Ինչպես չլինել էլփոստի ստրուկ. 7 խորհուրդ LinkedIn-ի ղեկավարից

2024 Հեղինակ: Malcolm Clapton | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 03:59

Հսկայական թվով մարդիկ ամեն օր բախվում են նույն խնդրին. էլ. փոստը, որը նախատեսված է աշխատանքի և հաղորդակցման գործընթացները պարզեցնելու և կազմակերպելու համար, հաճախ վերածվում է արատավոր վերահսկիչի, որը ստիպում է ձեզ հետևել եկող մարդկանց, կարծես աշխատում եք փոխակրիչի վրա:. Հենց որ շեղվում եք, անընդհատ կուտակվող տեղեկատվությունը արագորեն կոկիկ և մաքուր փոստարկղը վերածում է աղբավայրի, որը մաքրելը ավելի դժվար կլինի, որքան երկար չվերադառնաք փոստին:

Այսօր մենք ձեզ ենք ներկայացնում մի քանի պարզ խորհուրդներ՝ կառավարելու ձեր էլփոստի փոխազդեցությունները LinkedIn-ի գործադիր տնօրեն Ջեֆ Վայների կողմից: Հերթապահ այս տղամարդը ստիպված է ամեն օր կապ պահպանել հարյուրավոր մարդկանց հետ, և նա ունի մի քանի հնարքներ, որոնք թույլ են տալիս չխեղդվել տեղեկատվության այս ձնահյուսի մեջ։

Իմ մուտքի արկղը, ըստ էության, դարձել է իմ աշխատանքային հոսքի կենտրոնական հանգույցը. ես կանոնավոր կերպով փոստի միջոցով շփվում եմ աշխարհի 26 քաղաքների ավելի քան 4300 աշխատակիցների հետ: Սա չի նշանակում, որ ես միշտ էլ էլեկտրոնային փոստի երկրպագու եմ եղել, կամ չեմ ունեցել այնպիսի իրավիճակներ, երբ իմ աշխատանքը փոստով նմանվի սիզիփյան աշխատանքի:

Ինչևէ, տարիների ընթացքում ես մշակել եմ մի քանի գործնական ուղեցույցներ, որոնք ինձ թույլ են տվել «փոստը վերահսկում է ինձ» հասկացությունից անցնել «Ես վերահսկում եմ փոստը» հասկացությանը:

1. Ցանկանու՞մ եք ավելի քիչ փոստ ստանալ, ավելի քիչ նամակ ուղարկեք

Այս խորհուրդը ծիծաղելիորեն պարզ է թվում, հատկապես նման տարածված խնդրի համատեքստում, բայց ինքս ինձ համար դա համարում եմ ոսկե կանոն էլեկտրոնային փոստի հաջող կառավարման համար:

Այս եզրակացությունն ինձ եկավ նախորդ ընկերությունում իմ աշխատանքի ընթացքում, որտեղ ինձ հետ ամենասերտ կապ ունեցող մարդկանցից երկուսը լքեցին ընկերությունը: Նրանք շատ արդյունավետ շփվեցին մարդկանց հետ, աշխատեցին և, ինչպես պարզվեց, շատ փոստ ուղարկեցին։ Մինչ նրանք աշխատում էին ընկերությունում, էլեկտրոնային փոստով եկող նամակագրության ծավալը միանգամայն նորմալ էր թվում, սակայն նրանց գնալուց հետո ես նկատեցի, որ իմ փոստի տրաֆիկը նվազել է մոտ 20-30%-ով։

Փոստի այս ամբողջ գործունեությունը միայն նրանց նամակները չէին. կային իմ պատասխանները նրանց, այլ նաև նամակագրությանը կցված էին բոլոր հասցեատերերի նամակներն ու պատասխանները։ Հաճախ այդ հաղորդագրությունները չեն պահանջում իմ պարտադիր մասնակցությունը քննարկմանը։

Այդ պահից ես ինձ հստակ պայման դրեցի՝ անտեղի չգրել։ Արդյունքը՝ ավելի քիչ փոստ և ավելի շատ մուտքի արկղ պատվերներ՝ առանց աշխատանքային գործունեության վտանգի: Այդ ժամանակվանից ես փորձել եմ չշեղվել այս կանոնից։

2. Նշել առկախ նամակները որպես չկարդացված

Նամակը որպես չկարդացված նշելը հիմնովին փոխել է փոստի հետ իմ աշխատանքի ձևը: Բավական է, որ արագ անցնեմ ստացվող նամակները, անմիջապես պատասխանեմ ամենահրատապներին, իսկ ավելորդները ջնջեմ։ Նույն տառերը, որոնց պետք է հետո վերադառնամ, եթե ժամանակ կա, նշում եմ որպես չկարդացված։ Սա վերացնում է մտավախությունը, որ կարդացված և անպատասխան թողնված կարևոր նամակը կմոռացվի և կթաղվի փոստարկղի փորոտիքներում: Նույն մոտեցումը մեզ թույլ է տալիս իրականացնել մի տեսակ ToDo ցուցակ, որին ես ստիպված կլինեմ վերադառնալ ավելի ուշ:

Ես փորձում եմ ամեն աշխատանքային օր ավարտել նվազագույնը նման սպասող նամակներով, իսկ իդեալական տարբերակում դրանք ընդհանրապես չլինեն։ Եթե այս օրը ժամանակ չունեմ վերադառնալու նրանց մոտ, ապա հաջորդ աշխատանքային առավոտից կսկսեմ նրանց հետ։

3. Ստեղծեք փոստային առաքման հստակ ժամանակացույց

Վերջին մի քանի տարիների ընթացքում իմ կյանքն աշխատանքային օրերին ընթանում էր բավականին հստակ ժամանակացույցով: Արթնանալ առավոտյան 5:00-5:30, մեկ ժամ փոստ, կարդալ լուրեր, նախաճաշ, երեխաների հետ խաղալ, մարզումներ, գրասենյակ, տուն գալ, երեխաներին պառկեցնել, ընթրել կնոջ հետ, հանգիստ (սովորաբար սա հեռուստացույց դիտելն է՝ գովազդի և ձանձրալի պահերի ընթացքում մուտքի արկղի թղթապանակի ուղեկցող մաքրումով):

Պարզվեց, որ հավատարիմ մնալով նման գրաֆիկին՝ ես հեշտությամբ կարող եմ կառավարել փոստը, սակայն, հենց որ գրաֆիկը մի փոքր փոխվի, փոստարկղում քաոս է սկսվում։

Այս դեպքում դուք չեք զգա աճող ճնշումը այն գիտակցումից, որ ձեր տուփը հանկարծ կմնա առանց հսկողության: Ժամանակացույցը ճիշտ պահելը կօգնի ամեն ինչ վերահսկողության տակ պահել: Դա օգնեց Բենջամին Ֆրանկլինին, այն նաև օգնում է ձեզ:

4. Ավելի հստակ արտահայտվեք

Հիշու՞մ եք կոտրված հեռախոսի խաղը: Այն ժամանակ բավականին ծիծաղելի էր, բայց հիմա ամեն ինչ դիտարկված է աշխատանքի և բիզնեսի հայեցակարգում, և խաղերի ժամանակ չկա։

Բառերը շատ կարևոր են և պետք է ընտրվեն շատ ուշադիր՝ երկիմաստությունից և թյուրիմացությունից խուսափելու համար: Որքան միանշանակ և պարզ լինի ձեր տեքստը հասկանալու համար, այնքան քիչ հավանական է, որ դուք կստանաք երկրորդ նամակ՝ առաջինը պարզաբանելու խնդրանքով:

5. Մտածեք ստացողների մասին

Հաճախ թվում է, որ To և Cc դաշտերը շատերի կողմից նույնն են ընկալվում: Իրականում նրանց օգնությամբ դուք կարող եք միանշանակ հասկացնել, թե հասցեատերերից ումից եք պատասխան ակնկալում, և ում է ուղարկվել նամակի պատճենը՝ նրան տեղյակ պահելու համար։

Փաստորեն, հասցեատերերին չընդգծելը, որոնցից պատասխան է պահանջվում, նամակագրության մեջ խուճապ և խառնաշփոթ ստեղծելու ամենաարագ ճանապարհն է։ 1 ստացողի փոխարեն 6 հասցեատեր և 5 օրինակ 5 լրացուցիչ հնարավոր պատասխաններ են, որոնցից յուրաքանչյուրը կարող է վերածվել տառերի մի ամբողջ առանձին շղթայի:

6. Հաստատեք ստացումը

Եթե դուք նշված եք որպես ստացող, և նամակն իսկապես ձեզ է ուղղված, ապա մի ծուլացեք ուղարկողին տեղեկացնել, որ նամակը ստացել եք։ Շատ բառեր պետք չեն, բավական կլինի մի պարզ «ստացված» կամ «ստացված»: Սա նշան կդառնա, որ դուք ստացել եք տեղեկատվությունն ամբողջությամբ և պատշաճ ծավալով, և որ ուղարկողից այլևս չի պահանջվում ձեզ այլ բան ուղարկել նույն թեմայով:

Եթե դուք չեք հաստատել անդորրագիրը, ուղարկողը մնում է նամակի մասին բացարձակապես անտեղյակ: Միգուցե այն կորել է ձեր տուփի խորքում: Եթե սա կարևոր տեղեկություն է, ապա կասկածն ու անհանգստությունը կստիպեն ուղարկողին ևս մեկ նամակ գրել ձեզ առաջին նամակի ստացումը հաստատելու կամ աշխատավայրում ձեր ներկայության մասին մեկ ուրիշին հարցնելու խնդրանքով: Լրացուցիչ մարդիկ են ներգրավված, լրացուցիչ նամակներ են ուղարկվում և ստացվում։

7. Զերծ պահեք զգացմունքները փոստից

Էլփոստը կարող է օգտակար գործիք լինել, եթե ճիշտ օգտագործվի: Այն կարող է դառնալ նաև կործանարար ուժ, եթե այն սխալ օգտագործվի: Ամենատարածված օրինակը վիճելի, հակասական և զգայուն հարցերի քննարկման համար փոստի օգտագործումն է:

Ինձ երբեք չի դադարում զարմացնել, թե ինչպես են մարդիկ նամակագրության մեջ օգտագործում այնպիսի բառեր և արտահայտություններ, որոնք երբեք չէին ասի նույն լսարանի առջև:

Եթե հանկարծ հայտնվեք նման նամակագրության մեջ, ապա մի պարզ բան արեք՝ կանգ առեք։ Վեճը կամ կոնֆլիկտը կարող եք լուծել՝ վերցնելով հեռախոսը և զանգահարելով հասցեատիրոջը, կամ անձամբ հանդիպելով նրա հետ։ Նման նուրբ բաների հետ չի կարելի զբաղվել տեքստային նամակագրության մեջ։ Տեքստը չի փոխանցում էմոցիոնալ բաղադրիչը, ինտոնացիան և այլ կարևոր բաներ, որոնք կարող են որոշիչ լինել հարցի կառուցողական լուծման համար։

(Ջեֆ Վայների միջոցով)