Ինչպես արդյունավետ օգտագործել Gmail-ը. 25 խորհուրդ

2024 Հեղինակ: Malcolm Clapton | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2024-01-13 01:54

Նույնիսկ եթե ամեն օր աշխատում եք Google Mail-ի հետ, մեծ է հավանականությունը, որ դուք չգիտեք դրա բոլոր հնարավորությունները: Ահա Gmail-ն արդյունավետ օգտագործելու 25 խորհուրդ, որոնք կհեշտացնեն շատ առաջադրանքներ և կխնայեն ձեր ժամանակը:

1. Որտեղի՞ց սկսել

Փոխեք ֆոնը

Gmail-ի սովորական սպիտակ ֆոնը տեսնելու փոխարեն՝ համեմեք ձեր մուտքի արկղը ինչ-որ վառ բանով: Պարզապես ընտրեք «Թեմաներ» բաժինը վերին աջ անկյունում գտնվող կարգավորումներում՝ առաջարկվող տարբերակներից նոր ֆոն սահմանելու համար կամ վերբեռնեք ձեր սեփական պատկերը:

Որպես այլընտրանք, դուք կարող եք փորձարկել ինտերֆեյսի կարգավորումները: «Ընդարձակ» ռեժիմում դուք կունենաք շատ ազատ տարածություն, իսկ «Կոմպակտ»-ը լավ է, երբ անհրաժեշտ է հնարավորինս շատ հաղորդագրություններ տեղավորել էկրանին:

Ավելացնել ընկերներ (և հաղորդագրություններ)

Ձեր կոնտակտներն ու հին հաղորդագրությունները համակարգում ավելացնելու համար (կարևոր չէ՝ առաջին անգամ եք օգտագործում Gmail-ը, թե՞ լրացուցիչ հաշիվ եք ստեղծում), անցեք «Կարգավորումներ» → «Հաշիվներ և ներմուծում» և ընտրեք «Ներմուծել փոստ» հղումը։ և կոնտակտներ»: Սա թույլ կտա ձեզ ավելացնել ձեր տվյալները այլ փոստարկղերից:

Gmail-ը դարձրեք Outlook-ի տեսք

«Կարգավորումներ» → «Լաբորատորիա» բաժնում միացրեք «Նախադիտման վահանակ» գործառույթը՝ տեսնելու հաղորդագրությունների ամբողջական տեքստը աջ կողմում, ինչպես Outlook-ում: Սովորությունը երկրորդ բնույթն է, այնպես որ, եթե դուք ամբողջ կյանքում աշխատել եք կորպորատիվ էլ.փոստի հետ և հենց հիմա եք փորձում հարմարվել Gmail-ի հետ, Viewport-ը կհեշտացնի ձեր անցումը:

Միացնելուց հետո դուք կտեսնեք ցուցադրման տարբեր ընտրանքներ բացվող ընտրացանկում՝ կարգավորումներից ձախ:

Կենտրոնացեք էականի վրա

Gmail-ը կարող է որոշել, թե որ հաղորդագրություններն են ավելի կարևոր ձեզ համար: Խելացի, հա՞: «Կարգավորումներ» → «Մուտքի արկղ» բաժնում ընտրեք Հետևել իմ էլփոստի գործունեությանը … որպեսզի Gmail-ը վերլուծի ձեր հաղորդագրությունները:

Կարող եք նաև ընտրել «Ներառել մարկերներ» կամ «Անտեսել ֆիլտրերը» գործառույթը (զտիչների մասին ավելին կքննարկենք ստորև) և փոխել թղթապանակի տեսակը, որպեսզի կարևոր հաղորդագրությունները ցուցադրվեն վերևում: Այնուհետև «Կարգավորումներ» → «Ընդհանուր» մենյուում «Աշխատասեղանի ծանուցումներ» բաժնում (եթե օգտագործում եք Chrome, Firefox կամ Safari զննարկիչը), կարող եք ընտրել «Միացնել կարևոր էլփոստի ծանուցումները» տարբերակը:

Ազատվեք տառերի թելից

Մարդկանց երկու տեսակ կա՝ նրանք, ովքեր սիրում են Chaining հատկանիշը և նրանք, ովքեր ատում են այն հազար արևի ուժով: Եթե դուք պատկանում եք երկրորդ խմբին, անցեք «Կարգավորումներ» → «Ընդհանուր» բաժինը և անջատեք «Տառերի շղթաները»։

2. Պահպանեք կարգը

Արխիվացրեք ամեն ինչ

Gmail-ը հնարավորություն է տալիս հաղորդագրությունները ջնջելու փոխարեն արխիվացնել: Դա արվում է, որպեսզի չանհանգստանաք ազատ տարածության առկայության մասին և անընդհատ մաքրեք ձեր դարակը: Եթե ցանկանում եք արխիվացնել հաղորդագրությունը, բացեք այն և կտտացրեք ձախից երկրորդ պատկերակի վրա (ներքև ուղղված սլաքով վանդակ): Հաղորդագրությունը ձեզ կսպասի «Բոլոր փոստ» ներդիրում՝ ձախ կողագոտում:

Հետևեք ձեր արխիվին

Անկախ նրանից, թե որքան տարածք է տրամադրում Gmail-ը ֆայլերի անվճար պահպանման համար, 2016 թվականն է, և մարդիկ ավելի ու ավելի շատ հավելվածներ են ուղարկում: Եթե դուք հասել եք ձեր հիշողության սահմանաչափին, ժամանակն է ազատվել որոշ հաղորդագրություններից: Սեղմեք որոնման վանդակում գտնվող սլաքը, նշեք «Կան հավելվածներ» կետը, ընտրեք 10 ՄԲ չափը և սեղմեք կոճակը խոշորացույցով։ Սա ձեզ ցույց կտա 10 ՄԲ-ից ավելի հաղորդագրությունները: Նշեք վանդակում այն տառերը, որոնք ձեզ հաստատ այլևս պետք չեն և ուղարկեք դրանք աղբաման:

Պատասխանել և արխիվացնել

Ինչու՞ նամակ թողնել ձեր մուտքի արկղում, երբ արդեն պատասխանել եք դրան: Օգտագործեք «Ուղարկել և արխիվացնել» գործառույթը՝ ձեր մուտքային հաղորդագրությունները չխառնելու համար, մինչ սպասում եք ձեր նամակի պատասխանին: Գնացեք «Կարգավորումներ» → «Ընդհանուր» և ընտրեք «Ցույց տալ կոճակը» Ուղարկել և արխիվացնել «ի պատասխան»:Այժմ դուք կարող եք պատասխանել սովորական ձևով՝ ցանկության դեպքում հաղորդագրություններ կուտակելով ձեր մուտքի արկղում կամ անմիջապես արխիվացնել ավելորդ նամակները՝ պատասխանելիս:

Օգտագործեք պիտակներ և զտիչներ

Դուք կարող եք պիտակ ավելացնել յուրաքանչյուր հաղորդագրությանը: Ձախ կողագոտում կհայտնվեն նոր դյուրանցումներ: Պարզապես բացեք նամակը և կտտացրեք «Պիտակներ» պատկերակին, այն աջից երկրորդն է: Այժմ ստեղծեք նոր դյուրանցում կամ ընտրեք գոյություն ունեցողը (ի դեպ, կարող եք դյուրանցումը կողագոտուց քաշել անմիջապես ձեր հաղորդագրության մեջ):

Կտտացրեք «Ավելին» կոճակին և ընտրեք «Զտել նմանատիպ նամակները» և այնուհետև «Ստեղծել զտիչ այս հարցման հիման վրա»: Դուք կարող եք առանձին հոդված գրել Gmail-ի ֆիլտրերի մասին, այնպես որ տեսեք «» բաժինը լրացուցիչ մանրամասների համար:

Գնեք լրացուցիչ պահեստային տարածք

Եթե դուք լիովին հոգնել եք ֆայլերի պահպանման խնդրի հետ խառնվելուց, կարող եք գումար ծախսել լրացուցիչ տարածքի վրա: Ոլորեք ներքև հաղորդագրությունների էջը և ներքևի ձախ անկյունում կտեսնեք, թե որքան տարածք է մնացել, ինչպես նաև «Կառավարել» հղումը:

Եթե դուք ունեք զբաղեցրած հասանելի տարածքի գրեթե 100%-ը, ապա հետևեք հղմանը։ 100 ԳԲ պլանն արժե ամսական 139 ռուբլի, իսկ լրացուցիչ տարածքը կարող է օգտագործվել ոչ միայն Gmail-ի համար, այլ նաև Google Drive-ում և Google Photos-ում, եթե դրանք օգտագործեք:

3. Լուրջ վերաբերվեք դրան

Փոփոխեք էջում էլփոստի ցուցադրման ռեժիմը

Փորձեք մեկ էջի համար հաղորդագրությունների քանակը հասցնել 100-ի, որպեսզի մի հայացքով կարողանաք դիտել ձեր տառերի ամբողջ զանգվածը: Գնացեք Կարգավորումներ → Ընդհանուր → Էջի առավելագույն չափ: Այնտեղ կարող եք նաև ընտրել յուրաքանչյուր էջում ցուցադրել 10, 15, 20, 25 և 50 հաղորդագրություն:

Տարածեք ամեն ինչ ըստ գույնի

Դուք կարող եք շատ արագ նշել հաղորդագրությունը որպես կարևոր, բայց տարբեր հաղորդագրություններ կարող են ունենալ տարբեր աստիճանի կարևորություն: Գնացեք Կարգավորումներ → Ընդհանուր → Աստղեր և ընտրեք Բոլոր աստղերը: Այժմ, եթե դուք սեղմեք աստղի վրա, նշելով տառը, այն կփոխվի գույնը յուրաքանչյուր սեղմումով: Սա կօգնի ձեզ դասավորել ձեր կարևոր հաղորդագրություններն ըստ դրանց բովանդակության:

Հաղորդագրությունները վերածեք անելիքների ցուցակների

Հավանական է, որ դուք արդեն մտածում եք ձեր մուտքի արկղի մասին որպես անելիքների մեկ հսկայական ցուցակ: Ուրեմն ինչո՞ւ ձեր էլ. նամակները չվերածել առաջադրանքների, որոնք կարող եք հատել: Ակտիվ խոսակցության մեջ սեղմեք «Ավելին» կոճակը և ընտրեք «Ավելացնել առաջադրանքներին»: Այս շարանը այժմ կհայտնվի Google Tasks-ում՝ սկզբնական գրառման հղումով:

Հետևեք չկարդացված հաղորդագրությունների քանակին

«Կարգավորումներ» → «Լաբորատորիա» բաժնում միացրեք «Չընթերցված հաղորդագրությունների պատկերակ» գործառույթը: Եթե դուք, ինչպես ցանկացած նորմալ մարդ, ձեր փոստի ներդիրը բաց է ամբողջ օրը, դուք միշտ կտեսնեք, թե քանի չընթերցված հաղորդագրություն եք մնացել: Սա այն դեպքում, երբ դուք սթրեսի պակաս ունեք։

Աշխատեք անցանց

Եթե օգտվում եք Google Chrome բրաուզերից, ապա հնարավորություն ունեք փոստով աշխատել օֆլայն։ Իհարկե, դուք չեք կարողանա ուղարկել և ստանալ նոր հաղորդագրություններ, բայց դուք կարող եք տառեր տեղափոխել թղթապանակից թղթապանակ և ստեղծել սևագրեր: Այս գործառույթը միացնելու համար անցեք Կարգավորումներ → Անցանց:

Քարտուղարին թույլ տվեք մուտք գործել ձեր հաշիվ

Եթե դեռ չեք կարողանում գլուխ հանել նամակներից, կարող եք այս ամբողջ սարսափը փոխանցել ձեր քարտուղարուհուն։ Դա անելու համար անցեք «Կարգավորումներ» → «Հաշիվներ և ներմուծում», ընտրեք «Տրամադրել մուտքը ձեր հաշիվ» և ավելացրեք Google-ի այլ օգտվողներ: Նրանք իրավունք չեն ունենա փոխել ձեր կարգավորումներն ու գաղտնաբառը, բայց կկարողանան կարդալ, արխիվացնել հաղորդագրությունները և, իհարկե, պատասխանել դրանց։ Նամակը կստորագրվի ձեր անունով և ձեր քարտուղարի անունով փակագծերում՝ շփոթությունից խուսափելու համար:

4. Վերահսկել մարդկային գործոնը

Արգելափակել հասցեները

Ոմանք ընդհանրապես չեն հասկանում ակնարկները: Բարեբախտաբար, դուք կարող եք արգելափակել ցանկացած անձի (կամ կայք) ընդամենը մի քանի կտտոցով: Մեկից հաղորդագրություն ստանալուց հետո, ում կցանկանայիք ավելացնել սև ցուցակին, սեղմեք վերին աջ անկյունում գտնվող սլաքի վրա և ընտրեք «Արգելափակել օգտվողին» գործառույթը:

Այժմ այս հասցեից ստացված բոլոր հաղորդագրությունները անմիջապես կուղղվեն սպամ:

Գտեք հին տառերը

Ցանկանու՞մ եք արագ գտնել ընկերոջ բոլոր հաղորդագրությունները միանգամից: Պարզապես կուրսորը պահեք ուղարկողի անվան վրա՝ կա՛մ մուտքի արկղից, կա՛մ կոնկրետ տառից, և կհայտնվի կոնտակտային քարտ: Այնուհետև սեղմեք «Զրույցներ» հղման վրա՝ այդ կոնտակտի բոլոր հաղորդագրությունները դիտելու համար:

Չեղարկել սխալ ուղարկված հաղորդագրությունները

Մենք բոլորս ինչ-որ պահի պատահաբար նամակներ ենք ուղարկել սխալ հասցեով: Բարեբախտաբար, Gmail-ում դուք կարող եք պարզապես հետարկել ուղարկումը: Գնացեք «Կարգավորումներ» → «Ընդհանուր» բաժինը և միացրեք «Հետարկել ուղարկումը» գործառույթը: Այստեղ կարող եք նաև ընտրել ուղարկումը չեղարկելու ժամանակահատվածը՝ 5-ից մինչև 30 վայրկյան: Հաջորդ անգամ, երբ հաղորդագրություն ուղարկեք, վերևում կնկատեք «Չեղարկել»:

Բաց թողնել խմբային հաղորդագրությունները

Դուք կարող եք հեշտությամբ դուրս գալ խմբային հաղորդագրությունների շարանը՝ սեղմելով Ավելին կոճակը և ընտրելով Անտեսել: Այժմ դուք բաց կթողնեք բոլոր հաղորդագրությունները, բացառությամբ նրանց, որտեղ նամակի միակ ստացողը դուք եք:

Եթե ցանկանում եք վերադառնալ խմբային հաղորդագրությանը, որոնման վանդակում մուտքագրեք հարցումը՝ խլացված է, այնպես որ կտեսնեք բոլոր անտեսված թեմաները: Այնուհետև ընտրեք «Մի անտեսիր» Լրացուցիչ ընտրացանկից: Եթե, իհարկե, ընդհանրապես չես խղճում քեզ։

5. Խնայեք ժամանակ

Ստեղծեք նոր հաշիվներ շարժվելիս

Ենթադրենք, դուք ցանկանում եք շատ ուշադիր զտել հաղորդագրությունները կամ, օրինակ, ստեղծել լրացուցիչ հաշիվ ծառայությունների համար, որոնք արդեն օգտագործում են ձեր հիմնական Gmail հաշիվը: Այս դեպքում դուք կարող եք ստեղծել վիրտուալ փոստային հասցե՝ կապված հիմնական հասցեի հետ՝ մուտքագրելիս @ նշանից առաջ պարզապես ավելացնելով «+ ցանկացած բառ»: Օրինակ՝ «ձեր հասցեն է [email protected]» առցանց գնումների համար։

Բոլոր պատասխան հաղորդագրությունները կուղղվեն ձեր հիմնական Gmail հասցեին:

Ուղարկեք հաղորդագրություններ ձեր քնի մեջ

Ստիպեք հաճախորդներին և գործընկերներին մտածել, որ դուք մոլագար աշխատասեր եք՝ ծրագրավորելով նրանց գիշերը հաղորդագրություններ ուղարկել՝ օգտագործելով Chrome-ի, Safari-ի և Firefox-ի համար հասանելի ընդլայնումը: Անվճար տարբերակով կարող եք ամսական ուղարկել մինչև 10 հաղորդագրություն:

Բացի այդ, այս ընդլայնումը ձեր նամակները կվերածի հիշեցումների՝ չցուցադրելով դրանք ձեր մուտքի արկղում, քանի դեռ պատրաստ չեք պատասխանել դրանց: Սա իդեալական է ուրբաթ երեկոյան դատարկ մուտքի արկղի տեսք ստեղծելու համար:

Ավտոմատ պատասխանել կրկնօրինակ հարցումներին

Եթե նյարդայնացնող հաճախորդները ձեզ հեղեղում են նույն տեսակի հարցումներով, ապա ձեզ հարկավոր չէ անընդհատ նույն պատասխանը գրել: Պարզապես միացրեք «Պատասխանման կաղապարներ» ֆունկցիան «Կարգավորումներ» → «Լաբորատորիա» բաժնում։ Հաջորդ անգամ, երբ պատասխան տպեք, պահեք այն որպես ձևանմուշ և ազատ զգալ ուղարկեք այն նույն հարցումներին:

6. Ավելի քիչ սեղմեք

Ընդմիջում տվեք ձեր մկնիկին

Gmail-ում գրեթե ամեն ինչ կարելի է անել ստեղնաշարի միջոցով: Հիմնական ստեղնաշարի դյուրանցումները աշխատում են լռելյայն, բայց մի մոռացեք գնալ Կարգավորումներ → Ընդհանուր և միացնել Ստեղնաշարի դյուրանցումները: Պահպանեք ձեր փոփոխությունները և սեղմեք հարցական նշանի վրա՝ ստեղնաշարի հնարավոր դյուրանցումները տեսնելու համար:

Դադարեցրեք ստուգել այլ փոստարկղերը

«Կարգավորումներ» → «Հաշիվներ և ներմուծում» բաժնում կտտացրեք «Ավելացրեք ձեր POP3 փոստի հաշիվը» հղմանը, և Gmail-ը ձեր նամակները կներբեռնի այլ փոստարկղերից: Այնուհետև կարգավորեք հաղորդագրությունների ուղարկումը. կարող եք պատասխանել ինչպես ձեր Gmail հասցեից, այնպես էլ այլ էլփոստի հասցեներից: