Ինչպես ենք թույլ տալիս էլփոստին վերահսկել մեզ և ինչ անել դրա հետ կապված

2024 Հեղինակ: Malcolm Clapton | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 03:59

Սա հատված է ամերիկացի լրագրող և բանախոս Ֆիլ Սայմոնի գրքից։ Խոսքն այն մասին է, թե ինչպես են մարդիկ ներխուժում միմյանց կյանք էլեկտրոնային փոստի միջոցով և ինչպես դրան հակազդել:

Եթե էլեկտրոնային փոստի հետ աշխատելիս ձեզ թվում է, որ խաղում եք մի խաղ, որտեղ պետք է մուրճով «բռնել» մի խլուրդ, որը հանկարծ դուրս է սողում այս կամ այն փոսում, դուք մենակ չեք: Էլփոստը լռելյայնորեն բիզնես հաղորդակցության հիմնական ալիքն է: Radicati Group-ի տվյալներով՝ գրասենյակի միջին աշխատողը օրական ստանում է մոտ 100 նամակ: Այս թիվը տարեկան ավելանում է 15%-ով։ 2012 թվականի հուլիսին McKinsey Global Institute-ի խորհրդատվական ընկերությունը հրապարակեց զեկույց «Սոցիալական տնտեսություն. Արժեքների և արտադրողականության բացում սոցիալական տեխնոլոգիաների միջոցով» վերնագրով: Այն ասում է, որ առաջին գծի աշխատակիցներն իրենց ժամանակի 28%-ը ծախսում են էլ.փոստի կառավարման վրա:

Մտածիր այդ մասին. Եթե դուք ունեք 50 ժամ աշխատանքային շաբաթ, ապա այդ շաբաթվա 14 ժամը կծախսվի նամակներ կարդալու և գրելու վրա: Դուք հազիվ թե այդքան ժամանակ անցկացնեք Word, Excel կամ այլ աշխատանքային ծրագրերում:

Այս թվերը կարող էին խնդիր չլինել, եթե էլփոստը իսկապես արդյունավետ հաղորդակցման ալիք լիներ: Ավելի շուտ, որոշ ընկերությունների համար այդպես է։ Բայց շատ դեպքերում դա այդպես չէ: Իհարկե, էլ.փոստը գոյության իրավունք ունի, բայց մի տարվեք: Հետազոտությունները ցույց են տվել, որ ձեր մուտքի արկղի մշտական ստուգումը նվազեցնում է ձեր IQ մակարդակը:

Վերջին տարիներին էլփոստը դարձել է բիզնես հաղորդակցության իրական պատուհաս: Այնուամենայնիվ, դուք չպետք է մեղադրեք նրան բոլոր անախորժությունների համար: Մեղադրելու տեխնոլոգիան հարմար է՝ դա լավ պատրվակ է հայելու մեջ չնայելու համար։ Ի վերջո, եթե ներս նայենք, կհասկանանք, որ խնդիրը որպես այդպիսին էլփոստի մեջ չէ, այլ այն, թե ինչպես ենք այն օգտագործում։

Բանն այն է, որ չհրաժարվեք էլփոստից (չնայած ոմանք դա անում են): Բանն այն է, որ այն ռացիոնալ օգտագործվի։

Որտեղի՞ց սկսել:

Հասկացեք էլփոստի ≠ խոսակցությունը

Դուք չեք կարող էլեկտրոնային փոստով երկխոսություն վարել այնպես, ինչպես իրական կյանքում: Նամակների միջև միշտ ժամանակային ընդմիջումներ կան, իսկ տեքստային հաղորդագրությունները զրուցակցին մտերիմ ընկերական դրսեւորումներ չեն ենթադրում։ Ջասթին Կրյուգերը Նյու Յորքի համալսարանից և Նիկոլաս Էփլին Չիկագոյի համալսարանից, որ ոչ բանավոր ազդանշանների բացակայությունը մարդիկ սխալ են մեկնաբանում էլ.

Հոգեբանները պարզել են, որ միայն դեպքերի կեսում է հնարավոր տեքստային հաղորդագրության մեջ ճիշտ մեկնաբանել տրամադրությունը։ Սմայլիկները, ավաղ, չեն օգնի, օրինակ՝ տարբերել հումորը սարկազմից։ Սա հաճախ հանգեցնում է թյուրիմացությունների: Պատրա՞ստ եք ամեն անգամ մետաղադրամ շրջել՝ փորձելով կռահել, թե արդյոք ձեր զրուցակիցը հասկանում է ձեր ուղերձը:

Հետևեք երեք տառերի կանոնին

Երբ դուք ընդունում եք այն փաստը, որ էլ.

Օգտագործեք երեք տառերի կանոնը. եթե հարցը չի լուծվում երեք նամակներով, անհրաժեշտ է անձնական հանդիպում։

Այն կիրառելի է ինչպես ադմինիստրատիվ առաջադրանքների համար (օրինակ՝ հանդիպման պլանավորումը), այնպես էլ անձնական: Դա կփրկի ձեզ շատ ժամանակ և մեծ հիասթափություն: Այնուամենայնիվ, ոչ բոլորին է դուր գալիս, պատրաստ եղեք որոշ ընկերների դժգոհությանը: Խելամիտ չափով ենթադրություններով, բայց ժամանակն է ազատվել «բոլոր հարցերի համար փոստ» վերաբերմունքից։

Մի լուծեք հրատապ հարցերը էլեկտրոնային փոստով

Եթե խնդիրն իրոք կարևոր է և պահանջում է անհապաղ գործողություններ, մի հասցեագրեք դրան էլ. Սրա համար հեռախոս կա։ Դարձրեք սա կանոն ձեր ընկերությունում:

Մի օգտագործեք էլփոստը առաջադրանքները կառավարելու համար

Էլփոստը առաջադրանքների կառավարիչ չէ: Բայց շատ մարդիկ օգտագործում են էլ.փոստը որպես այդպիսին: Զարմանալի չէ, որ նրանք անընդհատ շեղվում են: Ես բացեցի իմ մուտքի արկղը՝ իմ առաջադրանքները ստուգելու համար, և աշխատանքային ու անձնական հաղորդագրությունների հոսք ընկավ քեզ վրա: Հեշտ է անցնել դրանց՝ մոռանալով, թե ինչու եք բացել փոստային հաճախորդը:

Առաջադրանքների կառավարման համար կան առանձին հավելվածներ՝ DropTask և այլն: Նրանք չեն փոխարինում էլ.փոստին, դրանք ուղղված են այն նպատակներին, որոնց դուք փորձում եք հասնել:

Դա նույնն է նախագծի կառավարման դեպքում:, կամ Basecamp՝ հարմար և մատչելի գործիքներ, որոնք ձեզ կփրկեն հաղորդագրությունների կիլոմետրանոց շղթայից։

Մի վերաբերվեք հաղորդակցությանը, ինչպես հանքում ածուխ արդյունահանելուն

Քչերն են ազատ իրենց աշխատանքային հարաբերություններում։ Շատերը, ներառյալ այն պատճառով, որ նրանք չեն կարող ընտրել իրենց գործընկերներին, հաճախորդներին և գործընկերներին: Նրանցից ոմանք չափազանց «զբաղված» են հեռախոսով խոսելու համար. նրանք նախընտրում են երկու րոպեում ամեն ինչ բանավոր քննարկելու փոխարեն մեկ տասնյակ հաղորդագրություն գրել:

Այս դեպքում պետք է ուշադրություն դարձնել նրանց հաղորդակցության ձևին (բառեր, արտահայտություններ և այլն): Հարցրեք ինքներդ ձեզ, արդյոք իսկապես ցանկանում եք շփվել այն մարդկանց հետ, ովքեր խուսափում են հեռախոսից և խոսում: Ավելի ուշադիր նայեք ձեր ընկերությունում թափուր պաշտոնի համար աշխատանք փնտրողներին, պոտենցիալ հաճախորդներին կամ ապագա մատակարարներին: Եթե ի սկզբանե շփվում են այնպես, կարծես հանքավայրում հանքաքար են արդյունահանում, ապա ի՞նչ հավանականություն կա, որ փոխվեն:

Հիշեք կյանքը էլփոստից դուրս

Նա է! Մի վախեցեք փակել ձեր փոստարկղը: Աշխարհը չի փլուզվի. Սա ակնհայտ է, բայց շատերի համար դա կարող է բացահայտում լինել։ Օրինակ, Klick Health-ում աշխատակիցներն օգտագործում են էլ. Ըստ նրա գործադիր տնօրենի՝ էլ.փոստը գործիք է, որն ինքն իրեն վերահսկում է այլ մարդկանց:

Ինչ ես մտածում: արդյո՞ք էլփոստը իսկապես ղեկավարում է մարդկանց առաջադրանքներ դնելով և դրանց կատարման կարգը.