Ժամանակի կառավարման 20 արդյունավետ տեխնիկա

2024 Հեղինակ: Malcolm Clapton | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 03:59

Կյանքդ այնպես կազմակերպիր, որ ոչ մի րոպե չկորցնես։

1. Կանոն 1-3-5

Օրվա ընթացքում ձեր աշխատանքային ժամերը սահմանափակ են, և 1-3-5 կանոնը թույլ է տալիս այն ամենախելամիտ ծախսել: Դրա էությունը հետևյալն է. մեկ օրում դուք կարող եք կատարել միայն մեկ մեծ առաջադրանք, երեք միջին և հինգ փոքր: Ընդհանուր առմամբ ինը դեպք կա՝ ոչ ավել, ոչ պակաս։ Կանոնը կօգնի աստիճանաբար մաքրել փլատակները՝ ժամանակին լինելով և չաշխատելով։

2. Երեքի կանոն

Նրանց համար, ովքեր համահունչ չեն թվերին կամ չեն կարողանում օրական ինը բան անել, Քրիս Բեյլին՝ «Իմ արդյունավետ տարին» գրքի հեղինակը, առաջարկեց երեքի կանոնը: Այն ասում է, որ ամեն օր երեք ամենակարեւոր բաներն անելը բավական է արդյունավետ լինելու համար:

Ձեր էներգիան և ուշադրությունը ստուգաթերթի մի քանի տասնյակ կետերի վրա ցրելու փոխարեն, պարզապես ընտրեք օրվա երեք ամենակարևոր առաջադրանքները և կենտրոնացեք դրանց վրա: Հաջորդ օրը ընտրեք ևս երեքը և այլն: Սա ձեզ կենտրոնացած կպահի: Նույն կանոնը կարող է կիրառվել շաբաթվա, ամսվա կամ տարվա նպատակներ դնելիս:

3. Մեթոդ 10 րոպե

Դուք ունեք խնդիր, որը չեք ցանկանում սկսել: Ասա ինքդ քեզ. «Ես դա կանեմ ընդամենը 10 րոպե, իսկ հետո կգնամ մի փոքր հանգստանալու»: Ամենայն հավանականությամբ, այս ընթացքում դուք կներքաշվեք աշխատանքի մեջ և այլևս չեք կարողանա կանգ առնել։

4. Պոմոդորո

Այս համակարգը հորինել է Ֆրանչեսկո Կիրիլոն, որպեսզի հեշտացնի իր համար նախապատրաստվել քննություններին։ Այն օգնում է կենտրոնանալ մարդկանց, ովքեր հեշտությամբ շեղվում են: Սա նաև լավ միջոց է վերահսկելու, թե որքան ժամանակ եք ծախսում որոշակի աշխատանքի վրա:

Pomodoro-ն այսպես է աշխատում. դուք վերցնում եք ժմչփը և դնում այն 25 րոպեի վրա: Դրանից հետո կենտրոնացեք ձեր աշխատանքի վրա։ Երբ 25 րոպեն ավարտվում է, դուք հանգստանում եք 5 րոպե, այնուհետև անում եք ամեն ինչ նորից: Չորս ցիկլից հետո կես ժամով մեծ ընդմիջում կունենաք։

5. Մեթոդ 90/30

90/30 մեթոդն օգտագործում են գրող և բլոգեր Թոնի Շվարցը, Buffer-ի համահիմնադիր Լեո Վիդրիչը, գրականագետ Բենջամին Չե Կայ Վայը և ձեռնարկատեր Թոմաս Օպպոնգը։

Դրա էությունը հետեւյալն է՝ 90 րոպե քրտնաջան աշխատում ես, հետո կես ժամ հանգստանում, իսկ հետո կրկնում ես ցիկլը։ Այս դեպքում առաջին 90 րոպեները նվիրում եք ամենակարևոր գործին, որը պետք է անեք օրվա ընթացքում, իսկ հաջորդ հատվածները՝ ոչ այնքան կարևոր գործերի։

Ըստ Յեյլի մասնագետ Պերեց Լաֆեի The Enchanted World of Sleep-ի հետազոտության՝ 90 րոպեն օպտիմալ ժամանակն է, որպեսզի մարդը արդյունավետորեն կենտրոնանա մեկ առաջադրանքի վրա: Իսկ լիարժեք հանգստի համար կես ժամը բավական է, ինչը հաստատում է նեյրոֆիզիոլոգ Նաթան Քլեյթմանի Քնի և արթնության հետազոտությունը։

6. Մեթոդ 52/17

Սա նախորդ մեթոդի մասնավոր տարբերակն է: Ոչնչով չի տարբերվում, բացի թվերից՝ աշխատում ես 52 րոպե, հետո հանգստանում 17 րոպե։ Համաձայն 52-րդ և 17-րդ կանոն. դա պատահական է, բայց բարձրացնում է ձեր արտադրողականությունը փորձի համաձայն, որն իրականացվել է The Muse զբաղվածության ծառայության կողմից՝ օգտագործելով DeskTime հավելվածը, այս ժամանակահատվածները օգնում են ձեզ արդյունավետ մնալ և խուսափել գերաշխատանքից: Ուստի օգտագործեք 52/17 մեթոդը, եթե զգում եք, որ ուժ չունեք 90 րոպե անընդմեջ աշխատելու։

7. Գորտեր ուտել

Մեթոդը հորինել է Eat That Frog: Brian Tracy Explains The Truth About Frogs մոտիվացիոն խոսնակ և ինքնօգնության հեղինակ Բրայան Թրեյսին: Նա «գորտերին» անվանում է տհաճ ու դժվար գործեր, որոնք դուք պետք է կատարեք՝ չնայած ձեր դժկամությանը։ Օրվա սկզբից մի բան արեք՝ կերեք գորտը: Եվ այդ ժամանակ ձեզ համար ավելի հեշտ կլինի՝ դուք այս քարը կնետեք ձեր հոգուց և կապահովեք ձեզ լավ տրամադրություն ողջ օրվա համար։

8. Ժամանակի բլոկներ

Անելիքների ցանկի հետ կապված մեկ տհաճ բան այն է, որ դրանք ձեզ պատկերացում չեն տալիս, թե որքան ժամանակ է տևում առաջադրանքը: «Հաց գնել» և «Ավարտել հաշվետվությունը» ցուցակում մեկ տող են զբաղեցնում, սակայն այս առաջադրանքները բարդությամբ և կարևորությամբ անհամեմատելի են:

Օրացույցը շատ ավելի լավ է, քան անելիքների ցանկը. այն թույլ է տալիս տեսողականորեն վերահսկել ժամանակը:Դուք տեսնում եք մեծ բլոկ և հասկանում, որ խնդիրը հեշտ չէ: Հետևաբար, փորձեք «ժամանակային բլոկների» տեխնիկան. դրեք դրանք օրացույցում և յուրաքանչյուրի համար ժամանակ հատկացրեք՝ ըստ առաջադրանքի բարդության: Եվ այս կամ այն առաջադրանքը կատարելիս մի շեղվեք ուրիշների կողմից։

9. ԳՏԴ

GTD (Getting Things Done) արտադրողականության համակարգ է, որը հորինել է բիզնես մարզիչ Դեյվիդ Ալենը: Նրա հիմնական սկզբունքները հետևյալն են.

1. Գրեք ձեր բոլոր գործերն ու գաղափարները մեկ տեղում, այսպես կոչված, Inbox-ում:
2. Պարբերաբար դասակարգեք ձեր մուտքի արկղի բովանդակությունը՝ ըստ առաջնահերթությունների և առաջադրանքների ժամանակացույցի: Տեղադրեք նշումներ թղթապանակներում՝ ըստ դրանց բովանդակության՝ «Աշխատանք», «Տուն», «Գնումներ» և այլն։
3. Կատարեք վերանայումներ - դեն նետեք ավելորդ նշումները, խաչեք ավարտված գործերը, տեղափոխեք նյութեր, որոնք կորցրել են իրենց արդիականությունը արխիվի համար:
4. Երբ ամեն ինչ ծրագրված է, անցեք կատարմանը: Առաջադրանքներ, որոնք կարող են ավարտվել մի քանի րոպեում, անմիջապես լուծեք։ Մյուսները կարող են պատվիրակվել կամ տեղադրվել օրացույցում:

Դուք կարող եք պարզել GTD-ի բոլոր բարդությունները մեր ուղեցույցում:

10. ZTD

Leo Babauta-ն՝ Zenhabits արտադրողականության բլոգի հեղինակը, կարծում է, որ Դեյվիդ Ալենի GTD համակարգը շատ բարդ է և չափազանց մեծ ջանք է պահանջում: Նա առաջարկում է իր Zen to Done համակարգը: Դրան հետեւելու համար պետք է 10 պարզ սովորություն զարգացնել։

1. Հավաքեք ամբողջ տեղեկատվությունը Inbox-ում:
2. Մշակեք բոլոր գրառումները՝ դրանք չթողնելով հետևի վրա:
3. Պլանավորեք ձեր հիմնական նպատակները յուրաքանչյուր օրվա համար և ձեր ամենամեծ նպատակները շաբաթվա համար:
4. Կենտրոնացեք միայն մեկ բանի վրա միաժամանակ՝ առանց ձեր ուշադրությունը ցրելու:
5. Ստեղծեք պարզ, կարճ անելիքների ցուցակներ:
6. Կազմակերպեք ձեր նշումները կատեգորիաների՝ ըստ դրանց բովանդակության, ինչպես սկզբնական GTD-ում:
7. Պարբերաբար վերանայեք ձեր գրառումները և ազատվեք ավելորդ բաներից:
8. Պարզեցնել. Կրճատեք ձեր առաջադրանքների և նպատակների ցանկը, գրեք կարճ և պարզ:
9. Աշխատանքին համահունչ լինելու համար միշտ պահպանեք որոշակի առօրյա ռեժիմ:
10. Արեք այն, ինչ իսկապես ցանկանում եք անել:

11. Կանբան

Ճապոնական արտադրողականության մեթոդ, որն օգնում է ձեզ հետևել, թե ինչ եք անում, ինչ եք արդեն արել և ինչ պետք է անել ապագայում: Kanban-ը տեսողականորեն պատկերացնում է աշխատանքի ընթացքը:

Դուք վերցնում եք կպչուն տախտակ (կամ գրանցվում եք անելիքների մենեջերի համար, ինչպիսին Trello-ն է) և դրա վրա գծում եք երեք սյունակ՝ Անել, Կատարել, Կատարված: Այնուհետև գրեք ձեր գործերը կպչուն գրառումների վրա և տեղադրեք դրանք համապատասխան սյունակում՝ կախված նրանից, թե ինչ եք անում և ինչ եք արդեն արել:

12. Երկու րոպեի կանոն

Այս կանոնը GTD-ի անբաժանելի մասն է, բայց այն կարող է օգտագործվել նույնիսկ եթե դուք Ալենի տեխնիկայի երկրպագու չեք: Եթե առաջադրանքը տևում է երկու րոպեից պակաս, կատարեք այն անմիջապես: Այսպիսով, դուք բեռնաթափում եք ձեր ուղեղը, քանի որ դուք այլևս չպետք է հիշեք այս դեպքի մասին:

13. Զրո ներարկղ

Zero Inbox-ը հորինել է գրող և կատարողական փորձագետ Մերլին Մանը, և այն լավ է աշխատում GTD-ի հետ: Մաննը կիրառեց այն էլ. նամակների վրա, բայց դուք կարող եք նույն կերպ վարվել դեպքերի, փաստաթղթերի, նշումների և այլ տեղեկությունների վրա: Ինչպես անունն է հուշում, այս տեխնիկայի նպատակն է ձեր մուտքի արկղը դատարկ պահել:

Բնօրինակ GTD համակարգում Inbox-ը շարունակում էր կուտակել մի շարք գրառումներ: Դուք պետք է ժամանակ հատկացնեք դրանք կարգավորելու համար, և հեշտ է անտեսել ինչ-որ կարևոր բան փաթեթավորված Մուտքի արկղում: Մաննը խորհուրդ է տալիս ապամոնտաժել բովանդակությունը հենց այն հասնում է: Դուք բացում եք մուտքի արկղ և որոշում, թե ինչ անել յուրաքանչյուր տարրի հետ՝ ջնջել, պատվիրակել, պատասխանել, հետաձգել կամ լրացնել: Մի փակեք այն, քանի դեռ չեք կատարել նշված գործողություններից մեկը բոլոր տարրերով:

Բացի այդ, փոստի ավտոմատ զտիչները, խելացի թղթապանակները և փաստաթղթերի տեսակավորման ծրագրերը կօգնեն ձեզ խնայել ժամանակը:

14. Թարմ կամ տապակած

Թարմ կամ տապակած թարգմանվում է «Թարմ կամ տապակած»: Այս փիլիսոփայությունը ստեղծվել է բլոգեր Ստեֆանի Լիի կողմից՝ Dominate Your Day With the “Fresh or Fried” Priority System-ի կողմից: Նրա խոսքով, երբ առավոտյան արթնանում ես, ուղեղդ «թարմ» է, բայց օրվա ընթացքում այն «տապակվում է»։ Սա նշանակում է, որ դուք պետք է որոշեք ձեր արտադրողականության գագաթնակետի ժամանակը և ժամանակ ունենաք այս ժամանակահատվածում օրվա ընթացքում կատարել բոլոր ամենակարևոր բաները: Ահա թե ինչպես է այն աշխատում.

1. Օրվա վերջում, երբ արդեն հոգնած եք, 15 րոպե հատկացրեք վաղվա անելիքների ցանկը կազմելու համար:
2. Ամենակարևոր առաջադրանքները տեղափոխեք օրվա սկիզբ՝ Fresh բաժին։ Այնտեղ ուղարկվում են այնպիսի բաներ, որոնք ձեզ դուր չեն գալիս՝ հենց «գորտերը»: Դրանք պետք է արվեն, քանի դեռ ուժ ունես:
3. Ավելի քիչ հրատապ, ավելի քիչ դժվար և ավելի հաճելի բաներ գնում են «Fried» բաժին, այսինքն՝ կեսօրից հետո՝ կախված ձեր գրաֆիկից: Նրանք ավելի քիչ կբեռնեն ձեր ուղեղը:
4. Հետևեք ձեր ցուցակին հաջորդ առավոտյան: Այնուհետև երեկոյան նորը կազմեք։

Ստեֆանին FoF-ին խորհուրդ է տալիս այն մարդկանց, ովքեր ամեն գիշեր իմանում են, որ ամբողջովին հյուծված են, բայց ժամանակ չունեն, թեև ամբողջ օրը աշխատել են։

15. Այսբերգ մեթոդ

Ռամիտա Սեթին՝ «Ես կսովորեցնեմ քեզ լինել հարուստ» գրքի հեղինակ, օգտագործում է այս մեթոդը՝ տեղեկատվությունը հետագայում պահպանելու համար: Այն աշխատում է այսպես. դուք պահում եք բոլոր նամակները, նշումները, հոդվածները, ցուցակները մեկ տեղում, օրինակ՝ Evernote-ի կամ Notion-ի նման գրառումներ կատարելու ծառայությունում կամ որպես փաստաթղթեր: Այնուհետև տարածեք այս նյութերը՝ օգտագործելով թեգեր, թղթապանակներ և կատեգորիաներ՝ ինչպես ցանկանում եք:

Վերանայեք այս տեղեկատվությունը յուրաքանչյուր 4-6 շաբաթը մեկ և մտածեք, թե արդյոք այն կարող է կիրառվել գործնականում: Եթե ինչ-որ բան անօգուտ է, դեն նետեք կամ արխիվացրեք: Սա թույլ է տալիս ստեղծել ձեր սեփական գիտելիքների բազան:

16. Ավտոֆոկուս

Ավտոֆոկուսը հայտնագործվել է The Autofocus Time Management System-ի կողմից՝ կատարողականի փորձագետ Մարկ Ֆորսթերի կողմից: Պլանավորման այս համակարգը հարմար է ստեղծագործ մարդկանց համար, ովքեր դժվարությամբ են հետևում GTD-ին:

Գրեք ձեր բոլոր գործողությունները նոթատետրում առանց որևէ կարգի։ Այնուհետև անցեք ցուցակը, ընտրեք դրանք, որոնք պետք է կատարվեն որքան հնարավոր է շուտ և դասավորեք դրանք: Երբ հրատապ խնդիրները լուծվեն, շարունակեք նրանց, որոնք ձեզ ամենաշատը դուր են գալիս հիմա: Եթե ինչ-որ բան չեք ավարտել, տեղափոխեք այն ցուցակի վերջ, դուք ավելի ուշ կվերադառնաք դրան: Եվ այս քայլերը կրկնեք օր օրի։

17. Էյզենհաուերի մատրիցա

Այս սխեման ստեղծվել է Ամերիկայի նախագահ Դուայթ Դ. Էյզենհաուերի կողմից: Մատրիցը առաջադրանքների համար ունի չորս բաժին՝ ոչ հրատապ և ոչ կարևոր, հրատապ, բայց ոչ կարևոր, կարևոր և ոչ հրատապ և հրատապ և կարևոր: Բաժանեք ձեր առաջադրանքները բաժինների և կարող եք պարզել, թե ինչի վրա եք ծախսում ամենաշատ ժամանակն ու որ առաջադրանքներին պետք է ավելի շատ ուշադրություն դարձնել:

18. 4D մեթոդ

4D-ը հորինել է մոտիվացիոն գրող և խորհրդատու Էդվարդ Ռեյը: Մեթոդը կոչված է օգնելու մարդկանց, ովքեր սարսափում են իրենց անելիքների ցանկից և չգիտեն, թե ինչպես մոտենալ բոլոր կուտակված իրերին։

Ռեյը պնդում է, որ անհրաժեշտ է միայն չորս բառ անգիր անել D տառի համար, և այդ դեպքում չես կորցնի սիրտը աշխատանքի լեռների առաջ: Այստեղ են:

• Կատարել - Եթե ձեզ հանձնարարվել է առաջադրանք, ապա ավելի լավ է դա անել հիմա և այն դուրս գրել ցուցակից:
• Պատվիրակ - երբ չեք կարող կամ ժամանակ չունեք ինչ-որ բան կատարելու, բայց ունեք համեմատաբար ազատ օգնական, առաջադրանքը փոխանցեք նրան:
• Ջնջել – Որոշ բաներ այդքան էլ կարևոր չեն: Հեռացրեք դրանք՝ ընդմիշտ հեռացնելով անելիքների ցանկից: Եթե նրանք փորձում են ձեզ անտեղի պարտականություններ դնել, սովորեք քաղաքավարի «ոչ» ասել։
• Հետաձգում - Երբ առաջադրանքը չափազանց մեծ է կամ չի պահանջում անհապաղ կատարում, այն կարող է հետաձգվել: Բայց դուք անպայման պետք է հստակ ժամկետներ սահմանեք նրա համար, այլապես նա կմնա մեռած քաշ։

Ընտրեք առաջադրանք, կատարեք դրա հետ մեկ 4D գործողություն և անցեք հաջորդին:

19. Ժամկետ

Սովորաբար, մարդիկ, ովքեր փորձում են արդյունավետ լինել, հետևում են այն ժամանակին, որը ծախսում են կարևոր բաների վրա և ամբողջովին մոռանում են հաշվի առնել այն ժամանակահատվածները, երբ նրանք անհեթեթություն են անում: Այս խնդիրը լուծվում է «Timing» տեխնիկայով, որը հորինել է ժամանակի կառավարման ոլորտի փորձագետ Գլեբ Արխանգելսկին։ Այն թույլ է տալիս հասկանալ, թե որտեղ է ծախսվում ձեր ժամանակը, սովորեցնում է ավելի ուշադիր լինել ձեր արածի նկատմամբ և ավելի քիչ շեղել:

Վերցրեք նոթատետր և գրեք ձեր բոլոր գործողությունները և որքան եք արել դրանք, 5-10 րոպե ճշգրտությամբ: Գրանցեք աշխատանքային պահերը, բանակցությունները, հանդիպումները և նույնիսկ YouTube-ում և խաղերում անցկացրած ժամանակը: Սրա համար մի երկու շաբաթ հատկացրեք:Այնուհետև թերթեք նոթատետրը, տեսողությամբ ճանաչեք ձեր «քրոնոֆագներին» և եզրակացություններ արեք։ Միգուցե ձեզ հարկավոր է ավելի քիչ զվարճալի տեսանյութեր դիտել, կամ ավելի քիչ ժամանակ հատկացնել սուրճ խմելուն, կամ ձեր թշնամին հեռախոսազանգերն են:

20. Թիմ Ֆերիսի մեթոդ

Թիմոթի Ֆերիսը արտադրողականության գուրու է, ով մշակել է աշխատանքի կազմակերպման իր սեփական մեթոդը, որը բաղկացած է երկու կանոններից: Առաջինը 80/20 կանոնն է կամ Պարետոյի սկզբունքը, որն ասում է, որ մեր աշխատանքի 80%-ը կարող է կատարվել ժամանակի 20%-ում: Մնացած 20%-ը կպահանջի ժամանակի 80%-ը: Երկրորդը Պարկինսոնի օրենքն է. աշխատանքը լրացնում է իրեն հատկացված ամբողջ ժամանակը:

Ֆերիսն ասում է, որ դրա իմաստը կայանում է նրանում, որ ամեն ինչ անելու համար պետք չէ ավելի շատ աշխատել. պետք է ավելի լավ կենտրոնանալ: Թույլ տվեք լիարժեք նվիրումով աշխատել աշխատաժամանակի միայն 20%-ը, բայց դուք կարող եք նորից կատարել բոլոր իսկապես կարևոր բաները: Իսկ մնացած 80%-ը կարելի է տրամադրել պարզ առօրյային, որպեսզի կարողանաք կենտրոնանալ առաջնահերթ խնդիրների վրա և խուսափել ավելորդ աշխատանքից: