Սկսնակների ուղեցույց GTD-ի համար

2024 Հեղինակ: Malcolm Clapton | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 03:59

GTD ժամանակի կառավարման տեխնիկան օգնում է ձեզ կազմակերպել և հետևել առաջադրանքներին, ձեր գլխից դուրս հանել ամբողջ տեղեկատվությունը և սկսել քայլեր ձեռնարկել:

Ինչ է GTD-ն

Մեր ուղեղը հեշտությամբ նոր գաղափարներ է ունենում, բայց բոլորը հիշելը նրա համար շատ ավելի դժվար է: Օրինակ, նա հիշում է, որ դուք պետք է գնեք ձեր մայրիկի ծննդյան նվերը հաջորդ շաբաթ: Այս մասին հիշեցնելու փոխարեն, երբ դուք անցնում եք նրա սիրելի խանութի կողքով, ձեր ուղեղը ձեզ պարզապես կստիպի ձեզ զգալ, թե ինչ-որ բան պետք է գնեիք:

GTD (Getting Things Done) տեխնիկան է, որն օգնում է անորոշ գաղափարները, ազդակները, պատկերացումները և գիշերային մտորումները վերածել գործողության: Երբ դուք սովորեք ապավինել այս համակարգին, ձեր ուղեղը չի պահի ողջ տեղեկատվությունը: Սա կնվազեցնի սթրեսը, և դուք ուժ կունենաք ավելի արդյունավետ գործունեության համար:

Ինչպես է աշխատում այս տեխնիկան

GTD-ն հիմնված է ցուցակային համակարգի վրա, որով դուք կազմակերպում եք այն, ինչ գալիս է ձեր մտքին: Այն ձեր կյանքում կյանքի կոչելու համար անհրաժեշտ է գրանցել և մշակել մուտքային տեղեկատվությունը: Բացի այդ, ձեզ հարկավոր կլինի ստեղծել այնպիսի ցուցակներ՝ «Մուտքային», «Հաջորդ գործողություններ», «Սպասման ցուցակ», «Նախագծեր» և «Մի օր»: Այն ամենը, ինչ պահանջում է ձեր ուշադրությունը, նախ կգնա «Մուտքի արկղ», ապա կգնա մյուս ցուցակներից մեկը:

1. Հավաքածու

Հավաքեք բոլոր այն տեղեկությունները, որոնք ձեր ուշադրության կարիքն ունեն՝ սկսած նամակներից, որոնց պետք է պատասխանեք, մինչև այն հնարամիտ մտքերը, որոնք գալիս են ձեր գլխում ցնցուղ ընդունելու ժամանակ։ Հավաքման կետը կարող է լինել թղթե նոթատետր, հավելված կամ էլփոստ, որին դուք նամակներ կուղարկեք ձեզ:

Երբ առաջին անգամ սկսեցիք օգտագործել GTD տեխնիկան, փորձեք ձեր գլուխն ազատել բոլոր կուտակված տեղեկատվությունից։ Գրի առեք այն ամենը, ինչ ձեզ անհրաժեշտ է կամ ցանկանում եք անել, այն ամենը, ինչ ձեզ զբաղեցրել է վերջին մի քանի օրերի կամ շաբաթների ընթացքում, խանգարել է ձեր կենտրոնացմանը կամ հիշվել է անպատեհ պահին:

2. Մշակում

Հաշվի առեք կուտակված տեղեկատվությունը: Սա ամբողջ համակարգի հիմնական կանոնն է։ Դա արեք կանոնավոր կերպով, որպեսզի դրանից շատ չհավաքեք: Տեղեկատվությունը մշակելու համար ինքներդ ձեզ մի շարք հարցեր տվեք.

• Դա լուծելի՞ է։ Դուք ինքներդ ձեզ հարցնում եք, թե արդյոք կարելի է ինչ-որ բան անել այս տարրը ցուցակից հեռացնելու համար: Եթե ոչ, ջնջեք այն կամ տեղափոխեք Someday ցուցակ: Առանձին տեղում պահեք օգտակար տեղեկությունները, որոնց հետ որևէ բան անելու կարիք չկա, օրինակ՝ բաղադրատոմս կամ հետաքրքիր հոդված: Գործեր, որոնք դուք ցանկանում եք անել հեռավոր ապագայում (սովորել ճապոներեն, գրել գիրք), տեղափոխեք դրանք «Մի օր» ցուցակ, որպեսզի նրանք չդասվեն «Հաջորդ գործողությունների» շարքին։
• Հնարավո՞ր է գործն ավարտին հասցնել մեկ քայլով: GTD-ում այն ամենը, ինչ պահանջում է մեկից ավելի քայլ, կոչվում է նախագիծ: Եթե դուք ունեք մի քանի առնչվող առաջադրանքներ ձեր Inbox-ում, ստեղծեք առանձին նախագիծ նրանց համար: Ավելացրե՛ք դրա անունը ձեր նախագծերի ցանկում և ընտրե՛ք մեկ գործողություն՝ «Հաջորդ»-ում ավելացնելու համար:
• Արդյո՞ք դա կտևի ավելի քան երկու րոպե: Եթե ոչ, ապա դա արեք անմիջապես: Դա ավելի արագ է, քան այն ավելացնելը ձեր հաջորդ առաջադրանքների ցանկում կամ պատվիրակել այն մեկ ուրիշին: Եթե առաջադրանքն ավարտելու համար ավելի շատ ժամանակ է պահանջվում, մտածեք՝ միայն դուք կարող եք դա անել, թե կարող եք պատվիրակել այն ինչ-որ մեկին:
• Կարո՞ղ եմ դա պատվիրակել ինչ-որ մեկին: Եթե այո, ապա պատվիրեք: Երբ ձեզ անհրաժեշտ է հետևել առաջընթացին, տարրը տեղափոխեք «Սպասման ցուցակ»: Եթե չեք կարող հանձնարարել առաջադրանքը, ավելացրեք այն ձեր օրացույցում կամ «Հաջորդ» ցանկում:
• Կա՞ կոնկրետ ժամկետ: Եթե այո, ապա ավելացրեք սա ձեր օրացույցում: Մի գրեք այն ամենը, ինչ ցանկանում եք անել մեկ օրվա ընթացքում: Մուտքագրեք միայն այն, ինչ պետք է արվի՝ այցելություն ատամնաբույժի, հանդիպում, թռիչք: Եթե կոնկրետ ժամկետ չկա, գործը տեղափոխեք հաջորդ քայլեր:

3. Կազմակերպում

Դասավորեք ամեն ինչ իր տեղում՝ հինգ ցուցակներից մեկում, ապագայի համար օգտակար տեղեկություններով թղթապանակում, ձեր օրացույցում կամ աղբարկղում:

«Սպասողների ցուցակում» ավելացրեք ցանկացած գործ, որը ինչ-ինչ պատճառներով կանգ է առել: Օրինակ, երբ դուք չեք կարող շարունակել մինչև ձեր էլփոստի պատասխանը ստանալը, կամ երբ սպասում եք առաքմանը: Հիշեք, որ յուրաքանչյուր կետի կողքին նշեք ամսաթիվը:

Հաջորդ քայլերը պետք է ունենան առաջադրանքներ, որոնք պետք է ավարտվեն հնարավորինս արագ: Ձևակերպեք դրանք որպես իրագործելի ֆիզիկական գործողություններ, այնպես որ ավելի հեշտ կլինի զբաղվել գործին: Օրինակ՝ ավելի լավ է գրել «Զանգիր Լենային և պայմանավորվի՛ր, որ նա երեխայի հետ նստի հինգշաբթի երեկոյան», քան «պայմանավորվի, որ ինչ-որ մեկը նստի երեխայի հետ», թեև ըստ էության դա նույնն է։

Իդեալում, դուք պետք է համատեքստի պիտակ ավելացնեք «Հաջորդ» կետի յուրաքանչյուր կետին: Նա ձեզ կասի, թե որտեղ պետք է լինեք, ում հետ, ինչ պետք է տանեք ձեզ հետ։ Օրինակ՝ կարող եք ունենալ «գնումներ», «աշխատավայրում», «երեխաների հետ», «հեռախոս», «համակարգիչ» պիտակները։ Կարող եք նաև նշել, թե որքան ժամանակ ունեք այս գործի համար կամ ինչ առաջնահերթություն ունի: Այնուհետև, անհրաժեշտության դեպքում, կարող եք արագ տեսակավորել բոլոր գործերը ըստ պիտակների:

4. Ընդհանուր ակնարկ

Շաբաթը մեկ անգամ անպայման ստուգեք բոլոր ցուցակները: Որքան երկար թողնեք իրերը Մուտքի արկղում, այնքան ավելի դժվար կլինի դրանցով զբաղվել հետագայում:

• Յուրաքանչյուր ծրագրի համար պետք է սահմանվի մեկ հաջորդ գործողություն:
• «Հաջորդ»-ի յուրաքանչյուր տարր պետք է լինի այն, ինչ դուք ցանկանում եք անել առաջիկա շաբաթվա ընթացքում: Բոլոր ավելորդ բաները տեղափոխեք «Մի օր» ցանկ կամ ընդհանրապես ջնջեք դրանք:
• Ժամանակ առ ժամանակ փորձեք ինչ-որ բան տեղափոխել «Մի օր» ցանկից դեպի «Հաջորդ քայլեր»:

5. Կատարում

Գործի՛ առնե՛ք։ Եթե դուք ճիշտ եք կազմակերպել ձեր համակարգը, սա կլինի ամենահեշտ քայլը: Պարբերաբար կրկնելով առաջին չորս քայլերը, դուք լիովին վստահ կլինեք, որ ցուցակի բոլոր բաներն անհրաժեշտ են առաջընթացի և ձեր նպատակներին ավելի մոտենալու համար: