Inbox Zero մեթոդը հազարավոր չընթերցված նամակների հետ գործ ունենալու լավագույն միջոցն է

2024 Հեղինակ: Malcolm Clapton | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 03:59

Ձեր մուտքի արկղը դատարկ պահելը հեշտ է: Սա կօգնի ձեզ լինել ավելի արդյունավետ և երբեք բաց չթողնել կարևոր հաղորդագրությունները:

Չընթերցված նամակների մի փունջ, որոնք անընդհատ կախված են ձեր մուտքի արկղում, խուճապի կմատնեն բոլորին: Եթե դուք ունեք բազմաթիվ բիզնես գործընկերներ և գործընկերներ, որոնց հետ շփվում եք նամակագրության միջոցով, պարզապես պետք է մաքուր և կոկիկ պահեք ձեր էլ. փոստարկղը:

JotForm-ի գործադիր տնօրեն Aytekin Tank-ը էլփոստի կազմակերպման հետաքրքիր միջոց է, որը կոչվում է Inbox Zero: Ինչպես անունն է հուշում, մեթոդը ձեր մուտքի արկղը դատարկ պահելն է:

Ընդհանուր առմամբ, Թանկը ոչ մի նոր բան չի հորինել։ Inbox Zero-ն վաղուց ստեղծվել է գրող և բլոգեր Մերլին Մանի կողմից, և դա ապացուցված և հայտնի մեթոդ է: Փաստաթղթերի հետ աշխատելու մոտավորապես նույն տեխնիկան նկարագրել է Դեյվիդ Ալենն իր «Ինչպես կարգի բերել» գրքում։ Tank-ը հենց նոր հարմարեցրեց այն Gmail-ի վեբ ինտերֆեյսի համար:

Aytekin Tank-ի ձեռներեց, JotForm-ի հիմնադիր և գործադիր տնօրեն

Ես ամեն օր հարյուրավոր նամակներ եմ ստանում և ուղարկում: Բայց օրվա վերջում իմ փոստարկղը միշտ դատարկ է: Ես քարտուղար չունեմ, ով զբաղվի իմ նամակագրությամբ։ Ես հավատարիմ եմ սկզբունքին, որը կոչվում է Inbox Zero: Սա դժվար չէ։

Tank-ը թվարկում է Inbox Zero մեթոդի առավելությունները.

• Դուք բաց չեք թողնի կարևոր հաղորդագրություն, եթե ձեր մուտքի արկղը դատարկ է:
• Ձեր հասցեատերերին երկար սպասեցնել չեք տա, քանի որ կարող եք անմիջապես պատասխանել նրանց նամակներին։
• Ձեր փոստարկղում հարյուրավոր ու հազարավոր չընթերցված տառեր չեն կուտակվի:
• Դուք ավելի շատ ժամանակ կխնայեք իսկապես կարևոր առաջադրանքների վրա և ժամեր չեք ծախսի էլփոստի հետ շփոթվելու վրա:

Ես գիտեմ շատ մարդկանց, ովքեր խնամքով պահում են իրենց բոլոր տառերը՝ առանց որևէ մեկը ջնջելու: Արդյունքում նրանց ներարկղը սկսում է թվիթերյան լրահոսի տեսք ունենալ: Հարմար չէ։ Դուք անընդհատ կկորչեք էլփոստի մեջ։

Այտեկին տանկ

Ենթադրենք, դուք օգտագործում եք Gmail-ը, չնայած այս մեթոդը կարող է հարմարեցվել ցանկացած ISP-ին (Hotmail, Yandex, Yahoo) կամ էլփոստի հաճախորդին (Outlook, Thunderbird կամ Sylpheed): Եկեք նայենք չընթերցված հաղորդագրությունների ավանդներին և սկսենք:

1. Դատարկեք ձեր փոստարկղը

Այսպիսով, Inbox Zero մեթոդով դուք պետք է վճռականորեն գործեք: Բացեք «Inbox»-ը, ընտրեք այնտեղ կուտակված բոլոր տառերը և արխիվացրեք դրանք միանգամից։ Ոմանց համար սա բացարձակ խելագարություն կթվա, բայց Թանկը խորհուրդ է տալիս հենց դա անել:

Դուք պետք է սկսեք դատարկ փոստարկղից: Այս ուղեցույցը ձեզ չի օգնի, եթե ձեր մուտքի արկղում տասնյակ հազարավոր նամակներ ունեք: Այսպիսով, արխիվացրեք ամեն ինչ և սկսեք մաքուր թերթիկից:

Այտեկին տանկ

2. Ձեր նամակները մշակեք ժամանակագրական կարգով

Այս առողջ սովորությունը զարգացնելու համար անհրաժեշտ է որոշակի կարգապահություն: Երբ դուք մշակում եք ձեր էլ. նամակները, սկսեք ամենահին հաղորդագրությունից և անցեք դեպի նորագույնը: Այսպես դուք կպահպանեք ժամանակագրական հերթականությունը և չեք շփոթվի։

Gmail-ում էլ-նամակները կարգավորելու համար կան երկու գործառույթ.

Միացրեք Ավտոմատ անջատիչը: Դա անելու համար բացեք «Կարգավորումներ» → «Ընդհանուր», գտնեք «Auto switch» կետը և ակտիվացրեք այն: Այժմ, նամակին պատասխանելիս կամ արխիվացնելիս, Gmail-ը ձեզ չի վերադարձնի մուտքի արկղ, այլ կցուցադրի հաջորդ էլ. Այս կերպ Դուք կկարողանաք նամակները մեկ առ մեկ մշակել ըստ ստացված հերթականության՝ առանց ուշադրությունը շեղելու:

Այնուհետև միացրեք «Ուղարկել և արխիվ» կոճակը, եթե այն չունեք: Բացեք «Կարգավորումներ» → «Ընդհանուր» և փնտրեք «Ցույց տալ կոճակը» կետը: Ուղարկեք և արխիվացրեք «ի պատասխան»: Սա կխնայի ձեր ժամանակը:Ի վերջո, եթե դուք արդեն պատասխանել եք նամակին, ապա իմաստ չունի այն պահել ձեր Inbox-ում, այնպես չէ՞: Կտտացրեք ուղարկել կոճակը և էլփոստը ավտոմատ կերպով արխիվացվի:

Եվ ահա ևս մեկ կարևոր բան.

Մի օգտագործեք էլփոստը որպես չաթ: Չկա ավելի վատ բան, քան անընդհատ մեջբերվող նամակներից երկար պատասխան շղթաներ ստեղծելը: Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է խոսել, օգտագործեք մեսենջեր, Slack chat կամ կապվեք հեռախոսով: Էլեկտրոնային փոստը հարմար չէ դրա համար:

Այտեկին տանկ

3. Պատասխանվել է՝ արխիվ

Inbox Zero մեթոդի հիմնական կանոնն այն է, որ ձեր մուտքի արկղը ձեր փոստը պահելու վայր չէ: Մուտքի արկղում գտնվող բոլոր նամակները պետք է անմիջապես մշակվեն: Կարդացեք դրանք մեկ առ մեկ և կամ պատասխանեք և արխիվացրեք, եթե հաղորդագրությունը պատասխան է պահանջում, կամ պարզապես արխիվացրեք, եթե հաղորդագրությունը պատասխան չի պահանջում:

Եթե դուք չեք կարող անմիջապես պատասխանել նամակին, կա երկու տարբերակ.

• Պահպանեք այն ձեր կազմակերպիչ հավելվածում: Դա կարող է լինել Evernote, OneNote կամ ինչ-որ առաջադրանքների կառավարիչ: Նշեք ամսաթիվ, որպեսզի ծրագիրը ձեզ հիշեցնի ճիշտ ժամանակին գրել ձեր պատասխանը:
• Եթե դուք կարող եք անմիջապես պատասխան գրել, բայց հասցեատերը որոշ ժամանակ անց այն պետք է ստանա, օգտագործեք Gmail-ի հետաձգված առաքման գործառույթը: Outlook-ը, Thunderbird-ը և այլ հաճախորդներ կարող են անել նույնը:

4. Պարզապես արեք դա

Ամեն ինչ ըստ մեծ ու հզոր Դեյվիդ Ալենի պատվիրանների է։ Եթե նամակը պահանջում է գործողություն, որը կտևի մի քանի րոպե, պարզապես արեք դա հիմա: Մի պատճենեք նամակը ձեր անելիքների ցանկում: Մի թողեք այն ձեր փոստարկղում:

Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է վճարում կատարել, պարզապես կատարեք այն հիմա: Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է հետադարձ կապ ուղարկել գործընկերոջը, անմիջապես ուղարկեք այն: Եթե գործը մի երկու րոպե տեւի, ապա հետաձգելն իմաստ չունի։

Այտեկին տանկ

5. Օգտագործեք ստեղնաշարի դյուրանցումներ

Ստեղնաշարի դյուրանցումները զգալիորեն նվազեցնում են էլ. փոստի մշակման համար ծախսվող ժամանակը: Դրանց հետ դուք ստիպված չեք լինի մկնիկի կուրսորը հետ ու առաջ շարժել: Tank-ը խորհուրդ է տալիս հիշել և օգտագործել երեք տաք ստեղներ.

• E ստեղնը թույլ է տալիս արագ արխիվացնել հաղորդագրությունը: Կարդացինք, սեղմեցինք E, արխիվացրինք։ Դա պարզ է.
• R ստեղնն օգտագործվում է պատասխանն արագ գրելու համար: Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է պատասխանել նամակին, սեղմեք այն, մուտքագրեք պատասխանը, սեղմեք Enter:
• F ստեղնը ուղարկում է նամակներ այլ հասցեատերերի:

Կարծում եմ, որ ձեզ այլ տաք ստեղներ պետք չեն: Gmail-ում ես օգտագործում եմ միայն երեք ստեղնաշարի դյուրանցումներ: Մնացած ամեն ինչի համար կա մուկ: Բայց այս թեժ ստեղները թույլ են տալիս արագ կատարել էլեկտրոնային փոստի ամենատարածված երեք գործողությունները, այնպես որ դրանք կարող են ձեզ շատ ժամանակ խնայել:

Այտեկին տանկ

6. Տեղադրեք զտիչներ

Էլփոստի զտիչները աներևակայելի հարմար գործիք են, որը մեծ աշխատանք է կատարում ձեզ համար: Դուք պարզապես պետք է կարգավորեք դրանք մեկ անգամ, և նրանք ձեզ շատ ժամանակ կխնայեն:

Եթե ձեր Մուտքի արկղում պարբերաբար գտնում եք անկարևոր նամակներ (ինտերնետ ծառայությունների մասին ծանուցումներ, ավտոմատ նամակագրություններ և այլն), ապա կամ դուրս գաք դրանց բաժանորդագրությունից, կամ ստեղծեք զտիչներ, որպեսզի այդպիսի նամակներն ինքնաբերաբար արխիվացվեն:

7. Մուտքի արկղը դատարկ է - փակել փոստը

Երբ փորձում եք կենտրոնանալ ձեր աշխատանքի վրա, չպետք է անընդհատ շեղվեք էլփոստով: Այսպիսով, եկեք հավատարիմ մնանք կանոնին. Երբ ձեր մուտքի արկղը դատարկ է, փակեք Gmail-ի ներդիրը կամ էլփոստի հաճախորդը և մոռացեք փոստի մասին առաջիկա մի քանի ժամվա ընթացքում: Պարզապես զբաղվեք:

Անջատեք բոլոր մուտքային էլփոստի ծանուցումները: Նրանք շատ շեղում են ուշադրությունը:

Դուք կարող եք մի քանի ժամ հետո նորից բացել ձեր փոստը, մշակել այնտեղ կուտակված հաղորդագրությունները և վերադառնալ աշխատանքի: Inbox Zero մեթոդի նպատակն է ստիպել ինքներդ ձեզ չշեղել մուտքային նամակները: Դուք պետք է կառավարեք ձեր փոստարկղը, ոչ թե դուք:

Այտեկին տանկ

Եթե փորձել եք Inbox Zero տեխնիկան և պատրաստ եք ձեզ ասել, թե ինչ եք ստացել, կամ ցանկանում եք ավելի լավ մեթոդ առաջարկել, գրեք մեկնաբանություններում։