Ինչպես պլանավորել հանդիպումներ, որպեսզի դրանք արդյունավետ լինեն

2024 Հեղինակ: Malcolm Clapton | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 03:59

Մի վատնեք ձեր ժամանակը:

Հնարավոր է, որ չսիրեք հանդիպումները, բայց դեռ պետք է դրանք անցկացնեք։ Սա ցանկացած ընկերությունում աշխատանքային գործընթացի էական մասն է: Տեսակցություններն ավելի օգտակար և արագ դարձնելու միջոցներից մեկը դրանք զգույշ պլանավորելն է: Տնտեսագիտության դոկտոր Օլգա Դեմյանովայի «Արագ և արդյունավետ հանդիպումներ. Նախապատրաստումից մինչև ցանկալի արդյունքի հասնելը»։

«Alpina PRO» հրատարակչության թույլտվությամբ Lifehacker-ը հրապարակում է հատված երկրորդ գլխից։

Հանդիպումներն ինքնին խնդիր չեն։ Դրանք նույնիսկ անհրաժեշտ են և իշխանության կառավարչական հատկանիշ են։ Պետք է ազատվել երկարատև անօգուտ և անարդյունավետ հավաքներից։

Հանդիպումների ամենատարածված տեսակները.

• շաբաթական;
• ռազմավարական;
• աշխատողներ;
• հաշվետվություն;
• հանդիպումների պլանավորում;
• ուղեղային փոթորիկ;
• գործնական զրույցներ և հանդիպումներ;
• ճեպազրույցներ.

Այս բոլոր տեսակները կարելի է խմբավորել չորս հիմնական խմբերի.

1. ըստ տևողության՝ արագ (մինչև 30 րոպե) և երկարաձգված (ավելի քան մեկ ժամ);
2. մասնակիցների քանակով` մինչև 10 հոգի և ավելի;
3. ըստ նպատակի՝ աշխատանքային, քաղաքական և տեղեկատվական;
4. ըստ ժամանակի` պլանավորված և չպլանավորված:

Հանդիպման ժամանակացույցի պահանջվող հատկանիշները

Ինչի համար պլանավորել.

• նպատակներ;
• օրակարգ;
• հրավիրվածների ցուցակ;
• ժամանակացույց;
• տեղեկատվական նյութեր;
• պատասխանատու է արձանագրության պահպանման համար.
• ելույթների ժամկետը.

Առաջին հերթին, առաջնորդը պետք է հաշվի առնի հանդիպման նպատակները: Սա մեկնարկային կետ է օրակարգի և մասնակիցների ցանկի, ժամանակի և կանոնակարգի համար:

Հանդիպումների հիմնական նպատակները.

1. Նոր տեղեկատվություն՝ տեղեկատվական հանդիպման համար.

• կարևոր նորություններ և քաղաքականության փոփոխություններ;
• պլանների և ռազմավարությունների քննարկում;
• կարճաժամկետ կանխատեսում;
• նոր ապրանքների և մոտեցումների ներկայացում;
• բյուջեի քննարկում;
• կադրային հարցեր.

2. Իրադարձությունների մոնիտորինգ և գործառնական որոշումների կայացում՝ կանոնավոր հանդիպումների համար.

• հիմնական ռիսկերն ու դժվարությունները;
• առաջընթացի գնահատման պարամետրեր;
• հիմնական գործընթացների և անհրաժեշտ փոփոխությունների գնահատում;
• քննարկում, թե ինչ է կատարվում. ինչն է լավ, ինչը բարելավման կարիք ունի.
• հիմնական դասերը և գործողությունների արդյունքները;
• ջանքերի համակարգում;
• հաղորդակցություններ.

3. Մոտիվացիա՝ ստեղծագործական հանդիպումներ, նոր մոտեցումների մշակում և թիմի ձևավորում.

• գործողության մոտիվացիա;
• կոլեկտիվ որոշումների կայացում;
• հարգելով անհատական և հավաքական հաջողությունները:

Այսպիսով, նպատակն ազդում է հանդիպման տեսակի և այն կազմակերպելու մոդելի վրա։ Օրինակ, ճեպազրույցները տարբերվում են մասնակիցների թվով և տևողությամբ: Հերթականները պլանային բնույթ են կրում, դրանք ժամանակի մեջ ավելի արագ են և սահմանափակ թվով մասնակիցներով։ Ստեղծագործական հանդիպումները պահանջում են հատուկ նախապատրաստություն. կահույքի կազմակերպում (սովորաբար առանձին սեղաններ), թեյ, սուրճ և ոչ պաշտոնական միջավայր; չեն պահանջում հավատարիմ մնալ հագուստի կանոններին.

Էյզենհաուերի մատրիցա՝ հանդիպման հարցերի դասակարգման համար

Պետք է հիշել, որ հանդիպումը հարթակ է, որտեղ կայացվում են կարևոր որոշումներ և հաղթահարվում խնդիրները։ Էյզենհաուերի մատրիցան այն դաշտն է, որտեղ հավաքվում են բոլոր խնդիրներն ու հարցերը: Դրանք դասակարգվում են ըստ կարևորության և հրատապության:

	Շտապ	Մի շտապիր
Կարևոր	Ա	Բ
Կապ չունի	Գ	Դ

Հրապարակ Ա. կարևոր և հրատապ գործեր

Կարևոր և հրատապ հարցերի հրապարակը պետք է լինի դատարկ կամ փոքր: Սա ցույց կտա, որ դուք համապատասխանում եք ժամկետի: Եթե նման դեպքերը շատ են, ապա սա անկազմակերպության նշան է։ Դեպքերի օրինակներ, որոնք կարելի է քառակուսի դնել.

• գործեր, որոնք ուղղակիորեն կապված են ձեր ֆունկցիոնալ պարտականությունների հետ և ազդում ձեր կատարողականի վրա.
• դեպքեր, որոնց ձախողումը կարող է խնդիրներ առաջացնել.
• թիմում առողջության և հոգեբանական մթնոլորտի հետ կապված հարցեր.
• խնդիրներ, որոնք ազդում են թիմի անվտանգության վրա.
• դեպքեր, որոնց արդյունքները պետք է համաձայնեցվեն կամ ներկայացվեն ձեր ղեկավարությանը:

Հրապարակ B. կարևոր, բայց ոչ հրատապ հարցեր

Երբ հանձնարարությունները կամ հարցերը հրատապություն չունեն, և չկան հստակություն, թե երբ պետք է ավարտվեն, կատարողն ինքն է սահմանում ժամկետները: Այս հրապարակը ներառում է բոլոր այն բաները, որոնք վերաբերում են ձեռնարկությունում ձեր ֆունկցիոնալությանը, այն բաներին, որոնք դուք անում եք կանոնավոր հիմունքներով, և, որպես կանոն, դրանց իրականացումը կապված է ձեռնարկությունում ընդհանուր ժամանակացույցի հետ (օրինակ, վերջնական պատրաստումը հաշվետվություն): Նման դեպքերին կարելի է վերագրել նաև որոշակի ժամանակ պահանջող գիտահետազոտական առաջադրանքները, սակայն աշխատանքային ծախսերի չափը պարզ չէ մինչև ավարտի պահը: Առաջին և երկրորդ հրապարակների առաջադրանքները պետք է մշտապես մոնիտորինգի ենթարկվեն, և, հետևաբար, նպատակահարմար է դրանք ներառել հանդիպումների օրակարգում։

Քառակուսի C՝ հրատապ, բայց ոչ կարևոր գործ

Սրանք շեղումներ են: Հաճախ նրանք պարզապես խանգարում են կարևոր խնդիրների վրա կենտրոնանալուն և նվազեցնում արդյունավետությունը: Միշտ հիշեք ձեր նպատակները և սովորեք տարբերել կարևորը երկրորդականից:

Արժե մտնել այս հրապարակ.

• կողքից որևէ մեկի կողմից պարտադրված հանդիպումներ կամ բանակցություններ.
• հարցերի քննարկում, որոնք կարող են լուծել ենթակաները.
• ոչ բիզնես հարցերի քննարկում;
• վերացական թեմաների քննարկում.

Քառակուսի D՝ ոչ հրատապ և անկարևոր գործեր

Այս կատեգորիայի դեպքերը չեն նպաստում ձեզ նախագծերում, բայց դրանք շեղում են ձեզ դրանց վրա աշխատելուց:

• ընդհանրապես ոչ մի օգուտ մի բերեք;
• օգտակար է ընդհանրապես չզբաղվել դրանց հետ;
• Ժամանակ ուտողներ.

Յուրաքանչյուր նպատակի համար առաջնորդը տալիս է հետևյալ հարցերը.

• Ո՞վ ունի քննարկվող հարցի վերաբերյալ տեղեկատվություն և գիտելիքներ:
• Ո՞ւմ շահերին է շոշափում այս հարցը։
• Ումի՞ց է կախված որոշումը։
• Ո՞վ պետք է իմանա քննարկման ենթակա տեղեկատվությունը:
• Ո՞վ է իրականացնելու ընդունված որոշումները.

Ծրագրի հանդիպումները պլանավորելիս կարող եք օգտագործել 99/50/1 մեթոդաբանությունը:

Առաջնորդը հանդիպումներ է կազմակերպում նախագծի երեք կարևոր կետերում.

• սկզբում - բոլոր մասնակիցներին ընկղմել նախագծի տեմպերի և խմբի թիմի կառուցման համար.
• միջանկյալ փուլում - քննարկել կատարված աշխատանքի արդյունքները և անհրաժեշտության դեպքում հետագա ճշգրտումները.
• վերջնագծում, երբ մնում է իրացնել ընդհանուր ծավալի 1%-ը՝ նախնական ամփոփման համար։

Այս ժամանակը կօգնի ձեզ ավելի լավ օգտագործել ձեր ժամանակը հանդիպումների ժամանակ:

Օրակարգ

Օրակարգը հանդիպման ժամանակ լուծվելիք խնդիրների պլանն է: Պետք է հստակ սահմանել յուրաքանչյուր ելույթի ժամը, առանձին ժամանակ հատկացնել բոլոր մասնակիցների քննարկմանը և արձագանքներին:

Ձեր հանդիպման ժամանակը պլանավորելիս կարևոր է հաշվի առնել հետևյալը.

• օրակարգային կետի կարևորությունը.
• յուրաքանչյուր ներկայացման ժամկետը.
• անհրաժեշտության դեպքում ընդմիջում;
• Ժամանակի 20%-ը լրացուցիչ կարևոր տեղեկատվության համար:

Օրակարգն ուղարկվում է հանդիպման բոլոր մասնակիցներին։

Օրակարգ՝ ելույթների ժամանակի և առանձնահատկությունների ամրագրմամբ

1. Պայմանագրերի կնքման աշխատանքների արդյունքները. Ի. Իվանովի զեկույցը (15 րոպե).
2. Պաշարների տեղափոխման հետ կապված խնդիրներ. Ի. Պետրովի զեկույցը (15 րոպե).
3. Ծրագրի աշխատանքի արդյունքները և պլանները. Տ. Սիդորովի զեկույցը (20 րոպե).

Սկիզբը՝ 11։00։

Ավարտը՝ 12։15։

Դուք պետք է մարզվեք արագ և արդյունավետ հանդիպումներ ունենալու համար:

Ձեր ժամանակի ուղեցույցները.

Կարևոր և հրատապ	12 րոպե
Կարևոր և ոչ հրատապ	24-36 րոպե Հրատապ և կարևոր. 12 րոպե - այստեղ գործում է Պարետոյի սկզբունքը. ժամանակի 20%-ը ստեղծում է արդյունքի 80%-ը, միջինը մեկ ժամ (60 րոպե), ամենաարդյունավետ ժամանակը 12 րոպեն է (60 րոպեի 20%-ը): Կարևոր և ոչ հրատապ. սովորաբար պլանավորվում է: Նման հանդիպումների արդյունավետ ժամանակը 24–36 րոպե է։ Այստեղ գործում է 60/40 մեթոդը, ըստ որի՝ օրվա պլան կազմելիս ժամանակի 40%-ը պետք է ազատ մնա, 60%-ը պետք է հատկացվի պլանավորված աշխատանքին, այդ թվում՝ 20%-ը՝ «անկանխատեսելի» և. 20% նրանց համար, ովքեր առաջանում են ինքնաբուխ կամ դառնում են ուղեկցող: Հանդիպման միջին տևողությունը մեկ ժամով (60 րոպե), պլանավորված կարևոր, բայց ոչ հրատապ հարցերի ժամանակն է 24–36 րոպե (60 րոպեի 40–60%-ը):
Անկարևոր և հրատապ	Հեռախոսով և կապի այլ միջոցներով պատվիրակում և վերահսկում, հսկողության համար ոչ ավելի, քան երեք րոպե.
Անկարևոր և ոչ հրատապ	Պատվիրակություն և վերահսկում ղեկավարության կողմից, մեկ պատվիրակության համար ոչ ավելի, քան մեկ րոպե:

Հրավիրվածների ցուցակ

Արագ հանդիպումների մասնակիցների օպտիմալ թիվը 5-7 հոգի է։ 8-ից 12 հոգի ընդունելի է, եթե հանդիպման ղեկավարն ունի վարելու հմտություններ:

Գաղափարներ առաջացնելու, նպատակներ դնելու և թռիչքների համար իդեալական կազմը 15 հոգուց ոչ ավելի է:

Google-ում կա չասված կանոն՝ մասնակիցների առավելագույն թիվը 10-ից ոչ ավել է։

Amazon-ն ունի երկու պիցցայի կանոն. հանդիպմանը պետք է այնքան մարդ լինի, որքան կարող եք կերակրել երկու պիցցա:

Գոյություն ունի 8-18-1800 կանոն.

• 8 հոգուց ոչ ավելի՝ աշխատանքային հարցերի լուծում;
• ոչ ավելի, քան 18 - ուղեղային գրոհ, կոլեկտիվ խնդիրների լուծում;
• մինչև 1800 մարդ՝ տեղեկատվություն և շփվելու հնարավորություն։

Bain and Company-ի ուսումնասիրությունը ցույց է տալիս, որ որոշումներ կայացնող խմբերում յուրաքանչյուր մասնակցից յոթից ավելի ավելացնելը հանգեցնում է մոտ 10%-ով պակաս արդյունավետության:

Անմիջապես պատասխանատու անձինք պարտավոր են մասնակցել ժողովներին։

Apple-ը յուրաքանչյուր հանդիպման կետի կողքին նշում է պատասխանատու անձի անունը: Այսպիսով, յուրաքանչյուր աշխատող ունի պատասխանատվության հստակ ոլորտ՝ հանձնարարված հանձնարարության շրջանակներում։

Եթե հաճախ եք հանդիպումներ կազմակերպում, ապա այս գիրքն անպայման ձեզ կգա. Օլգա Դեմյանովան առաջարկում է ուսումնասիրելու 16 մեթոդ և չորս գործիք, որոնք կօգնեն բարձրացնել նման հանդիպումների բոլոր մասնակիցների արդյունավետությունը: