Ինչպես ճիշտ խմբավորել առաջադրանքները՝ ամեն ինչից հետ պահելու համար

2024 Հեղինակ: Malcolm Clapton | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 03:59

Բարձրացրեք արտադրողականությունը՝ կարգի բերելով ձեր առաջադրանքների ցանկը:

Բոլորը վաղուց գիտեն, որ բազմաֆունկցիոնալությունն այնքան էլ լավ բան չէ. այն խանգարում է մեզ արդյունավետորեն կենտրոնանալ մեկ բանի վրա:

Բանն այն է, որ մի առաջադրանքից մյուսին անցնելը շատ ժամանակ է պահանջում, դա հաստատում են Multitasking. Switching ծախսերը: Մարդիկ ամենաարդյունավետն են աշխատում, երբ մտնում են հոսքի վիճակ. ամբողջովին կենտրոնացած են մեկ գործունեության վրա, առանց որևէ այլ բանով շեղվելու:

Ցավոք, միշտ չէ, որ հնարավոր է բռնել հոսքը, քանի որ մենք անընդհատ ողողված ենք տարբեր բաներով, որոնք պահանջում են մեր ուշադրությունը: Այնուամենայնիվ, կա մեկ հնարք, որը թույլ է տալիս նվազագույնի հասցնել ժամանակի և էներգիայի վատնումը՝ անցնելով տարբեր գործողությունների: Դա կոչվում է առաջադրանքների փաթեթավորում:

Այս տեխնիկայի էությունը հետևյալն է. դուք միավորում եք նույն տեսակի առաջադրանքները, այսպես կոչված, փաթեթների մեջ, այնուհետև դրանք կատարում եք զանգվածաբար: Դա պարզ է.

Ինչու՞ է օգտակար առաջադրանքները խմբավորելը

Ամենահեշտն է ամեն ինչ անել պատահական հերթականությամբ. պետք չէ անհանգստանալ պլանավորման, առաջնահերթությունների և այլ ձանձրալի բաների հետ: Դու ինչ-որ բան հիշեցիր, և դու արեցիր դա: Եվ հետո անցանք հաջորդ առաջադրանքին։

Այնուամենայնիվ, այս մոտեցումը այնքան էլ օգտակար չէ ձեր կենտրոնանալու ունակության համար: Համաձայն «Psychology Today» ամսագրում հրապարակված The True Cost Of Multi-Tasking հետազոտության, անձը կորցնում է իր արտադրողականության մինչև 40%-ը, երբ անցնում է անկապ առաջադրանքների միջև:

Այլ կերպ ասած, եթե դուք նախ գրում եք հաշվետվություն, ապա սկսում եք պատասխանել նամակներին, ապա դասավորում եք թղթային փաստաթղթերը և նորից վերադառնում զեկույցին, ապա ամեն անգամ ժամանակ եք վատնում՝ կենտրոնանալով նոր առաջադրանքի վրա, որը նման չէ նախորդին: Թոմ ԴեՄարկոն՝ «Մարդկային գործոններ. հաջողված նախագծեր և թիմեր» գրքի հեղինակ, պնդում է, որ այս «փոխանակի փոփոխությունը» կարող է տևել մինչև 15 րոպե կամ ավելի:

Խմբերի խմբավորման առաջադրանքները հեշտացնում են մի գործունեությունից մյուսը տեղափոխելը: Որքան ավելի նման են ձեր առաջադրանքները, այնքան ավելի հեշտ կլինի մեկը ավարտելուց հետո կատարել հաջորդը:

Ինչպես օգտագործել խմբաքանակի մշակումը

1. Ստեղծեք անելիքների ցուցակ

Նախ՝ տող առ տող գրիր, թե ինչ ես մտադիր անել պարզ ցուցակում: Դուք կարող եք դա անել թղթի վրա կամ օգտագործել առաջադրանքների կառավարման բազմաթիվ հավելվածներ: Հիմնական բանը ամեն ինչ շտկելն է։ Իդեալական է ամեն օր պլանավորման որոշ ժամանակ հատկացնել (կամ առնվազն շաբաթը մեկ անգամ):

2. Առաջադրանքները բաժանեք կատեգորիաների

Այժմ, երբ ցանկը պատրաստ է, բաժանեք դրա բոլոր կետերը կատեգորիաների: Նրանք կարող են տարբեր լինել՝ ընտրեք այն, ինչ ցանկանում եք: Հիմնական բանը այն է, որ այն հարմար է և տեսողական:

Օրինակ՝ հավաքեք առաջադրանքներ, ինչպիսիք են «Պատասխանել նամակներին» կամ «Զանգահարել գործընկերներին» «Բանակցություններ» բաժնում, իսկ «Հոդված գրել» և «Խմբագրումներ կատարել»՝ «Տեքստ» բաժնում: Ստեղծեք առանձին կատեգորիաներ կենցաղային գործերի, աշխատանքային առաջադրանքների, գնումների և այլնի համար: Նման պատվիրված ցուցակում նավարկելը ավելի հեշտ կլինի։

Մեկ այլ տարբերակ է առաջադրանքները փաթեթներով հավաքելն ըստ այն վայրի, որտեղ դրանք պետք է կատարվեն: Օրինակ, բոլոր գնումները կապեք «Սուպերմարկետ» տեղանքի հետ, իսկ աշխատանքային առաջադրանքները՝ «Գրասենյակ» և այլն: Այս կերպ, եթե հայտնվեք խանութի մոտ, կարող եք նայել ձեր անելիքների ցանկը և անմիջապես տեսնել ձեզ անհրաժեշտ բոլոր գնումները:

3. Արգելափակել ժամանակը

Առաջադրանքների խմբաքանակային մշակումը հիանալի է աշխատում այսպես կոչված ժամանակի արգելափակման տեխնիկայի հետ համատեղ: Ցանկը բաժանելուց հետո յուրաքանչյուր կատեգորիայի համար հատկացրեք օրվա որոշակի ժամ: Եվ ձեր օրացույցում ավելացրեք համապատասխան բլոկը:Ժամանակի մեկ բլոկի ընթացքում արեք միայն մեկ կատեգորիայի բաներ և անտեսեք մյուսները:

Մեկ այլ տարբերակ է հանրաճանաչ Pomodoro տեխնիկան կապել առաջադրանքների փաթեթավորման հետ: 25 րոպե մեկ փաթեթից անխափան գործերով եք զբաղվում։ Այնուհետեւ հանգստացեք 5 րոպե։ Այնուհետև կրկնեք ցիկլը դեպքերի մեկ այլ խմբի հետ:

4. Հաշվի առեք ձեր արտադրողականության գագաթնակետը

Որոշեք, թե օրվա որ ժամին եք ամենաարդյունավետը: Մարդկանց մեծամասնությունն ունի այս առավոտը, բայց կան նաև գիշերային բուեր, որոնց համար ավելի հեշտ է կենտրոնանալ մթության մեջ: Գտեք ձեր արտադրողականության գագաթնակետը և փորձեք կատարել առաջադրանքներ դրա մեջ ամենաառաջնահերթ կատեգորիաներից:

5. Վերացրեք շեղումները

Երբ սկսում եք կատարել առաջադրանքների հաջորդ խումբը, համոզվեք, որ ձեզ չեն անհանգստացնում պատահական ծանուցումը կամ հեռախոսազանգը: Դուք կարող եք հատուկ ժամանակ հատկացնել սմարթֆոնը ստուգելու համար: Մինչ դուք լուծում եք առաջադրանքները մեկ կատեգորիայից, մի մտածեք մնացածի մասին:

Ինչ առաջադրանքներ կարելի է խմբավորել

Իրականում, ընդհանուր առմամբ, ցանկացած. Սքոթ Յանգը, գրող, ծրագրավորող, ձեռնարկատեր և խմբաքանակի մշակման մեծ երկրպագու, բերում է մի քանի օրինակ.

• Էլ.«Ինչպես աշխատել շաբաթական 4 ժամ» գրքի հեղինակ Թիմ Ֆերիսը երբեմն ժամում ստանում է 300 նամակ: Եվ, չնայած նման ծավալին, նա դրանց պատասխանում է օրական միայն մեկ անգամ՝ հատուկ ժամանակ հատկացնելով հենց դրա համար։
• Ընթերցանություն. Միջանկյալ ինչ-որ բան կարդալը գրեթե անօգուտ է, քանի որ, այնուամենայնիվ, շատ բան չեք հիշի: Ավելի լավ է ինքներդ որոշեք, թե երբ է ձեզ համար ավելի հարմար տեղեկատվությունը մտածված ընդունելը և պատվիրեք այս անգամ կարդալու համար:
• Հեռախոսազանգ. Գրեք այն մարդկանց անունները, որոնց պետք է զանգահարեք և նրանց հեռախոսահամարները մեկ ցուցակում: Հետո միանգամից զանգահարեք ցուցակի բոլոր թեկնածուներին։ Նախ ևս մեկ անգամ ձեզ չեն շեղի հեռախոսային խոսակցությունները։ Երկրորդ, դուք կկարողանաք ընտրել օրվա ժամը, երբ մարդիկ ամենաքիչ զբաղված են և կկարողանաք խոսել ձեզ հետ:
• Հանգիստ և ժամանց. Ամբողջ ժամանցը` ֆիլմեր, համակարգչային խաղեր, զբոսանքներ, փոխանցեք օրվա ավարտին: Դա ձեզ կշարունակի հնարավորինս շուտ ավարտել աշխատանքը, և ձեզ համար ավելի հեշտ կլինի հանգստանալ՝ իմանալով, որ այսօրվա ամեն ինչ արդեն վերամշակված է:
• Գնումների շրջագայություններ. Տնից դուրս գալուց առաջ հավաքեք բոլոր առաջադրանքները, գնումներն ու գործերը մի կույտով և կատարեք դրանք մեկ քայլով: Օրինակ, կարող եք միաժամանակ այցելել սուպերմարկետ, փոստային բաժանմունք և քիմմաքրում: Խնայեք ոչ միայն ժամանակը, այլև բենզինը։
• Նամակագրությունը սոցիալական ցանցերում. Երեկոյան մեկ ժամ տրամադրեք առցանց զրուցելու համար: Իսկ մնացած ժամանակում անջատեք սոցիալական մեդիայի հաճախորդների ծանուցումները:
• Սնունդ պատրաստելը. Հավանական է, որ դուք անընդհատ ժամանակ չեք ունենում ամեն օր ինչ-որ բան պատրաստելու համար: Բարեբախտաբար, քաղաքակրթությունը մեզ ներկայացրել է այնպիսի միավոր, ինչպիսին է միկրոալիքային վառարանը: 1-2 օր հատկացրեք հաջորդ շաբաթվա համար սնունդ պատրաստելու համար, այնուհետև պարզապես տաքացրեք այն։
• Վերանորոգում. Վերջապես հավաքվեք և կատարեք բոլոր այն փոքրիկ գործերը, որոնք այդքան երկար սպասում էին թեւերի մեջ: Փոխեք այրված լամպերը, ամրացրեք դռան բռնակը և կաթող ծորակը:
• Մտորումներ. Դուք անընդհատ մտածում եք, փորձում եք ինչ-որ բան պլանավորել, որոշ խնդիրներ լուծել, բայց ձեզ մոտ ոչինչ չի ստացվում։ Սքոթ Յանգը խորհուրդ է տալիս նույնիսկ այնպիսի բան, ինչպիսին է մտածելը, անել խիստ սահմանված ժամանակ։ Սովորեցրե՛ք ամեն շաբաթ պլանավորել 2-3 ժամ, թե ինչ եք անելու հետո և ինչ նպատակների եք ուզում հասնել:

Այո, և այդ հարցում առաջադրանքների փաթեթավորումը նույնպես խնդիր է: Ուստի հատուկ ժամանակ հատկացրեք, նախընտրելի է երեկոյան, վաղվա համար ձեր ցուցակի իրերը բաժանելու համար: