Gmail-ի 7 խորհուրդ Google-ի նախկին աշխատակցից

2024 Հեղինակ: Malcolm Clapton | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 03:59

Եթե հարյուրավոր մուտքային նամակները և ձեր փոստը ստուգելու անընդհատ շեղումները թույլ չեն տալիս կենտրոնանալ ձեր հիմնական գործունեության վրա, ապա այս հոդվածը ձեզ համար է: Google-ի նախկին աշխատակից Ռուդոլֆ Դուտելը բացատրել է, թե ինչպես ճիշտ աշխատել Gmail-ի հետ՝ առանց գլխացավի։

2011 թվականին Ռուդոլֆ Դուտելը աշխատանքի ընդունվեց Google-ում։ «Իմ առաջին օրը Google-ի գրասենյակում նման էր Հարի Փոթերի ժամանմանը Հոգվարթս. դու շատ անհանգստացած ես, ինչպես դպրոցական տղան առաջին ժամադրության ժամանակ, և պարզ չէ, թե ինչ անել», - հիշում է Ռուդոլֆը: «Հետևաբար, ես ուրախ էի ինձ վստահված ցանկացած աշխատանքի և ընթացքում նոր բան սովորելու հնարավորության համար»:

Հաջորդ երկու տարիներին նրան վիճակված էր սերտորեն զբաղվել ընկերության աշխատակիցների վերապատրաստմամբ՝ Gmail փոստային ծառայության հետ աշխատելու, ինչպես նաև դրա կորպորատիվ վաճառքներով:

Դյութելն այլևս Google-ի անդամ չէ, նա այժմ Buffer-ի աշխատակից է և Remotive նախագծի հիմնադիրը՝ հեռավար աշխատողների համար նախատեսված էլեկտրոնային շաբաթական ամսագրի: Այնուամենայնիվ, նա դեռ օգտագործում է որոշ հնարքներ, որոնք սովորեցրել է իր նախկին գործընկերներին։

Ինչպես մարզել ձեր էլփոստը. 7 մարդասպան խորհուրդ Gmail-ի հետ աշխատելու համար

Երբեմն երկուշաբթի առավոտյան ձեր մուտքի արկղը բացելը հայտնություն է: Թվում է, թե ֆիզիկապես անհնար է տեսակավորել տառերի անվերջանալի հոսքը:

Էլեկտրոնային փոստն այսօր չի օգտագործվում, բացառությամբ հեռավոր գյուղերի, որտեղ չկա էլեկտրականություն կամ բջջային աշտարակներ: Ըստ McKinsey Global Institute-ի հետազոտության՝ մենք մեր աշխատանքային օրվա միջինը մեկ երրորդը ծախսում ենք էլեկտրոնային նամակներին պատասխանելով:

Միջին հմուտ աշխատողը ծախսում է իր օգտակար ժամանակի մինչև 28%-ը՝ էլ. Դա մոտավորապես շաբաթական 13 ժամ է:

Իհարկե, չեմ ուզում համաձայնվել նման տխուր վիճակագրության հետ։ Ավելին, բոլորն ուզում են իրենց ժամանակը ծախսել ավելի օգտակար բանի վրա։ Այդ նպատակով Դուտելը շատ ժամանակ է ծախսել՝ փորձարկելով Gmail-ի հնարավորությունները, կոմունալ ծառայություններն ու ծառայությունները՝ առանձնացնելով իր կարծիքով ամենօրյա օգտագործման համար ամենաօգտակար յոթը։ Թերևս աշխատանքային նամակագրությունը այդքան էլ երկար գործ չէ։

1. Օգտագործեք «Չեղարկել ուղարկումը» կոճակը

«Ուղարկել» սեղմելուց հետո ձեր նամակում երբևէ նկատել եք մի քանի տառասխալներ: Համոզված եմ՝ այո։

Այսուհետ վախենալու բան չկա. դուք ունեք ուղարկումը չեղարկելու գործառույթ, որն օգտագործելը խիստ նախապայման է նրանց համար, ովքեր որոշել են լրջորեն զբաղվել թանկարժեք աշխատանքային ժամանակի կառավարմամբ։

Ֆունկցիան կարող եք ակտիվացնել՝ մտնելով մենյու և համապատասխան ֆունկցիայի դիմաց նշան դնելով՝ «Կարգավորումներ» → «Ընդհանուր» → «Չեղարկել ուղարկումը»։ Ընտրովի, չեղարկման ժամկետը կարող է սահմանվել 10, 20 կամ 30 վայրկյան:

Փորձեք ինքներդ, ինձ անձամբ դուր եկավ:

2. Ժամանակ խնայելու համար կիրառեք կաղապարներ

Մենք գրում ենք միևնույն տիպի տառեր, որոնք նման են երկու կաթիլ ջրի: Երբեմն մենք որպես նոր նամակների հիմք ենք վերցնում այն նամակները, որոնք մենք արդեն գրել ենք այլ մարդկանց: Օրինակ, վաճառողների համար սա հարմար է և կարող է զգալիորեն խնայել ժամանակը:

Ուրեմն ինչու չպատրաստել մի քանի ձևանմուշներ այս տեսակի հաղորդագրության համար՝ նորից ու նորից նույն բանը վերագրելու փոխարեն: Ի վերջո, մի քանի բառ ու բառակապակցություն փոխարինելը շատ ավելի հեշտ է, քան նոր գրելը։ Գլխավորն այն է, որ չմոռանաք այն ավելի ուշ վերընթերցել:

Պատրաստեք և պահպանեք որոշ ձևանմուշների պատասխաններ, որոնք կարող եք հետագայում օգտագործել, եթե անհրաժեշտ լինի:

«Արձագանքման կաղապարներ» գործառույթը միացնելու համար անցեք «Լաբորատորիա» ներդիրը կարգավորումների ցանկում:

Այս անհավանական օգտակար հատկության շնորհիվ Ռուդոլֆին և նրա եղբորը հաջողվել է ձեռքով ուղարկել իրենց կոնտակտային տվյալները Remotive-ի առաջին 1500 բաժանորդներին ստանդարտ փոստային նամակով:

3. Օգտագործեք անցանց մուտքի գործառույթը

Մեկ այլ հնարք, որը մենք սովորեցինք Dutel-ից, այն է, թե ինչպես շարունակել աշխատել Gmail-ի հետ առանց ինտերնետ մուտք գործելու:

Հավանաբար ձեզանից ոմանք սիրում են որոշ ժամանակով անջատվել ուրիշներից, որպեսզի լիովին նվիրվեն ստեղծագործական գործին:Այնուամենայնիվ, շատ դեպքերում դուք պարզապես չեք կարող անել առանց «Inbox» թղթապանակի, որտեղ դուք, օրինակ, բաց եք թողել տեխնիկական առաջադրանքը: Ինչպե՞ս լինել:

Գնացքով բոլոր ճանապարհորդությունների, Wi-Fi ցանցի վճարովի կամ սահմանափակ հասանելիությամբ դեպքերի և այլ չնախատեսված հանգամանքների համար կարող եք օգտագործել «Անցանց» գործառույթը: Այն թույլ է տալիս կարդալ, պատասխանել, որոնել և արխիվացնել նամակները առանց ինտերնետ հասանելիության:

Սա իսկապես շատ հարմար է, քանի որ այս ռեժիմը թույլ է տալիս աշխատել ոչ միայն փոստով, այլ նաև Google Drive-ի և Google Docs-ի հետ:

4. Ժամանակ չունե՞ք։ Դադար

Երբեմն մուտքային հաղորդագրությունները մեկը մյուսի հետևից ուղղակի ընկնում են տուփի մեջ՝ նյարդայնացնելով և շեղելով այն աշխատանքից, որի վրա մենք կենտրոնացած ենք: Մեկ, երկու, չորս, տասը նոր տառ … Իսկ եթե ինչ-որ կարևոր բան կա:

Այս խնդրի լավագույն լուծումը, ըստ Dutel-ի, եղել է Inbox Pause ֆունկցիան։ Այս ֆունկցիայի իմաստը շատ պարզ է՝ դուք կասեցնում եք մուտքային նամակագրության հոսքը, եթե զբաղված եք ինչ-որ կարևոր գործով, և երբ ազատվում եք հոգսերի բեռից և իրադարձություններով լի օրացույցից, վերադառնում եք նրանց, կարծես դրանք ստացել եք։ նույն վայրկյանին անցնելով փոստի ներդիրով էջ:

5. Բաժանորդագրվել անհարկի փոստային ցուցակներից

Պարզապես այնպես է պատահում, որ դժվար է ամբողջությամբ ազատվել բոլոր տեսակի նամակագրություններից, որոնք մտնում են ձեր աշխատանքային էլ. փոստարկղ: Ինչպե՞ս ազատվել նրանցից, որոնք բոլորովին հետաքրքիր չեն ձեզ:

Ստուգեք Unroll.me ծրագիրը, որը կարող է օգնել ձեզ հաշված րոպեների ընթացքում լավագույնս կազմակերպել ձեր նամակները: Ծառայության համար գրանցվելուց հետո բացեք փոստային ցուցակը, որին բաժանորդագրված եք: Ապա բաժանորդագրվեք ավելորդներից:

6. Միացրեք 2-քայլ հաստատումը

Թվում է, թե Gmail-ը գրեթե ամեն ինչ գիտի մեր մասին՝ ում հետ ենք շփվում, ինչ նկարներ ենք փնտրում որոնման մեջ, ինչ ենք պահում «Փաստաթղթերում»։ Կարելի է ասել, որ սա թռիչքների կառավարման մի տեսակ կենտրոն է և գլխավոր հրամանատարական շտաբ. բոլոր օղակները տանում են այստեղ, ինչպես Հռոմ տանող ճանապարհները: Սա նշանակում է, որ առաջին հերթին պետք է հոգ տանել անվտանգության մասին:

Երկու քայլ ստուգումը լավագույն լուծումն է այս առաջադրանքի համար: «Երկու-», քանի որ ձեր տեղեկատվությունը պաշտպանելու համար ձեզ անհրաժեշտ կլինի ոչ միայն փոստարկղի ձեր գաղտնաբառը, այլև եզակի կոդը, որը դուք կստանաք ամեն անգամ, երբ փորձեք մուտք գործել ձեր փոստարկղ բջջային հավելվածից կամ SMS-հաղորդագրությունից:

Ռուդոլֆը նաև խորհուրդ է տալիս ուշադրություն դարձնել 1Password ծառայությանը։

Շատ այլ հայտնի ծառայություններ, ինչպիսիք են Dropbox-ը, Facebook-ը և Twitter-ը, նույնպես օգտագործում են երկքայլ հաստատում մուտքի համար:

Ի դեպ, ձեր տվյալների անվտանգության համար կարևոր է ապահովել, որ ձեր Gmail հաշիվը չօգտագործվի միանգամից մի քանի սարքերի վրա, օրինակ՝ միաժամանակ երկու համակարգչի վրա։

7. Օգտագործեք ավելի տեղեկատվական ծանուցումներ

Շատ մեսենջերներ հաղորդագրությունների համար օգտագործում են միանգամից մի քանի կարգավիճակ՝ «Ուղարկված», «Առաքված», «Կարդացված»: Որոշ վայրերում, օրինակ՝ Facebook-ում, պատկերակները օգտագործվում են այս ծանուցումները ներկայացնելու համար:

Gmail ծառայության համար կա նմանատիպ լուծում՝ Sidekick: Սա լավ հավելված է նրանց համար, ովքեր աշխատանք են փնտրում կամ նրանց, ում գործունեությունը կապված է վաճառքի հետ. շատ հարմար է ստանալ ձեր ուղարկած նամակների կարգավիճակները։

Այժմ դուք մի փոքր ավելին գիտեք Gmail-ի հետ աշխատելիս անվտանգության և ժամանակի խնայողության մասին: Հուսով ենք, որ փորձառու մասնագետի խորհուրդը կօգնի ձեզ ավելի արդյունավետ դառնալ: