող եք տեղադրել.

• նախագծի նկարագրությունը և նպատակը;
• նախագծի վերաբերյալ այլ փաստաթղթերի հղումներ;
• պատասխանատուների անունները;
• Վերջնաժամկետ;
• ստուգաթերթեր հետևյալ քայլերով.
• մեկնաբանություններ նախագծի վերաբերյալ;
• անհրաժեշտ ֆայլեր և այլն:

Հետաձգված գործողություններ … Եթե մենք չենք կարող պլանավորել հաջորդ գործողությունները առանց լրացուցիչ իրադարձությունների կամ տեղեկատվության (օրինակ, մենք սպասում ենք, որ ընկերը ուղարկի ավտոսերվիսի հեռախոսահամարը, որտեղ հնարավոր է շահավետ փոխել անվադողերը), ապա նման գործողությունները տեղադրում ենք «Հետաձգված». «ցուցակ. Ընտրովի, դուք կարող եք հիշեցում սահմանել ինչ-որ բան ստուգելու համար:

Նման անելիքների ցանկերը կարող են կառուցվել նաև որպես համատեքստային ցուցակներ: Օրինակ, ցուցակ կազմեք առաջադրանքների հետ, որոնք հանձնարարել եք ձեր օգնականին:

Ցուցակ «Մի օր» պարունակում է առաջադրանքներ, որոնք այժմ չեն պահանջում ակտիվ գործողություններ, բայց որոնք մենք կցանկանայինք իրականացնել ապագայում:

Դա կարող է լինել:

• գրքեր, վիդեո դասընթացներ և դասընթացներ, որոնք ցանկանում եք գնել;
• օգտակար հմտություններ, որոնք ցանկանում եք տիրապետել;
• վայրեր, որոնք ցանկանում եք այցելել;
• բաներ, որոնք դուք ցանկանում եք գնել:

Դուք պետք է պարբերաբար դիտեք այս ցուցակը, նշումներ կատարեք և դրանք վերածեք նպատակների, որոնց ուղղությամբ կաշխատեք:

Փուլ 4. Պարբերական վերանայում

Համակարգի աշխատանքի համար անհրաժեշտ է կանոնավոր կերպով վերանայել հիմնական առաջադրանքները և նախագծերը, որպեսզի ջնջվեն դրանք, որոնք այլևս տեղին չեն, և նորերը դասավորվեն ըստ առաջնահերթության և ուղարկվեն աշխատանքի:

Այս վերանայումը կանոնավոր կերպով պահպանելու համար հետևեք հետևյալ խորհուրդներին.

• Ձեր ժամանակացույցում թողեք 30-60 րոպե վերանայման համար (սկզբում շաբաթը մեկ անգամ բավարար կլինի):
• Կազմեք ստուգաթերթ կամ պլանավորեք նման վերանայման համար, որտեղ նշված է հաջորդականությունը, ինչից հետո ինչ է գալիս: Այս պլանը չպետք է չափազանց բարդ լինի, և վերանայումը չպետք է ձեզ շատ երկար տևի, այլապես դուք այն կանոնավոր չեք անի:

Ստորև բերված է իմ շաբաթական ակնարկների ստուգաթերթի օրինակ: Ես այն պատրաստել եմ խաբեության թերթիկի ձևաչափով՝ գործողությունների հաջորդականությամբ, որը պատկերում է այն ծառայությունները/փաստաթղթերը, որոնք ես ուսումնասիրում եմ: Դուք կարող եք այն դասավորել սովորական ցուցակով կամ նկարել ազատ ձեռքի դիագրամ, որը հարմար է ձեզ համար:

Տպեք ամսական այս ստուգաթերթերից չորսը: Շաբաթական ստուգատեսի ընթացքում ձեռքդ վերցրու դրանցից մեկը և լրացրած կետերը հատիր ցուցակից։ Այս պարզ վարժությունը կխրախուսի ձեզ շարունակել անել այս ակնարկները:

Փուլ 5. Գործողություններ

Երբ շաբաթվա պլանը կազմվի, մնում է գործել։ Խուսափեք GTD-ի սկսնակների ամենամեծ սխալներից մեկից, երբ դուք չափազանց շատ ժամանակ եք ծախսում առաջադրանքները կազմակերպելու վրա, դրանք իրականում ավարտելու փոխարեն:

Ահա մի քանի խորհուրդ՝ ձեր գործողություններն ավելի արդյունավետ դարձնելու համար:

1. Կազմեք օրվա պլան՝ հիմնվելով շաբաթվա պլանի վրա: Ձեր օրը բաժանեք բլոկների՝ դարձնելով 2-3 բլոկ կարևոր առաջադրանքների համար և մի քանի բլոկ՝ այլ առաջադրանքների համար: Բլոկների տևողությունը միջինում 60–120 րոպե է։ Տեղադրեք ազատ ժամանակ բլոկների միջև չնախատեսված առաջադրանքների համար:
2. Աշխատեք Pomodoro համակարգի վրա, դրա համար կարող եք ժմչփ տեղադրել ձեր հեռախոսի վրա։ Դրա էությունը պարզ է՝ յուրաքանչյուր աշխատանքի 25-30 րոպեն մեկ ընդմիջում արեք հինգ րոպե, իսկ երրորդ աշխատանքային բլոկից հետո՝ ավելի երկար ընդմիջում (15-30 րոպե): Ընդհանուրը երեք բլոկ է 30 րոպեանոց, հինգ րոպե ընդմիջումներով, որին հաջորդում է 15-30 րոպեանոց երկար ընդմիջում: Դուք կարող եք օրական 2-4 նման ցիկլ անել՝ կախված նրանից, թե որքան հաճախ եք շեղվում։
3. Կարևոր բաներով բլոկների ժամանակ փորձեք չշեղվել այլ մարդկանցից և արտառոց հնչյուններից (դրա համար կարող եք միացնել հատուկ երաժշտություն ականջակալներում կենտրոնանալու համար):
4. Որոշեք, թե երբ է ձեր էներգիայի մակարդակը ամենաբարձրը (օրինակ՝ առավոտյան 7-ից 9-ը) և այդ ընթացքում արեք ամենակարևոր բաները, որոնք ձեզ ավելի են մոտեցնում ձեր անձնական նպատակներին:
5. Օրվա համար շատ կարևոր բաներ մի պլանավորեք՝ 1-3-ը բավական է։ Կարևոր է, որ օրվա վերջում, ձեր պլանում գծված առաջադրանքները դիտելուց հետո, դուք գոհ լինեք և կազմեք նույն իրատեսական վաղվա պլանը։