Ինչու անելիքների ցուցակները չեն աշխատում և ինչպես ուղղել այն

2024 Հեղինակ: Malcolm Clapton | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 03:59

Արդյունավետ լինելու համար կենտրոնացեք ոչ թե առաջադրանքների, այլ ժամանակի վրա:

Ժամանակի լավ կառավարում նշանակում է ավելի շատ արդյունքներ ստանալ ավելի քիչ ժամանակում: Հանրաճանաչ բլոգեր և ձեռնարկատեր Թոմաս Օպպոնգը բացատրում է, թե ինչպես պետք է լավ ծրագրեր կազմել ձեր նպատակներին հասնելու համար, և ինչու պարզ անելիքների ցուցակները կարող են միայն խանգարել արտադրողականությանը:

Ինչու սովորական անելիքների ցուցակները չեն աշխատում

Պարզ անելիքների ցանկում դուք չեք արտացոլում, թե որքան ժամանակ կպահանջվի որևէ առաջադրանք կատարելու համար: Եվ, ամենայն հավանականությամբ, դուք սկսում եք փոքր ու անբարդույթներից, որոնք տևում են ոչ ավելի, քան հինգ րոպե:

Աստիճանաբար գալիս ես այն եզրակացության, որ նորից ու նորից զբաղվում ես միայն պարզ բաներով, իսկ կարևոր ու ժամանակատար բաներն անընդհատ հետաձգում ես հետագայի համար։ Արդյունքում խոշոր նախագծերը տեղից չեն շարժվում։ Իսկ պլանի կետերի մեծ մասը մնում է անկատար, քանի որ դու շարունակում ես դրանց մեջ ավելացնել նորերը՝ չունենալով կառավարման համակարգ։

Այստեղ գործարկվում է Զեյգարնիկի էֆեկտը, ըստ որի մարդիկ ավելի լավ են հիշում թերի կամ ընդհատված գործողությունները, քան կատարվածները։ Սա նշանակում է, որ անելիքների ցանկից անավարտ խնդիրների մասին մտքերը կշարունակեն պտտվել ձեր գլխում, մինչև դրանք ավարտեք: Ձեզ կհետապնդի մոլուցքային զգացումը, որը դժվարացնում է կենտրոնանալ աշխատանքը ավարտելու վրա: Սա, ի վերջո, կարող է հանգեցնել սթրեսի և անքնության:

Ինչպես արդյունավետ պլանավորել

Նկարագրեք ձեր իդեալական օրը

Ջեյսոն Վոմակը, գործադիր մարզիչ, բանախոս և արտադրողականության հեղինակ, խորհուրդ է տալիս իր մոտեցումը նպատակին հասնելու համար գործընթացը կազմակերպելու հարցում: Նա առաջարկում է սցենար գրել կատարյալ օրվա համար, որի վրա կենտրոնանալու համար: Գիտակցումը, որ իդեալը ձեզ համար է, դրդում է ձեզ աշխատել:

Սցենար ստեղծելու համար պատասխանեք հետևյալ հարցերին.

• Ինչպե՞ս եք ցանկանում անցկացնել ձեր օրը:
• Ի՞նչ առաջադրանքներ պետք է կատարվեն այսօր:
• Ե՞րբ եք ամենաարդյունավետը:

Պատասխանների հիման վրա դուք կարող եք աշխատանքային ժամանակը բաժանել հատվածների, որոնցից յուրաքանչյուրը կպարունակի որոշակի առաջադրանքներ ձեր անելիքների ցանկից:

Այս մեթոդը կօգնի ձեզ ավելի արդյունավետ աշխատել ձեր անելիքների ցանկի հետ և ժամանակին զբաղվել հրատապ ու կարևոր գործերով։

Պլանավորեք ամեն ինչ օրացույցում

Որպեսզի ձեր անելիքների ցանկը հնարավորինս արդյունավետ լինի ձեզ համար, մի կազմեք պարզ պլաններ առանց վերջնաժամկետների և ժամկետների, այլ սովորեք խելամտորեն օգտագործել օրացույցը:

Մանրամասն նկարագրեք գալիք օրը կամ մեկ ամբողջ շաբաթը։ Նշեք ձեր բոլոր իրերը օրացույցում և ապրեք ստեղծված գրաֆիկով։ Սա կօգնի ձեզ որոշել, թե որ նախագիծն եք սկսել առաջինը, և արդյոք կարող եք ավելի շատ առաջադրանքներ ավելացնել:

Ձեր սովորական առաջնահերթության փոխարեն, կազմեք պլանի տարրեր ամսաթվով և ճշգրիտ ժամով, հատկապես ամենակարևոր առաջադրանքների վերաբերյալ: Սա հրատապության զգացում կտա, և դուք կկարողանաք դրանք ավարտին հասցնել որոշակի կետով:

Գնահատեք յուրաքանչյուր առաջադրանք

Եթե դուք չեք վերլուծում, թե ինչպես եք անցկացնում ամեն օր, մեծ է հավանականությունը, որ վատնում եք դրա մեծ մասը:

Արտադրողականության կարևոր կանոններից մեկն այն է, որ թույլ չտաք, որ առաջադրանքն ավելի երկար տևի, քան անհրաժեշտ է:

Ժամանակի արդյունավետ կառավարման համար բավական չէ միայն իմանալ, թե ինչ է պետք անել: Պետք է հաշվի առնել, թե որքան ժամանակ կպահանջվի: Ավելի լավ է ասել. «Այսօր ես ընդամենը 40 րոպե ունեմ դա անելու համար», այլ ոչ թե պլանավորել բաները պարզ կարևոր հաջորդականությամբ՝ առանց կոնկրետ ժամկետների:

Ձեր անելիքների ցանկին ավելացրեք գնահատականը, թե որքան ժամանակ կպահանջվի յուրաքանչյուր կետն ավարտելու համար: Փորձեք ամեն րոպե ժամանակացույց անել առավոտյան 8-ից մինչև երեկոյան 5-ը: Նախապես որոշեք, թե երբ կլինեն ընդմիջումներ։ Պլանավորեք ծանուցումները, էլփոստը և սոցիալական լրատվամիջոցները ստուգելու համար:

Կարող է թվալ, որ այս գործունեությունը միայն ժամանակ է կորցնում։Բայց իրականում դա սահմանում է այն նշաձողը, որը դուք փորձում եք հանդիպել: Արդյունքում կտեսնեք, որ ձեր կենտրոնացումը բարելավվել է։

Հետևելը, թե որքան ժամանակ եք ծախսում առաջադրանքների վրա, կարող է իսկական բացահայտում լինել ձեզ համար: Սա կսահմանի ձեր աշխատանքի ոճը և կարող է բարելավել այն: Այն նաև օգնում է ձեզ հասկանալ, թե օրվա որ ժամին եք քիչ թե շատ արդյունավետ:

Չափումը առաջին քայլն է, որն անհրաժեշտ է մոնիտորինգի և, ի վերջո, կատարելագործման համար: Եթե ինչ-որ բան չես կարող չափել, չես կարող հասկանալ: Եթե դուք չեք կարողանում ինչ-որ բան հասկանալ, չեք կարող կառավարել այն: Իսկ եթե չես կարողանում կառավարել, հաստատ չես կարող բարելավել։

Ջեյմս Հարինգթոն ձեռներեց, գործընթացների կառավարման մասնագետ

Վերլուծեք ձեր ժամանակը, այնուհետև կարող եք այն ճիշտ բաշխել։

Ժամանակացույց

Բացեք ձեր օրվա պլանավորող կամ պլանավորման հավելվածը և ավելացրեք վերջնաժամկետներ ձեր առաջադրանքների ցանկում: Յուրաքանչյուրի համար նշանակեք առաջնահերթության մակարդակ:

Եվ հասկանալու համար, թե ինչ արժե ավելի շատ ժամանակ ծախսել, պատասխանեք ինքներդ ձեզ մի քանի հարցի.

• Ո՞ր առաջադրանքները կտևեն 20 րոպեից պակաս:
• Ո՞ր առաջադրանքները կտևեն ավելի քան մեկ ժամ:
• Ո՞րն է ամենալավ բանը, որ կարելի է անել առավոտյան, երբ ամենաշատ էներգիան ունես:

Այժմ «Լրացրեք նախագծային նախագիծը» փոխարեն գրեք «Ավարտեք նախագծային նախագիծը երկու ժամում»: Եթե անգամ չհասցնեք այն ավարտին հասցնել, դուք գոնե գետնից կհեռանաք առանց դրա վրա ամբողջ օրը ծախսելու։

Եթե նպատակ չունեք առաջադրանքն ավարտին հասցնել կոնկրետ ամսաթվի, ծրագրեք ամեն օր որոշակի ժամանակ հատկացնել դրա վրա: Եվ հետո անցեք այլ ոչ պակաս կարևոր բաների: Այս կերպ դուք աստիճանաբար կարող եք ազատվել մեծ խնդիրներից։

Մեծ առաջադրանքները բաժանեք փոքրերի

Որոշ առաջադրանքներ կարող են տևել ժամեր կամ նույնիսկ օրեր: Եթե առջևում մեծ նախագիծ ունեք, մի քանի րոպե տրամադրեք դրա մասին մտածելու համար: Ի՞նչ մասերից է այն բաղկացած: Որքա՞ն ջանք կպահանջվի և որքան ժամանակ կպահանջվի: Գրեք այն:

Հաջորդը, նախագիծը բաժանեք մի քանի խնդիրների՝ հստակ վերջնաժամկետով և լուծեք դրանք մեկ առ մեկ, մինչև այն ավարտվի: Որքան շատ փոքր գործողություններ կատարեք, այնքան դրանք ավելի իրագործելի կթվան:

Երբ անհասանելի աշխատանքը դառնում է ինչ-որ փոքր բան, ուղեղը կենտրոնանում է այն ամենի վրա, ինչ պետք է արվի հենց հիմա՝ կոնկրետ առաջադրանքի և փոքր նպատակի վրա: Ուստի ավելի լավ է 40-60 րոպեանոց սպրինտեր կազմակերպել կարճ ընդմիջումներով։

Աշխատեք մեկ առաջադրանքի վրա

Տվեք դրան ձեր ամբողջ ուշադրությունը, և այդ դեպքում դուք կկարողանաք հնարավորինս արդյունավետ լինել:

Forbes-ից Մարկ Մերֆին բացատրում է. «Երբ մարդիկ կարող են խուսափել աշխատանքի ընդհատումներից, 67% հավանականություն կա, որ տպավորություն ստեղծվի, որ «այսօր շատ արդյունավետ օր էր»:

Իրոք իմաստ ունի մեկ ժամ աշխատել առանց ուշադրությունը շեղելու: Բայց դա կարող է դժվար լինել, հատկապես, եթե դուք անընդհատ ծանուցումներ եք ստանում կամ ստիպված եք պատասխանել գործընկերների հարցերին:

Օրինակ, Pomodoro տեխնիկան օգնում է կենտրոնանալ աշխատանքի վրա: Այն ներառում է 25 րոպեանոց աշխատանքային սպրինտ՝ 5 րոպեանոց կարճ ընդմիջումներով: Մի քանի նման մոտեցումներից հետո կարող եք լիովին հանգստանալ։

Այս մեթոդը համընդհանուր չէ. կենտրոնացման տևողությունը և աշխատաոճը տարբեր են բոլորի համար։ Այսպիսով, փորձեք ժամանակի կառավարման տարբեր մեթոդներ և հավատարիմ մնացեք նրան, որն աշխատում է անձամբ ձեզ համար:

Օրինակ, եթե առավոտյան ավելի արդյունավետ եք, ապա հետաձգեք այն գործերը, որոնք ավելի շատ ժամանակ են պահանջում: Սա կօգնի ձեզ ավելի կազմակերպված դառնալ և ավելիին հասնել: