Ոչ ակնհայտ, բայց աշխատունակ միջոց՝ ձեր փոստային առաքման ժամանակը կրճատելու համար

2024 Հեղինակ: Malcolm Clapton | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 03:59

Ձեր փոստի հետ աշխատելու ժամանակն օպտիմալացնելու համար մի փորձեք ձեր էլ. Ամեն ինչ շատ ավելի պարզ է, ասում է MailChimp-ի աշխատակիցը։ Մի քանի պարզ քայլ, և ձեզ կպահանջվի օրական ընդամենը մեկուկես ժամ՝ բոլոր տառերով զբաղվելու համար:

MailChimp-ի աջակցության թիմից Ջոն Սմիթը պարզել է էլփոստի կատարյալ բանաձևը փորձության և սխալի միջոցով: Նախ, նա ստեղծեց բազմաթիվ թղթապանակներ, հետո ջնջեց յուրաքանչյուրը, բայց այս մոտեցումներից ոչ մեկը չաշխատեց: Եվ հետո նա եկավ բոլորովին այլ համակարգի.

Չնայած այն հանգամանքին, որ նամակների պատասխանները գրեթե առանցքային են նրա աշխատանքում, նա կարողացավ կրճատել փոստով տարբեր գործողությունների վրա ծախսվող ժամանակը մինչև օրական մեկուկես ժամ: Նա պարզել է, որ նույնիսկ երբ փոստարկղը լի է տառերով, մի քանի պարզ գործողությունները կարող են շրջել իրավիճակը:

Ինչի վրա չպետք է վատնեք ձեր ժամանակը

Ինչպես Ջոնն է ասում, սկզբում նա փորձել է դասակարգել տառերը և ստեղծել ամենատարբեր թղթապանակներ՝ ղեկավարի հաղորդագրությունների, տարբեր նախագծերի մասին տեղեկությունների, հաղորդագրությունների համար, որոնց վերաբերյալ անհրաժեշտ էր որևէ գործողություն կատարել և այլն։ Նա կարծում էր, որ դա պետք է օգնի իրեն խնայել ժամանակը։ Բայց իրականում նա սկսեց ավելի շատ ժամանակ ծախսել՝ փորձելով անգիր անել իր դասակարգման համակարգը և ավելի քիչ ժամանակ ծախսել բուն աշխատանքի վրա:

Օրինակ, ես իմ ղեկավարից հաղորդագրություն ստացա մի նախագծի մասին, որի վրա աշխատում էի, և այս հաղորդագրությունը նաև պահանջում էր որոշակի գործողություններ կատարել: Ո՞ր թղթապանակում պետք է տեղադրվի: Իսկ ո՞րն էր հավանականությունը, որ ես հետո հիշեմ, թե որտեղ փնտրեմ այս նամակը:

Ջոն Սմիթ

Ուստի Ջոնը որոշեց ազատվել բոլոր թղթապանակներից, և նրա փոստում լիակատար քաոս էր տիրում։ Համակարգի բացակայությունն ավելի լավ չէր, քան չափազանց բարդ համակարգը: Հետո Ջոնը որոշեց ևս մեկ անգամ վերանայել փոստի հետ աշխատելու իր մոտեցումը: Նա որոշեց տեսակավորել տառերը ոչ թե ըստ թեմայի, այլ ըստ գործողության, որը նրանք պետք է կատարեին: Ահա թե ինչպես դա անել:

Չափից դուրս մի բարդացրեք

Պարզապես մուտքի արկղում թողեք միայն այն հաղորդագրությունները, որոնց պետք է պատասխանեք: Ամենակարևորները, եթե չես կարողանում անմիջապես պարզել, նշիր որպես չկարդացված:

Թերևս դա ձեզ անտրամաբանական թվա, քանի որ ամենավառ գործերը պետք է հնարավորինս արագ անել: Այդպես է, և երբեմն իսկապես անհրաժեշտություն է առաջանում անմիջապես արձագանքել նման հաղորդագրություններին։ Բայց կարևոր հաղորդագրությունները նշելով չկարդացված, դուք հաստատ դրանք չեք կորցնի ընդհանուր զանգվածում։ Բացի այդ, այս կերպ դուք ստիպված չեք լինի տեղափոխել այս նամակները. դրանք մնում են ձեր մուտքի արկղում և շարունակում են ուշադրություն գրավել, մինչև հասնեք դրանց:

Փորձում եմ այնպես անել, որ իմ փոստարկղում միանգամից 60–70-ից ավելի հաղորդագրություն չհավաքվի։ Սա հենց այն տառերի քանակն է, որը ես հեշտությամբ կարող եմ մշակել մեկ նիստում:

Ջոն Սմիթ

Ինքներդ ձեզ համար ստեղծեք փոստի կանոնավոր ժամանակացույց

Ջոնն ամեն առավոտ մեկ ժամ է հատկացնում փոստարկղը մաքրելու համար: Ինչպես արդեն նշվեց, նա հաճախ «չընթերցված» է թողնում հրատապ հաղորդագրությունները։ Ջոնն արագորեն անցնում է տեղեկագրերի և ընկերության ներքին հաղորդակցությունների միջով և պատասխանում է այնքան ոչ հրատապ հաղորդագրություններին, որքան կարող է այդ ժամվա ընթացքում:

Երբ նամակագրության ժամն ավարտվում է, Ջոն Սմիթը չի փակում փոստարկղը, բայց շատ ավելի քիչ ուշադրություն է դարձնում դրան: Երբ նոր հաղորդագրություններ են գալիս, նա արագորեն սկանավորում է դրանց բովանդակությունը և ուղարկողների անունները՝ դրանք առաջնահերթություն տալու համար: Եթե հաղորդագրությանը կարելի է պատասխանել առանց այլ գործողությունների երկար ժամանակ ընդհատելու, Ջոնն անում է դա:Բայց նա նորից չի սկսում փոստ ուղարկել:

Աշխատանքային օրվա ավարտին Ջոնը ևս 30 րոպե է հատկացնում՝ դրանք բացառապես փոստով աշխատելու համար: Այս պահին նա զբաղված է նամակներով, որոնք նրանից պահանջում են որևէ գործողություն կատարել՝ հավանություն տալ, գրել մանրամասն պատասխան կամ կայացնել որևէ որոշում։ Հենց այդ ժամանակ նա ուշադրություն է դարձնում այն հաղորդագրություններին, որոնք նա նշել է չկարդացված։

Ես կարող էի շատ ավելի շատ ժամանակ ծախսել փոստի հետ աշխատելու համար, բայց նման ժամանակի սահմանափակումներն ինձ օգնում են ավելի լավ կենտրոնանալ և ավելի արդյունավետ լինել:

Ջոն Սմիթ

Դասակարգել նամակները ըստ պատասխանի տեսակի

Որոշ հաղորդագրությունների համար Ջոնը դեռ առանձին թղթապանակներ է ստեղծել: Որոշ տառեր, որոնք նա չի նշում չկարդացված, նա բաժանում է միայն երկու ուղղությամբ. Հաղորդագրությունները, որոնք պահանջում են որևէ գործողություն կամ պատասխան գործընկերոջից (պարտադիր չէ, որ հրատապ), Ջոնը տեղադրում է «To Do» թղթապանակում: Այն նախատեսված է նամակների համար, որոնք կարող են քննարկվել հաջորդ օրը կամ ավելի ուշ շաբաթվա ընթացքում:

Նույնիսկ ավելի քիչ հրատապ նամակներ Ջոնը տեղափոխվում է «Կարդալ» թղթապանակ: Բացի այդ, այն օգտագործում է հատուկ զտիչներ, որոնք ավտոմատ կերպով տեղադրում են տեղեկագիրը այս թղթապանակում: Զտիչները տեղադրելու համար պահանջվում է ընդամենը մի քանի րոպե, բայց այս պարզ քայլը հետագայում ձեզ շատ ժամանակ և ջանք կխնայի:

Եթե դուք օգտագործում եք այս մեթոդը, դուք կստանաք երեք ակտիվ թղթապանակ, որոնք տարբերվում են հաղորդագրություններին պատասխանելու հրատապությամբ. «Մուտքային արկղ» չընթերցված հաղորդագրություններով, «Անել» և «Կարդալ»:

Արխիվային հաղորդագրություններ

Մնացած ամեն ինչի համար Ջոն Սմիթը օգտագործում է հաղորդագրությունների արխիվացման հնարավորությունը: Սա օգնում է նրան մաքրել փոստարկղը և ղեկավարը ավելորդ առաջադրանքներից:

Հենց որ ես կարդում եմ հաղորդագրությունը և կատարում եմ անհրաժեշտ գործողությունները՝ լինի դա ընկերության նորություններ, թե տեղեկագիր, որին ես բաժանորդագրվել եմ, ես այն արխիվացնում եմ:

Ջոն Սմիթ

Եթե հաղորդագրությունը պարունակում է կարևոր տեղեկություններ, որոնք Ջոնը կցանկանար պահել հետագա հղումների համար, նա արխիվացված հաղորդագրությունը նշում է աստղանիշով, որպեսզի այն ավելի արագ գտնվի:

Հատկապես զգույշ եղեք, երբ որոշում եք ջնջել գրառումը:

Ջոնը հազվադեպ է օգտագործում ջնջել հաղորդագրությունների հնարավորությունը: Սա այն դասն է, որը նա քաղել է իրական պրակտիկայից: Մի օր Ջոնը ջնջեց գործընկերոջ հաղորդագրությունը, որը պարունակում էր տեղեկություններ, որոնք նա այդ ժամանակ կարևոր չէր համարում: Այն բանից հետո, երբ այս աշխատակցուհին հեռացավ ընկերությունից, Ջոնին անհրաժեշտ էր տեղեկություններ այդ նամակից։ Հետո հասկացավ, որ դժվարության մեջ է։

Դրանից հետո ես սկսեցի ջնջել միայն այն տառերը, որոնք հետագայում հաստատ օգտակար չեն լինի ինձ։ Մի նեղացեք, հարգելի գործընկերներ, որոնք ինձ կատուների հետ սրամիտ գիֆեր են ուղարկում, բայց սրանք այն հաղորդագրություններն են, որոնք հայտնվում են «Աղբարկղում»։

Ջոն Սմիթ

Այս համակարգին հասնելու համար Ջոն Սմիթը փորձեց շատ տարբեր մոտեցումներ, որոնք բավականաչափ արդյունավետ չէին նրա համար: Նա փորձարկեց այն մեթոդները, որոնք օգտագործում էին այլ մարդիկ, բայց շատ շուտով հասկացավ, որ պետք է այլ բան փորձի։ Ջոնը եկավ այն եզրակացության, որ ցանկացած համակարգ աշխատում է միայն այն դեպքում, երբ այն լավ է տեղավորվում ձեր կոնկրետ աշխատանքի պայմաններին:

Փորձեք այս մեթոդը կամ գտեք ձեր սեփականը: Հնարավոր է, որ կարողանաք գտնել փոստի վրա էլ ավելի քիչ ժամանակ հատկացնելու միջոց: